大数据条件下档案工作发展存在的问题及对策

文/佛山市金的信档案管理咨询有限公司 黄积荣 马俊良

一、大数据时代对档案管理工作产生的影响

在信息技术没有发展起来之前，档案管理工作的范围很狭窄，大部分是纸质档案。而且档案管理者搜集资料也非常繁琐和困难，无法对档案进行传输和存储，提高了档案管理者的工作量。同时也产生了数据资料不齐全、档案数据遗失等问题，而且档案也不能反映单位的真实情况，失去了档案管理的意义。而大数据时代的来到，解决了档案管理中的很多问题。大数据技术不但保证了数据的来源渠道，也为档案管理提供了技术保障，促使档案管理工作能更好地开展下去。通过使用信息技术，工作人员的工作量得以减少，档案管理工作也更加简单、方便，成本更低，这就是大数据时代对档案管理工作的影响。

二、大数据背景下档案工作面临的问题

（一）受到传统管理模式的影响。尽管如今的信息技术已经非常发达，但档案管理仍然受到传统管理模式的影响。因为一些工作人员的思想较保守，或者对计算机信息技术的操作不熟练，所以宁愿采用传统管理模式，也不愿使用先进的信息技术。这种传统管理模式具有很多弊端，不但降低了档案管理的效率，同时也不利于档案工作的开展。

（二）硬件设施落后。一些单位和企业的档案管理设施设备非常落后，甚至无法得到完善。而且未建立专业的档案管理库，办公和阅档、仓库合一，没有引进空调和计算机信息设备。所以只能采取传统的手工操作法，效率非常低。此外，也因为企业和单位经费不够而导致信息化电子进展程度慢，消耗工作人员的时间和精力，甚至无法保证档案的完整性、保密性，产生安全风险问题。

（三）对档案管理的认识不够。很多人都没有意识到档案的重要性，仅仅将档案看作是记录单位情况的记载体，而且档案具有一定的保密性，仅仅只是由内部人员进行管理，来源渠道非常单一化，使用起来也具有一定的局限性。因为不注重档案管理工作，没有按照制度和要求来完成工作，甚至无人进行管理。这也导致档案工作非常随意，降低了档案利用的效率。

（四）工作人员缺乏服务意识。尽管传统模式下的档案整理工作也能起到一定的作用，然而其却缺乏服务的思维和意识。在大数据时代，档案管理者的服务意识非常重要。这是因为信息技术大力发展，人们对档案的需求不仅是简单的查阅、利用，而是有着更深层次的需求，使用者希望能感受到档案资料的深层价值以及蕴藏的知识、能量。所以，必须要提高档案工作人员的服务意识、专业能力。

三、大数据条件下档案工作发展的对策

（一）树立大数据意识。不正确的意识不但会给管理造成一定的阻碍，也会对将来的工作产生不利的影响。所以档案管理人员必须要摒弃传统思想，树立大数据意识，在将来的发展中，大数据将会是一个主要的趋势。因此，工作人员要在大数据背景下开展档案工作的改革，提高对档案工作的重视程度。并且充分利用各种信息技术、大数据技术，促进档案管理工作的开展。

（二）完善管理系统。第一，大数据时代档案管理必须拥有科学合理的体系。所以企业要制定出相应的制度，通过严格的管理，促使档案管理获得最有效、最真实的数据。不仅如此，档案管理人员必须拥有充足的知识储备、信息来源。而且也要充分利用大数据技术，针对档案管理工作进行科学合理的管控。此外，档案管理人员也必须要拥有一定的技术，熟悉操作各种不同的软硬件。不仅如此，为了提高档案管理的效率，更要建立关于档案数据的操作模型、操作系统，并且进行不断的优化。只有这样，才能促使数据的处理和搜集工作更好地开展和运行，满足档案管理者、档案使用者的各种需要。

（三）对资源进行一定的整合。在信息技术大力发展的今天，大数据也渗透了档案管理工作的资源整合阶段。由于在传统管理模式的背景下，信息资源零散无序，档案管理工作无法互通。但大数据技术的介入，却能解决这些问题。充分利用信息技术、大数据整合技术、云计算技术，可以将档案里的零散信息串联起来进行共享。通过共享档案数据，避免了资源的浪费，减少了劳动量和劳动成本。不仅如此，档案管理部门可以通过大数据技术，扩大和其他部门的合作，有效促进档案管理工作的开展和进行。

（四）解决信息化背景下档案“库胀”问题。如今，社会经济在大力发展，信息技术也得到了使用。各种不同的电子信息文件增多，使得档案总量越来越多，给档案数据库造成了胀库问题，比如新增数据添加失败等，这些问题除了会影响到数据库的新增资料，而且也无法及时建立索引和数据归档，这是因为计算机资源分配和存储不合理。为此，可以借助大数据技术框架来处理海量数据。因为大数据技术框架里的云计算技术，能对资源进行合理调配，其可以容纳海量档案数据，提高管理的效率和管理效率。

（五）提高档案管理者的专业能力。计算机网络的使用是未来的发展趋势，所以必须提升工作人员对计算机的操作熟练程度，促使其掌握信息技术、云计算技术。为此，企业要对这些人员进行培训，促使人员拥有大数据意识。并且引进精通数据挖掘存储、数据分析的专业技术人员，优化档案管理者的队伍结构，促使档案管理工作更好地开展和进行。

四、大数据时代档案管理的发展趋势

档案管理工作对于单位和企业而言非常重要，在大数据时代，管理模式也产生了一定的变化。为了适应现代化信息社会的发展趋势，必须合理利用信息技术。相信在将来，大数据档案资源挖掘会更深，而且使用和管理也会越来越方便。总体来说，在大数据背景下，将来的档案管理工作会一路高歌，不断突破。

（一）档案管理技术朝着现代化的方向发展。在大数据背景下，档案管理技术的革新也会不断进行。除了电子数据逐渐普及以外，云计算等信息处理技术也会得到利用，通过构建云平台，从而对档案资料进行精准的分析。此外，人工智能、知识图谱也能在档案管理中得到一定的利用。而且也会产生更大数据容错计算的设备，避免因为不断整合过多的数据而产生系统故障，提高管理的效率。

（二）促使档案的管理更加安全。一些档案属于保密文件，因此必须注重安全性。为此，要为档案的管理营造一个安全的环境。相信在不久的将来，会将档案管理过程中所涉及的劳动成果纳入到我国的知识产权法中，加强对其的保护，为档案管理提供法律保障。不仅如此，网络信息平台的安全性也会得到建设和加强，从而保障档案管理者和使用者、提交者之间信息交互的安全性，避免信息泄露。最后，未来还会产生更先进的档案信息安全保密防护体系。对设备软件进行保护，提高档案管理部门计算机的安全性，为档案管理塑造一个安全的环境。

五、总结与体会

随着信息技术的大力发展，大数据时代也悄然来临，这对于档案管理工作而言，不仅是机遇，同时也是挑战。所以在如今的时代，档案管理工作更要顺应时代发展趋势，充分利用大数据信息技术，解决档案管理中存在的问题，提高档案管理的效率。