医院人事档案信息化管理思路探讨

文/安阳市人民医院 闫凛靖

社会经济在快速发展，人事档案的重要性也在逐渐凸显。在医院人事档案管理中应用信息化技术，一方面，可以提高人事档案管理的精准性；另一方面，可以加快人事档案的整理速度，提升人事档案的使用率。

一、新形势下医院人事档案管理的现状

医院用工形式复杂，有正式编制、合同制、劳务派遣等各类性质医务人员，档案管理多主体化现象明显，人事调整困难，不利于医院机构优化。过去医院人事档案管理范围狭隘，人事档案资源未合理利用，仅局限在人事调动后工资重新划分方面，管理效率低下，影响医院的可持续发展。人事档案资源未有效规划，医院改革缺少人力基础，放缓顺应市场调整步伐。当前信息技术迅速发展，构建信息数据网成为各行业改革的必备要件，充分利用信息资源，利于行业良性发展，占据优势地位。医院人事档案信息化管理，有效提高人事工作效率，促进医院改革创新，更好打造优质医务服务，推进医院可持续发展。

二、医院人事档案信息化管理的基本内容

人事档案信息化管理指运用计算机信息技术，构建人事档案数据库，合理归类人事资源，不断完善档案管理规划。依据人事具体需求，整合数字信息，以统一形式归类汇总档案内容，系统记录数据，构建数字化信息库。医院人事档案管理应用信息化技术，合理利用网络平台，构建科学人事管理框架，减少传统人事档案管理工作总量，减少人力成本，拓宽档案资源管理渠道，提高档案数据查询效率，增强人事资料完整度和保密程度，为医院人事决策方面提供可靠数据支持。

三、医院人事档案信息化管理的意义

（一）提高信息管理精准度。传统的人事档案都是由纸质版材料构成，医院在进行档案管理时，需要将纸质版材料进行归类整理，工作强度较大。尤其是在人事调动时，人事档案也需要做出相应更改。在实际操作过程中，纸质档案更改难度较高，无法及时进行信息更新，降低了信息管理的精准度。信息化技术的应用，可以对医院人事变动进行全面监控，建立职工专属的档案数据库，在出现人事变动时，可以及时进行更新，有效提高了信息管理的精准度。

（二）提升管理工作效率。随着工作年限的增长，医院任职人员的档案信息也在逐渐增多，在进行信息检索时，需要根据目录进行手工查找，管理工作效率较低。信息化技术的应用，可以将人事档案进行分类，进行信息检索时，只需要在搜索栏输入关键词，就可以在短时间内获取所需信息，提高了管理人员的工作效率。

（三）完善传统人事档案管理弊端。传统人事档案管理工作多依赖纸张和人工，工作人员积极性不高，档案资源占据空间大和不易保存。信息化管理采用电子形式整合人事档案，合理规划相关数据，存储方便和能够长期保存，弥补传统人事档案管理缺陷，促进人事档案信息的发展。医院人事档案应用信息化管理，节约人力资源，有效提升人事资源整合度，促进医院人才合理配置，提高医院医疗服务水平，推动制定市场发展战略，促进医院发展。

四、医院人事档案信息化管理的思路

（一）构建数据系统。构建数据系统是进行人事档案信息化管理的基础。通过构建数据系统，不仅可以降低人事档案管理的时间成本，而且可以为数据检索提供便利。例如，某院在建立人事档案数据系统时，根据目前医院职级划分，将对应的人员信息进行输入。因为医院职级会受到工作年限、资格证考取等因素影响出现相应变动，所以该院在系统中设置过渡区，在出现职级变更后，相关人员的人事档案可以借助过渡区直接跳转至对应职级所在数据库，避免数据流转量较多，增加数据整理难度。在进行员工信息输入时，需要制定统一的格式模板，包括入职时间、入职年限、个人表现等，为后续档案调取提供便利。数据库在完成建立后应进行不定时更新，确保所有员工信息的时效性，便于人事部门展开工作，提高人事部门的工作效率。

（二）完善规章制度。规章制度是提高信息档案管理水平的重要依靠。通过完善规章制度，一方面，可以提高管理人员对档案管理工作的重视程度；另一方面，可以提高档案信息的精准度。例如，某院在完善规章制度时，主要从工作规范和责任制度两方面进行。该院在工作规范中明确指出了档案信息化的具体流程，管理人员需要严格按照工作规范进行操作。为了检验管理人员的工作质量，该院组建监督部门，对管理人员信息整理情况、信息更新速度进行不定时抽查，若发现信息更新不及时、信息更新错误等情况，根据规章制度给予相应处罚，借此提高管理人员的重视程度。责任制度是将人事档案管理工作内容进行细分，使每名管理人员都可以清楚认知自身职责，在工作中可以明确工作目标。监督部门在抽查过程中，如果发现工作中的纰漏，可以根据责任制度尽快找到问题源头，加快了问题处理效率。

（三）加强素质培训。人力资源是医院可持续发展目标的重要动力来源。通过加强管理人员的素质培训，不仅可以提高医院管理人员的综合能力，而且可以促进医院可持续发展。例如，某院在每月月初都会召开总结大会，在大会中由医院高级管理层对人事管理工作进行客观评价，指出管理工作中存在的不足和优点，使所有管理人员在本月工作中可以弥补不足，取得更好的管理进展。该院每月都会举行素质培训，主要围绕责任意识和管理技能两方面进行。责任意识是提高人事档案管理水平的基础保障，管理人员只有具备了良好的责任意识，才能认真对待工作，减少工作失误。信息化技术的应用，需要管理人员掌握更多的管理技能和网络使用技术，通过加强素质培训，可以丰富员工的知识储备，提高员工的综合素养。该院在每次培训后都会进行统一测试，对于不符合培训标准的管理人员延长培训时间，借此提高所有管理人员对培训的重视程度。

（四）加大档案工作投入。人事档案管理应用信息技术过程中，医院内部对转型工作不够重视，资金投入有所短缺。医院整体认知不足，未意识到人事档案管理工作的重要性，不重视人事档案信息建设，人事档案管理工作未取得实际性进展。提高医院领导认识，增加对人事档案管理工作的资金投入，为档案信息化建设提供基础条件，促进人事档案资源信息现代化建设。例如，某院召开总结会议，增强人事档案信息化意识引导，改变传统档案管理思想，使医院领导认识到人事档案管理信息化建设的重要性，加大资金投入，规划人事档案建设，促进人才合理配置，提高医院医务服务水平。

（五）提高安全力度。人事档案中包含了重要的个人信息，一旦出现信息泄露，可能会造成医院人才流失，限制医院发展速度。通过提高安全管理力度，对提高个人信息的安全等级、推动医院良性发展有着重要的意义。例如，某院在每次会议上都会加强安全意识宣导，使所有工作人员都能够清楚认知信息保密的重要性，在日常工作中约束自己的言谈举止。除此之外，该院也会定期举行专家讲座，讲座内容主要针对已经发生的信息泄露事件进行剖析，分析发生此类情况的根本原因和对应防范措施，使管理人员的防范能力逐步提高。在人事档案管理系统方面，该院采取动态码登录的方式进行系统登入，借此提高信息操作的安全性。

五、结论

综上所述，构建数据库可以降低人事档案管理的时间成本，完善规章制度可以提高档案信息的精准度，加强素质培训可以提高医院管理人员的综合能力，提高安全力度可以提高个人信息的安全等级。通过人事档案信息化管理，对提高人事档案管理精准度，促进医院经济的良性发展有着重要意义。