基于文档一体化管理的核电文档管理系统应用与思考

文/国核工程有限公司 龙雪茹

由于核电工程项目具有投资大、技术复杂、建设周期长、科技含量高、质量和安全要求高的特点；核电项目文件具有文件数量大、版次多、文件间相互关系复杂、保存时间长、质量要求高的特点；而DA/T28-2018建设项目档案管理规范中4.4要求：建设单位及各参建单位应加强项目文件过程管理，通过节点控制强化项目文件管理，实现从项目文件形成、流转到归档管理的全过程控制。4.5项目档案的要求是：项目档案应完整、准确、系统、规范和安全，满足项目建设、管理、监督、运行和维护等活动在证据、责任和信息等方面的需要。而文档一体化管理适合文件生命周期理论，符合核电项目管理特点，满足标准规范要求，因此核电项目较早借鉴并将文档一体化管理运用到核电项目档案管理中。

一、实施文档一体化管理的重要性和意义

文档一体化管理是以文件生命周期的理论为依据，从文件管理和档案管理的连续性和整体出发，将其融入统一的管理系统中，使之成为一个有机的整体，实现从文件到档案的全过程管理，达到文件与档案资源的最优管理和利用效果。实施文档一体化管理就是要实现文档管理和档案管理的无缝衔接，达到对档案工作的前端控制，在文件形成和维护阶段进行有效的监督，最终实现文件控制工作与档案管理工作信息共享的目的。档案的前端控制是对电子文件从生成到归档的整个过程进行统一规划，统一要求，把可以预先设定的监控功能和档案管理功能嵌入各业务系统，对文件、档案工作的业务流程进行重组，并在文件形成和维护阶段进行有效的监督，所以项目文档控制与档案前端控制都是为了满足核电档案的要求：原始性、完整性、准确性、规范性、系统性。

二、核电文档管理系统在核电工程建设中承载的功能

核电文档管理系统主要包括项目文档管理、工作流程管理、保密管理、文件交换管理、文件传递和分发、文件的归档移交、文件存储、借阅等功能和模块。该系统维护文件的内容、背景、结构及文件之间的联系，并使其具有证据价值和参考价值。

项目文档管理是核电项目管理的一项重要内容，它是项目建设过程中安全、质量、进度、成本控制等活动的真实记录和证据。因此核电文档管理系统应对电子文件在生成、编码、流转、版本控制、接收等活动中实施管理和控制，以满足核电项目建设在整个建设周期各项活动的顺利开展和提供依据，为项目文档控制保驾护航。项目文档控制，简称项目文控工作，是指项目文档管理部门通过制定各种文件管理程序、规范与制度，建立项目文档管理体系，确保项目文件(包括函件、工程技术文件以及管理文件等)有效受控和及时准确传递，为项目顺利开展提供信息保证的一种管理工作。工程项目文档控制人员的工作重心在于建立并维护项目各类文件的管理、流转，使之自始至终都处于可控状态。因此核电文档管理系统是文档管理工作的有效工具和载体，通过该系统来实施文档一体化管理的数据信息处理。保证和完成核电项目海量文件的生成、流转、归档、处置和利用。

三、开发核电工程管理特色的业务流程，保障工程进度，规范文件质量

核电文档业务流程涵盖从文件的形成（收集、捕获和积累）、传输（发送和接收）、整理组卷、归档、保管、利用及鉴定直至处置的全过程，并通过文档管理系统实施全过程的管理与监控。一份文件从系统中固化模板的生成，到发起编、审、批流程，再到发布、分发、利用。在这一阶段文档管理系统完成了编码控制、规范格式、审批流转、生效分发的功能。由项目文控人员实施全程监督和管控，文件规范性得到有力保障。文件的归档移交流程，到整编库，实现了预归档功能。最后经过系统进行案卷整理，案卷标识，完成归档和组卷。一份文件整个生命周期都在文档管理系统完成，整合信息、重组信息、加工信息，达到最大化的文档信息利用一体化。

以国核工程有限公司文档管理系统中的RFI/EDCR流程为例，从发起方发起流程，系统自动取号，到参与审核方进行审查，再到设计院进行审准，生成一份新的完整有效的文件，实现了跨部门、跨组织机构文件审批流转。这种高效流转的方式，人员可通过流程日志查看流程的节点和进度，方便跟踪管理文件。合同、商务类文件、程序类文件使用的文件归档移交流程，解决了信息分散、入口多、纸质依赖程度高、信息共享率低等问题。做到即时产生、即时归档。纸质与电子同步归档移交。杜绝了纸质文件长期分散在个人手里，易损坏、丢失、收集困难的尴尬。核电文档管理系统还有ITP、NCR、EP接口提资单等诸多业务流程，这些流程的开发和使用，提高了工作效率，保障了工程进度，同时也最大化的规范了电子文件质量。使文件在文档管理系统中由文件转化为档案，使文件处理过程中的数据信息为档案所利用，很好地诠释了文档一体化管理的科学性和重要性。

四、文档管理系统的信息对接和网络支持，实现多方文件交换与传递

信息技术的应用更加有利于发挥文档一体化管理的优势。在信息化条件下，借助计算机和网络技术，搭建文档管理系统的集成服务，实现文档管理系统与交换区等外部系统的集成，提供一些扩展服务。核电项目涉及业主、工程公司、监理公司、合作伙伴、设计单位、供货厂商等众多参与方。通过与合同接口单位建立规范的通讯渠道，实现与多方使用文档管理系统进行文件传递和分发，为项目各参与方及时、准确、方便安全地发布和浏览项目文件提供统一的信息平台，实现项目文件有效控制和管理。

以国核工程有限公司文档管理系统中的前置区和eRoom为例，开通了前置区的单位可与国核工程有限公司海阳项目部通过前置区传递文件、分发文件。并且可延伸到业务流程的办理。进行文件的浏览、下载、检查以及文件属性的著录和变更。这种交换文件的方式不同于传统的邮箱方式，它具有安全、稳定、不受网络、文件大小等的限制。eRoom作为连接众多供应商和分包商的文件传递的桥梁，为设备供应商、现场分包商提供了一个安全、稳定、有效的信息平台。实现了多方文件及时传递和分发。

五、信息数据的安全和保密是核电文档管理系统的重中之重

一个安全得不到保障，信息数据随时有被丢失、窃取可能的文档管理系统是无法生存的。由于电子文档面临计算机病毒、泄露、黑客攻击等不安全因素。而核电项目因其独特的安全、保密特性，在建设信息网络系统时，做到内、外网分离，内网搭建防火墙，限制外网的非法访问，利用数据备份与恢复、身份认证、实时检测与监控、访问控制、病毒防护等手段确保信息网络的安全。需要系统支持数字版权管理技术以保护文档知识产权和限制信息的扩散。选用性能可靠的杀毒软件，防止病毒侵害。并对系统的所有操作建立审计跟踪日志。建设信息网络系统时要同步建立安全保密体系，设立保密岗位，制定保密程序体系，执行严格的保密流程。建立考核机制，执行定期自查和互查的方式，发布自查报告，增强全员的安全保密和安全防护意识等这些都是保障系统安全、稳定的必要保护措施。

六、结语

基于文档一体化的重要性和意义及文档管理工作对于核电项目的重要性，文档管理系统成为实现这两项工作的主要抓手。如何实现适合文件生命周期理论，符合核电工程管理特色，易于操作、方便管理的安全、稳定、高效的文档管理系统，并将文档一体化管理自始至终落到实处，是核电文档管理系统建设的核心和关键，也是我们核电信息文档人努力的方向和目标。