“互联网+”时代事业单位档案管理创新研究

2019-11-14山东农业工程学院

长江丛刊 2019年12期

■李梅/山东农业工程学院

“互联网+”时代使各行各业的工作出现较大变化，能够有效提升行业管理的水平和效率。在此基础上，事业单位在开展档案管理工作时，需要认识到“互联网+”的重要性，通过先进信息技术的应用，提升档案管理的工作效率和工作水平，促进事业单位档案资料的最大化利用，有助于事业单位的长远发展。

一、“互联网+”时代事业单位档案管理的变化

（一）传统事业单位档案管理的不足

在事业单位发展过程中，档案管理工作能够为各部门开展工作提供参考资料，有助于管理者决策的合理性及可行性的提升。但是在传统的事业单位档案管理工作中，普遍存在档案管理信息化水平低下、档案资料安全性偏低以及档案信息资源得不到有效利用等问题，导致事业单位档案管理工作流于形式，难以发挥其在事业单位发展方面的重要作用。

信息化水平低下主要体现在人工档案管理方面，在新时期发展背景下，事业单位大力推进信息化办公，档案资料也从纸质转变为电子，档案管理部门并未结合事业单位工作实际，仍旧采用人工档案管理方式，信息化水平低下；安全性偏低主要体现在档案管理人员的安全意识偏低、安全防护技术落后等方面，很容易使事业单位的档案资料被泄露或者篡改，不利于事业单位的正常经营管理；开发利用效果差主要是指事业单位利用人工方式进行大量档案资料的归档，增加了档案资料的查阅和开发难度，导致档案资料的应用效果较差。

（二）互联网在档案管理创新中的促进作用

针对档案管理工作存在的上述不足，事业单位可以通过互联网技术的引进，开展“互联网+档案管理”工作，提升档案管理工作效率及水平，保障档案管理重要作用的有效发挥。具体而言，互联网在档案管理创新中的促进作用主要体现在以下几点：

第一，提高档案管理工作效率“互联网+档案管理”工作的开展能够将人工档案管理方式转变为信息化管理模式，档案管理人员可以利用计算机完成档案资料的收集、整合及归档工作，能够提升的档案管理工作的效率和质量，避免人为因素对档案管理工作造成不利影响；第二，实现档案信息资源的共享，在“互联网+档案管理”工作开展的过程中，事业单位会建设档案管理数据库及信息系统，档案管理人员及事业单位的职工可以根据自身的权限，登录数据库及信息系统进行档案资料的查阅和应用，有效实现了档案信息资源的共享，有助于档案资料的开发及利用，保障档案管理工作作用的发挥。

二、“互联网+”时代事业单位档案管理创新对策

通过上述分析可知，传统事业单位档案管理工作存在较多不足，互联网技术的引进可以有效改善管理问题，提升档案管理水平，为事业单位的可持续发展提供保障。由此可以看出，在“互联网+”时代，事业单位需要对传统档案管理工作进行创新。

（一）开展信息化档案管理工作

在“互联网+”时代背景下，事业单位档案管理工作的首要创新内容为档案管理工作的信息化建设，档案管理人员需要改变传统的人工档案管理方式，引进先进的信息技术，缓解档案管理人员的工作压力，提升档案管理工作的效率，避免档案管理工作受到人为因素的影响，保障档案管理工作的有效性。具体而言，事业单位的档案管理人员需要借鉴档案信息化管理的成功经验，结合事业单位的工作现状，有针对性地开展事业单位信息化档案管理工作。

以某事业单位开展的档案管理工作为例，管理人员在认识到信息化档案管理重要性后，邀请市档案局的专业人员为档案管理部门提供指导，结合事业单位的档案资料类别和归档要求，进行该单位电子档案库的建设。在此基础上，该事业单位的管理人员通过招标的方式选择信息技术企业开展档案电子化处理，选择有资质的企业签署档案加工服务合同，在保障事业单位档案资料安全保密的基础上，对传统的纸质档案资料进行信息扫描以及数据挂接等专业化处理，为事业单位档案管理工作提供了技术支持。与此同时，为了提升档案管理水平，该事业单位的管理人员利用信息技术创新了档案管理模式，在信息系统中设置记录表，各部门工作过程中产生的资料和数据将会完整记录于记录表中，通过档案管理人员的整合及归档，实现档案资料的自动化管理。

（二）提高对档案安全的重视

“互联网+”时代在提升通信效果，实现信息化、无纸化办公的同时，也为事业单位的工作带来了安全隐患。尤其是事业单位的档案管理工作，档案资料是事业单位重点保密的内容，会对事业单位的发展乃至国家安全产生影响，互联网的迅猛发展是网络信息安全受到威胁，事业单位的档案资料也存在较大的安全风险。在此基础上，档案管理人员需要提高对档案安全的重视。对于传统纸质档案来说，事业单位需要保障纸质档案存储空间的密封性，安排专业人员管理档案室，并加固档案室的门窗结构，在档案室配备完善的消防系统及通风系统，避免档案资料被不法分子盗取或者出现火灾、腐蚀等问题。在此基础上，事业单位需要提高档案管理人员的安全意识，通过管理制度的完善和安全培训，规范档案管理人员的工作行为，避免档案管理人员出现泄漏事业单位档案资料或者利用工作计算机浏览非法网站等现象，保障事业单位的档案资料安全。

与此同时，事业单位的档案管理人员需要提高对档案信息化管理安全性的重视，在档案管理系统中引进安全防护技术、防火墙技术及病毒监测软件。其中，安全防护技术能够避免非法用户登录档案管理系统，保障档案数据库资源的安全；防火墙技术可以控制档案管理系统的通信，保障档案资料的安全；确保档案信息管理系统的非法入侵能够被及时发现和有效预防，从而提升事业单位的档案管理水平，保障档案资料的安全。事业单位的管理人员还需要设置档案管理系统的权限，根据职能部门的岗位等级，进行档案资料查阅权限的设置，避免重要档案资料被基层职工获取，引发档案资料泄露等问题，对事业单位的发展产生负面影响。对于事业单位较为重要的电子档案，档案管理人员可以应用加密技术对其进行加密处理，并进行信息的备份，避免档案信息泄露或者篡改问题的出现。

（三）加强数据库的建设

在事业单位档案管理工作中，档案管理人员可以通过数据库的建设实现互联网与档案管理的有效融合，真正实现“互联网+档案管理”。具体而言，事业单位需要结合档案管理工作内容和相关数据，构建档案管理信息平台，将信息平台作为基础建设数据库，推动事业单位档案资料的电子化发展。在数据库建设的背景下，档案管理人员可以利用信息技术开展档案资料的整合归档等操作，有助于档案管理工作效率的提升。同时，在档案管理信息平台的支持下，事业单位的各部门可以共享数据库的档案资料，使事业单位档案信息的开发利用更为便捷。

以医疗事业单位为例，管理人员可以将电子政务外网作为基础，构建档案资料数据库，将群众健康信息和政务信息资源进行有效融合，真正实现“互联网+医疗健康”，为医疗事业单位的相关工作提供帮助。比如，某医院基于电子信息平台，构建了病理数据库、电子病历以及电子健康档案等多项数据库，为医疗人员进行数据信息挖掘和医疗资料的利用提供帮助，有助于医疗工作质量与水平的提升。