对我国档案信息化建设实施的理论分析

张一凡 仇子越

南京市公安局玄武分局

过去许多单位，如档案馆（室）在信息技术应用方面的水平很低，只局限于简单的档案目录的编排、管理和查阅，档案部门之间做不到资源共享，档案部门之间没有建立起数字化联系，更谈不上电子档案文件的网上调取、查阅及归档，档案信息化工作可以说都算不上起步。因此，档案工作者应加大宣传档案信息化建设工作的力度，提高对电子档案的认识，单位领导应将本单位的档案信息化建设工作进行统筹安排和部署，将档案信息化纳入本单位的办公自动化工作中，进一步完善档案建设的各项规章制度，进一步明确档案管理建设工作的相关人员的职责，确保本单位电子档案材料的系统化和安全有效，这样，档案信息化建设工作才能有质的突破，才能让传统的档案管理成为真正意义上的信息化管理。

1 档案信息化建设的主要意义

在最近几年里，从我国当前社会经济发展的形势来看，人们对档案管理引起了必要的重要，同时也积极的引起大量的科学手段，进而将档案管理质量加以提升。其中，随着档案信息化建设的理念提出来以后，也就预示着我国之间朝着信息化的方向前进。

当前，人们在档案信息化建设的过程中，其意义主要有以下几点：①随着时代的不断进步，我国档案管理过程中所涉及到的工作量也越来越大，因此我们在对传统档案管理工作进行改革的过程中就将数字化管理方法应用到其中，这不仅使得档案管理工作的质量和效率得到进一步的提升，还为档案信息化的建设打下了扎实的基础，从而在真正意义上实现了现代化档案信息管理；②网络信息技术的出现，使得人们有着丰富的网络资源，因此我们就将网络经济技术应用到档案管理工作当中，这样不但实现了档案信息资源的快速查找和共享，还使得档案信息数据的安全性得到了进一步的保障，使得人们在档案信息管理的过程中，不会出现数据信息丢失的情况。③在当前我国档案信息建设的过程中，其档案信息一体化在其中有着十分重要的意义，这也是当前档案信息管理中的主要内容之一，使得现代化档案管理工作的质量和信息资源的利用率得到进一步的提高。可见，在当前我国档案管理行业发展的过程中，档案信息化建设有着十分重要的意义，它是提高档案信息管理质量和效率的主要手段之一。

2 档案信息化建设中的存在的一些问题

当前，即使档案信息化在进行建设时有了小许成就，然而因为我国对档案研究开始的时间不长，诸多方面都处于初级阶段，继而促使建设实施中具有一些不足之处，通常体现在以下几点：第一，没有协调统一的网络机构。从当前的发展形势来看，我国还没有成立专门的组织机构来对档案做好适当的规划工作，全部的档案网站大多数都是单独的，而且没有对相关信息的编制要求进行统一，导致档案资源出现分散的情况，这种现象会在某种程度上对档案信息实现共享效果带来影响；第二，数字化及其辅助管理所存在的缺陷。某些档案管理机构中的相关体系通常都在以往手工形式下开展的，以往的管理对象主要都是使用纸张以及塑料等载体，将现代化设备当做一种辅助工具，没有对档案数据做好适当的处理，这样就会导致档案内部某些部门发生不协调的情况，在某种程度上对档案工作的正常进行带来阻碍；第三，档案信息会出现丢失的情况。由于档案信息可以起到开发的作用，同时也是提供信息资源的关键所在。但是，当档案进行信息化以后，档案的收集工作从以往的双向逐渐转换为单向，从可预见转变成不可预见，再加上信息在收集的时候会存在一些主观因素，这样就会致使信息出现不完整的情况，会对档案信息带来一定的局限性。

3 档案信息化建设实施的有效策略

3.1 加大档案信息网络一体化建设力度

因为网络一体化作为档案实现信息化的关键所在，同时也是确保档案管理工作的主要保证。对此，相关单位一定要提高网络一体化的建设质量，可以从以下几点入手：第一，可以加大对各省市、自治区建设的力度；第二，应当推动这些网络能够和相关政务网络做好恰当的关联工作，从而形成一套结构系统，加大档案信息化建设的力度。

3.2 科学规划

应当制定科学合理的发展规划，以此来确保信息化建设健康发展。信息化建设重在基层，也难在基层，特别是经济欠发达地区的基层单位，档案业务经费投入严重不足是制约信息化的瓶颈。因此，档案行政管理部门应针对基层档案工作的实际，根据现有的人力和财力，制定切实可行的信息化发展规划，积极稳妥地推进档案信息化进程，保障信息化建设健康发展。

3.3 加大资金投入

应当不断加大资金投入，借此确保档案信息化建设正常开展。信息化建设需要一定的经费投入作保障。基层档案部门应结合办公自动化和电子政务建设的进展情况，将档案信息化建设纳入当地电子政务建设规划，争取领导的重视和支持，加大对档案信息化建设的投入，将所需经费纳入正常事业费中，确保档案信息化建设正常开展。

3.4 加强档案人才培养

档案信息化在建设的时候，相关人员不但要具备专业化知识，而且还应当对信息技术做到熟练掌握。不同部门要依据档案工作的具体情况来对相关人员做好适当的调整，端正工作态度，可以全身心的投入到档案信息化建设的研究中。

结语

综上所述，档案信息管理工作对单位发展的重要性不言而喻，由于档案管理工作是一项系统性强、结构性紧密的一项工作，因为，在管理工作过程中，需要每个部门已经每个工作人员的积极配合，才能把档案管理工作做得最好。基于此，单位要重视档案的管理工作，积极优化档案的管理模式，完善好相关的管理体系，加快档案信息化管理的进程。同时，还要不断地提高档案管理人员的综合素质水平，端正管理人员的管理态度和理念，增加管理人员的档案管理对单位发展的重要性的意识，才能更好地保证档案管理工作做得更好。