档案信息化管理的现状及对策研究

许娟

南京海事局办公室，江苏南京 210000

1 档案信息化管理的必要性

随着信息社会的发展，现代信息技术在国民经济和社会发展中起着关键作用。信息化已成为人类社会发展的重要标志。作为经济和社会实践的产物，档案将随着社会和人类的发展而发展。

1.1 档案信息化使得档案管理工作的效率和质量得到不断提高

在文件管理中使用现代信息技术已经用现代管理方法取代了传统文件管理工作的所有方面。例如，传统的文件管理工作主要基于实体管理的文件。文件管理员需要花费大量时间手动收集，组织，存储，编辑和服务用户。但是，如果将现代信息技术应用于文档管理的各个方面，文档管理者可以直接使用计算机管理系统来完成“文档集成”管理，打破传统的文档管理方法，从而改进工作文档。效率和质量。

1.2 档案信息化使得档案纸质载体得到保护

传统的检查方法是与综合档案部门有关还是检查纸质档案，并选择使用需要信息或复制相关内容。这种类型的使用不仅浪费了大量的人力和时间，而且还影响了效率文件的使用并增加了纸质文档的磨损。纸质档案是最原始的证据材料，其客观性是不容置疑的。因此，保护档案纸载体尤为重要。如果现代信息技术文件管理器应用于文件管理，数字档案信息存储，管理和索引实现，那么所需的信息资源，就可以从数据库中获得真实的答案。

2 档案信息化管理现状

目前，信息技术建设方兴未艾，电子信息即将到来。然而，大多数管理集成电子信息的数字档案都是免费的。即使是国内领先的深圳、青岛等数字档案馆，在全文检索服务中也只能算是半面玲珑。

2.1 档案信息化管理的整体环境

信息发展的环境因素影响很大，文献，书籍和信息的跨越式发展是最好的解释。今天，在许多图书馆，尤其是大学图书馆，读者只需点击鼠标即可下载图书搜索和论文。文献，本书通过多种渠道和广泛形式的联合建设和共享，有效地促进了数字图书馆的进程。相比之下，档案的信息化在我国的现实状况的情况是严峻的。文件信息主要来自不同部门的信息，具有不同的特点和特点。这阻碍了文件信息的共建和共享以及规模的形成和市场运营环境。

2.2 档案信息化管理的数字化能力

数字档案信息资源建设的关键。实现这一目标的方法有两种：一种是通过输入，扫描，重做打印和音频数字图像，如全文文件;二是接收和集成办公自动化。在电子政务和多媒体教学的条件下生成各种电子文件。前者耗时，成本高，速度慢，只能一步一步实施;快速，高效，但目前大部分档案管理系统和信息技术的融合和网络信息的整合。因此，档案信息技术的建设成为一个耗时的数字打印文件采集周期，而现成的电子信息则丢失了。

2.3 档案信息化管理的人才队伍状况

对于档案信息化建设，信息技术人才，特别是高级复合型人才至关重要。随着信息技术的发展，人才战争愈演愈烈。但是，渴望信息技术人才的各级档案部门似乎都是中立的战争国家。原因是长期在中国档案馆使用的传统人工管理模式，巩固了“档案部门是一个安置剩余人员和解决人才就业的土地”的观念，这是一个很大的问题。规模引进大学和研究机构的先进性，人才单位愈演愈烈。可以看出，进入档案馆（房间）很容易，但很难引进人才。

3 档案信息化管理的具体措施

3.1 资源体系建设

档案信息资源系统的建设在档案信息化建设中起着重要作用，其中数据库建设尤为重要。档案数据库的大小和内容决定了人们共享档案信息资源的能力和水平。数据库建设应遵循以下三个原则：第一，实用性。对于采集中的非电子文件，应首先选择常用、急需、珍贵的文件，通过扫描或录入进行数字化，并按统一要求进行索引或检索链接；其次是速度。文件管理人员应及时将新形成的电子文件转换成数据库，并定期更新和丰富数据库内容。第三个是安全，严格限制用户使用权限，建立不同层次的数据库，实行文件和保密两级控制，确保文件数据不被非法重写。

3.2 管理体系建设

加强档案信息化管理，各项工作对加强管理体系建设尤为重要，其中基础工作是档案信息管理体系建设的关键，基础工作是多方面的，包括硬件、标准化、安全保密等。加强管理，一是加强硬件配置，将档案信息管理系统的信息管理纳入到整个单位，以更好地支持，改善设备条件。需要配备齐全的硬件，如电脑、扫描仪、数码相机和录像机等。设备配备齐全，以备GRA。SPA 原则：既满足工作需要，又节约成本。对于这些设备，档案部门应指定电子设备的档案信息管理维护，保证设备的正常工作，不影响信息管理的效率。

3.3 利用体系建设

文件是信息，资源，没有文件的信息，没有消息的服务。目前，新技术和相关学科的不断渗透，导致了档案管理领域的新情况和新问题。特别是思想观念落后，思想认识跟不上时代的步伐，缺乏开放性和创新性成为制约档案信息管理发展的重要因素。针对这一问题，档案工作部门必须首先打破“重新管理设施采购，轻服务研究”等做法，树立开放的心态和创新意识，使档案管理有利于档案信息的使用，为经济建设服务，服务社会。

3.4 安全保障体系建设

随着档案信息化建设的推进，档案信息安全问题日益突出。因此，研究档案信息安全保障体系，是档案管理员面临的一个重要问题。安全性包括两个方面：一是文件信息存储安全，二是利用信息档案。在信息存储安全方面，加强档案信息安全和网络安全意识，加强监控计算机网络管理系统，存档档案信息设备安装有效的防病毒软件，内部局域网与所有外网物理隔离，各种数据库及时备份，保存满足离线运营商保管要求，确保档案信息安全保密，系统运行安全可靠。

结语

随着网络和信息技术的快速发展，信息管理已成为当今世界的主流。档案信息化建设有利于提高档案服务效率，拓宽档案服务领域，创新档案。档案信息管理不是一项短期工作。在这项具体工作中，所有工作人员都需要积极和协调。档案管理者需要有良好的职业道德，努力提高档案信息管理的质量，促进国家的发展，政治，经济和文化建设。