浅议档案信息化建设中存在的问题

孙火福 杨伟

南京市公安局高淳分局，江苏南京 211302

1 当前档案信息化建设中存在的问题

档案信息化一般包括基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设、应用系统建设和人才队伍建设等方面。

在档案信息化建设中存在的问题包括以下几个方面：

1.1 缺乏统一标准和规范

目前，许多部门在建设档案信息化过程中往往只重视发展先进通信设备和购置高档计算机系统，忽视档案信息资源标准规范化建设，结果是有路无车，投入巨额资金建成的档案信息系统无法转化为经济和科学发展的催化剂。

具体表现在：计算机软件开发和缺乏总体规划,软件一般来说,实用方面的严重不足,电脑及相关设备类型、设备水平参差不齐,没有形成一个统一的硬件环境：档案信息标准化和统一的分类编码标准并不完美,不是统一的,和由于缺乏组织支持的技术和系统管理和网络技术支持,缺乏统一的管理、运营和技术标准,所有这些限制通信的范围和程度,直接影响档案信息化建设的步伐。

1.2 档案管理人员知识结构“老化”，思想认识不到位，重视程度不够

旧档案管理的档案管理理论，原理，方法和技术已经熟悉，但不知道电子文件的形式，信息的存储，传输，检索和利用技术;只知道和年轻的档案管理通信技术，计算机技术或数据对档案管理的基本知识，管理原则和管理环节知之甚多，这是一个普遍存在的问题。现在各单位档案档案管理人员只是普通的计算机操作员，他们既没有通过专业学习，也未能通过系统培训，只需具备几年电脑操作管理系统网络经验，有时只能等待专业技术人员解决问题。这些问题的存在，严重制约了档案事业的创新发展。

一些管理者有严重的传统观念,缺乏必要的对档案信息化的理解,和没有把档案信息化建设在适当的水平。他们认为,档案信息化是远离自己,档案信息化是技术部门的问题。不需要业务人员参与他们的流程等等。

1.3 软件系统及其应用相对薄弱，工作基础较差

许多档案馆虽然购置了硬件设备，但其软件应用水平和利用效率不高，大多以单机和简单的网上操作为主，局限于实现简单的查询和利用，没有真正发挥作用；另外，也没有考虑买到的新的信息化软件与原有软件之间能否兼容以及是否影响到以后的升级。

1.4 数据保护存在风险

目前,中国的数据安全保护主要依赖于技术的不断升级,设置复杂的密码和防火墙,但它只能被动地解决问题的一个方面从技术的角度,并不能标准化,保证数据安全。此外,从预防的角度数据库系统本身的能力,在快速变化的信息环境中,改进的数据库保护计划不能与时俱进,和改善技术不能完全预防计算机犯罪的发生,这也是风险。

2 档案信息化建设的意义

档案管理的信息化、网络化可以给管理人员、职能部门及公司带来明显的效果和收益。

对于管理人员的意义：

2.1 档案管理不再费时费力

档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。

档案管理如果实行信息化后，档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化。

具体表现为：

数据只需一次录入可以多次利用：数据无论从文书管理录入、还是从档案管理录入，只需录入一次，即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。

各种报表可以自动打印：数据录入后，不论是文书管理还是档案管理，可以方便的打印出相关的收发文单据、汇总表；可以方便的打印出档案的背景、封面，案卷目录、文件目录、备考表等。

自动统计档案信息：档案库中的信息需要统计，并形成报表，这项工作由计算机处理，可以极大的提高管理人员的效率。

2.2 检索查询更为方便

传统的检索方式：档案管理人员从一本一本的目录中，找出所需的档案来，然后根据上面的记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，档案的检索与查询只需要通过网络就可以实现即时的查询，无论在时间还是空间上都显得更为方便简洁。

提供多种查询手段：管理人员可以从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。

提供网上查询手段：公司内部的工作人员，可以根据档案管理权限从网上自行查询档案信息，极大的减轻了工作人员的负担。

2.3 档案的查借阅工作更加可控。

传统的档案查借阅多为手工为主，费时费力、容易出错，档案管理实现自动化后，档案的查借阅采用计算机管理，操作方便，同时可以自动产生催还记录，对过期不还的借阅者进行有效的催还。

3 综上所述，无论你从事什么样的职业，都必须首先以基本的职业素质，管理卫生系统中的档案信息化建设更需要一个跨学科的人才，由于工作的特殊性，领导必须注重人才培养，落实档案管理信息化。