大数据时代档案管理的挑战与对策

2019-11-13杜秋旭

报刊精萃 2019年2期

杜秋旭

宝清县就业局，黑龙江双鸭山 155600

引言

档案工作就是用科学原则和方法管理档案，为党和国家各项工作服务的工作。具体内容是指档案业务工作所包括的档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研和提供利用等工作，通常称为八个环节。前六个环节为基础工作，后两个环节为编研利用工作。近年来大数据技术的兴起和发展为档案管理工作带来了新的机遇和挑战。大数据为信息数量巨大，其数量程度是我们无法想象到的。现如今，在大数据时代，档案信息亦同步快速发展，档案管理信息化工作需要从档案管理的政策、理念和技术层面加以提升。

1 大数据时代高校学生档案管理存在的问题

1.1 档案归类问题严重

在目前来看，我国大部分的单位中，都存在档案归类问题严重的情况，其主要的原因在于很多的单位中，档案室空间有限，因此在档案存放的时候，往往不会全面的进行档案的归类。因为档案归类占用的空间过多，些小门类的档案往往不会单独的存放，或者是多种小门类的档案集中存放，这样就导致档案在查找的时候非常的困难，根本无法满足快速查找的需求。而且由于档案室中一些小门类的文件往往容易被人们忽略，所以在实际的过程，往往就会出现这些文件丢失的情况。因此归类工作如何，直接决定了档案管理的质量水平。

1.2 档案工作评价机制问题严重

就目前而言，我国大部分的单位中，档案工作的评价机制都存在非常严重的问题，其中主要的原因就在于，我国很多的单位认为档案工作的重要性不高，因此，具体的工作中，往往不能正确的评价档案工作。单位领导普遍认为，档案工作就是保证档案不会丢失即可，因此在进行评价的时候非常的简单，只要档案都存在，那么就算是工作完成了。如果出现了档案丢失，如果档案不是非常重要的档案，那么也仅仅算是简单的工作失误，而不会对其进行严格的惩罚，这样的情况也就导致，档案工作难以进行。甚至很多的档案管理人员都会出现偷懒的情况。

1.3 档案人员工作能力问题严重

由于我国很多的单位并不注重档案工作的评价机制，从而导致很多的单位在档案人员的构成上，都选择一些濒临退休的人员，或者是一些超编的闲杂人员，这些人员本身并不具备档案管理的相关工作经验。很多的档案人员就单纯的认为，档案管理工作就是就是最简单的整理档案，因此，档案的管理并不规范。这变成一种常态。而且很多的单位为了节省开支，往往档案管理人员的薪资也是最低的，所以很难获得一些高水平的档案管理人员。

1.4 档案信息化建设不够全面

我国大部分的单位中，档案信息化建设都存在很大的问题，其主要的原因在于，这些单位在进行档案工作建设的时候不够重视。一些专门拨给档案室信息化建设的费用，往往会因为一些其他的缘故被私自挪用，从而导致档案信息化相关建设的问题非常的严重。甚至很多的单位中，连一套设备也没有，只是单纯的一台电脑象征性的表示已经完成了信息化建设。这样的模式不改变，那么搞笑的档案室建设也会存在很大的问题。

2 大数据背景下档案管理信息化措施

在上述档案工作中挑战情况的分析，为了抓住机遇，需要结合大数据发展背景，实现档案管理的信息化建设，促使其整体程度的增强。

2.1 理论观念

未来，档案理念将表现为两个形式，一种为档案观，主要是一些价值高的文件、视频等，通过信息系统的电子形式形成，为电子档案。一种为大服务观，是在大数据时代发展下，档案服务工作逐渐向着多、多元化建设发展，档案服务也能满足企业、客户的不同建设需求，其服务展现了网络化和智能化建设。

档案管理理念要符合时代的发展需求，在大数据背景下，给予电子文件管理工作的创新化十分必要。在传统方式下的档案服务，是按照使用人员的需求来对档案查询，但是，在大数据发展背景下，档案信息得到信息化发展，人们更关注数据，档案部门要形成良好的服务态度，积极挖掘有用信息，转变传统观念，认识到档案管理工作信息化发展的必要性，这样才能在整体上得到重视。

2.2 技术方面

大数据发展背景档案储存，只有创造更大的空间，对储存方式积极改变，才能容纳更多的数据信息。安全问题也是关注的话题，特别是数据系统、电气设备等，存在的安全问题十分明显。在整个环节下，都需要专业技术给予支持，加强防火墙的设立，以免档案信息被损坏。因此，引进先进技术，能在更大建设下加强大数据管理模式的应用。

2.3 国家政策

当前，各个国家都重视信息资源的建设工作，在一些发达国家，构建了相关政策，比如：美国发布的《大数据研究和发展倡议》，和澳大利亚发布的《公共服务大数据战略》。我国在的这种情况下未给予大数据具体的明确方向和策略，相关机构在积极引导方式下，还需要制定符合我国国情的发展的战略，从而为各个行业的现代化建设提供强大保障。

2.4 做好档案归类工作

想要更好的解决档案归类工作的问题，那么目前来看其主要的办法在，可以分为三个方面：第一个方面就是要单位的领导能够重视档案工作。单位的领导是工作任务的核心发布者，所以大部分的档案管理人员都必须听从相关的任务内容。因此，能够明确的下达指令，那么也就能够确保相关工作的完成，保证单位能够更好的完成档案工作。第二个方面就是将档案归类工作作为一项核心考核内容，这样档案工作的人员就能够非常好的完成相关的工作，因为这些工作和自身的薪资是融于一体的，因此需要引起重视。第三个方面就是要进行档案室面积的扩充，必须要让档案室的面积足够，才能储存如此多的档案。

2.5 强化档案人员能力

强化档案人员能力在目前来看，主要有如下几个办法：第一个办法就是进行考核，档案人员的能力存在问题，那么就需要全面的提升个人的能力，从而确保其能够胜任相关的工作。所以应该对于进行全面的工作，对于能够认真学习的人员，进行考核和留用，而对于一些不能够认真学习的人员，就需要清退。第二个办法就是招聘，适当的提升薪资，来获得一些专业的人才，这样才能改变档案室的人才结构，确保有高素质的人才可以作为领头羊来带动工作。