就业局档案信息化管理研究

蔡鑫

宝清县就业局，黑龙江双鸭山 155600

引言

在全面迈入数字化时代的当下，信息资源的重要性愈发凸显。对人类经济和社会活动而言，拥有并管理好信息资源是决定其未来发展的关键。档案管理正是通过管理档案这一宝贵的信息资源来体现价值的，因此应用现代信息技术来促进档案管理信息化发展是时代发展的必然之举。随着计算机网络技术的开发、升级和应用，各个领域将迎来变革的良机，档案管理这一传统人工型工作也可以凭借信息化技术来提高效率。从目前实际情况来看，档案管理信息化建设虽然小有成就，但仍有很多不完善的地方需要改进，需采取更合理的措施来提高档案管理信息化的建设水平。

1 正确理解档案管理信息化建设

1.1 什么是档案管理信息化建设

档案信息化建设并不是一个抽象概念，是指档案管理模式的转变过程。这一转变过程需要实现各种目的，包括档案信息的数字化和网络化、档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化以及档案信息高度共享化等。换而言之，档案管理信息化建设可以被理解为运用一系列先进技术，如数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等，将传统介质文件，如纸质文件、声像文件等，连同已经归档保存的电子档案一起重新系统化组织成全新的档案资料信息库。这个信息库毫无疑问是具有有序结构的。

1.2 档案管理信息化建设的必要性

随着以计算机和互联网为主的现代化信息技术在各个领域中的广泛应用，人们的生活和社会的发展都发生了翻天覆地的变化。这种变化在无形中也影响了传统的档案管理工作，推动档案管理走上与时俱进的发展道路，通过信息化建设来提升管理水平以提供更好的服务。综合而论，档案管理信息化建设的价值体现在：

第一，档案管理信息化建设是电子文件科学管理的必然要求。数字化时代，人们的生活和工作已经离不开计算机和互联网。随着时间的推移，形成了大量电子文件资料。

第二，档案信息化建设是知识资产管理的客观要求。作为档案管理部门资产中的重要内容，知识资产对后续档案事业的发展影响巨大。因此，档案管理人员必须要充分认识到知识资产管理的重要性，并将其作为档案管理工作的主要对象之一。有效进行知识资产管理的基本前提正是档案管理工作。因此，努力推动档案管理信息化建设，既符合时代发展的需要，同时又能够对我国档案事业的健康发展产生良好的推动作用。

2 档案管理信息化建设面临的问题

2.1 缺少资金投入

基础设施是开展档案信息化建设的先决条件，基础设施建设的质量及水平关系到档案管理信息化建设的成败。因此，必须保证数额足够的资金投入以确保能够配备相应的基础设备和设施，从而为顺利开展信息化建设做好准备高配置、高稳定性的设备无疑都具有高价格，社会文化事业单位的档案部门很难承担，因为它们的经费来源基本上是政府预算，一旦资金受限，其硬件配置难免质量低，无法满足信息化建设的标准要求。

2.2 缺乏统一规划

档案管理信息化建设在过去一段时间内呈现出各自为政的局面，根源在于缺乏统一管理、统一规划。再加上已建成档案管理信息化的业务和技术性都有着非通用性，这也阻碍了档案信息化共享的实现及系统的形成。当前，很多地区仍使用单机版的档案管理软件，很难适应数字化时代的要求。即便有的地区已经开始普及数字化的档案综合管理平台，但功能尚不完善，导致档案信息面临较大的安全隐患，阻碍了档案管理信息化建设的步伐。

2.3 缺少信息安全意识

先进的信息技术是档案管理信息化建设的核心，而使用信息技术就难以避免安全问题。传统的档案管理工作缺乏这方面的意识，一些档案管理人员简单地认为只要拥有了安全防护体系就能保证信息的安全，不具备必要的风险防范意识。部分档案馆选择将部分业务整体外包给相关的信息化企业，既没有严格的管理制度，又无法进行实时监控，容易造成信息丢失和泄密等不良现象。

2.4 业务素养不足

既然档案管理信息化建设离不开信息技术的应用，管理人员自然也需要对此有足够的认知并掌握熟练的技术。现阶段很多档案管理部门都缺乏信息复合型人才，导致引入的很多先进技术和设备，却无用武之地。另一方面，无论是人才的引进还是激励培养都普遍落后，不适应数字化时代人力资源管理的要求，阻碍了档案管理信息化建设进程。

2.5 法制体系建设滞后

由于缺少具有针对性的法律法规，使得档案管理信息化建设举步维艰，一旦遇到实际业务就显现出一连串问题，违法违纪现象频发。这就迫切要求相关机构出台合理的规范及标准以更好地指导实践，促进档案管理信息化建设的发展。

3 档案管理信息化建设的有效策略

3.1 扩大资金来源渠道

现阶段档案管理工作的主要经费来源是财政预算，想要开展信息化建设就必须拓展额外的资金来源渠道。对地方政府而言，应加大专项预算，扩大电子政务建设规划，确保信息化建设有着充足的资金支持。除此之外，还应积极引导其他社会组织参与档案管理的信息化建设，例如，与电信部门合作以获取免费或优惠的网络资源和支持、与计算机企业合作以获取优秀的市场可用资源，甚至来自资金、技术以及服务方面的支持。

3.2 规范档案信息化建设

统一的规范和标准是确保档案管理信息化建设能更好地整合外部信息资源的关键，同时也能促进资源共享以及长期保存。有鉴于此，必须对档案管理信息化建设进行规范，用严格、合理的标准来确保信息化建设工作的开展，促进档案管理信息化建设在软硬件设备及资源方面都能实现共享，为档案业务流程的优化以及档案管理整体水平的提高提高助力。

3.5 切实保障档案安全

针对档案管理信息化建设中的网络安全问题，档案管理人员应具备较高的安全和风险防范意识，主动加强安保措施，确保档案信息资料的完整性和安全性。具体而言，需要对档案信息在采集、分析、保存和使用等方面进行完善，用更科学的安全管理办法来保障档案安全，正确处理档案共享与档案保密的关系，同时备份好重要数据，优化安全防范技术。

结论

就业局档案信息化管理是推动社保管理规范化、统筹化发展的必要举措，同时也是维护参保群众利益的重要措施，因此提高就业局档案管理水平尤为重要。积极采取社保档案信息化建设保障措施，可以提高社保档案信息化管理水平，也将不断地推进我国就业部门档案管理的发展。