浅谈档案见证企业的发展—改革开放40 周年企业记

刘丹

中天钢铁集团有限公司，江苏常州 213000

一、企业档案建立的重要性

1、企业档案是记录企业生产、发展、人物、风貌的历史性文件，它不仅记录了企业阶段性发展状况，还记录了在特定外在因素下企业如何抵御风险、健康发展的。就像我国从以前的计划经济一下转变成市场经济，企业从计划分配吃大锅饭到自主经营、自负盈亏后是如何转制的，经历了多少高峰期、多少平稳期、多少低谷期。在这些阶段企业该如何吸取经验教训，如何规避风险的，这些都要在企业档案文史中体现出来。看着我们的档案，我们会觉得创办一个企业不会一帆风顺，经过大风大浪锤炼过的企业才会散发出蓬勃的生命力。那些一遇到挫折就举步维艰，没有目标的企业是不能长久的。我公司由以前的一个小的国有企业改制而来，以前只有几个单一的轧钢车间，靠着外卖的钢坯轧制几个有限的品种钢材，大家吃着大锅饭，打架斗殴，不思进取是那个年代工人们的思想和精神面貌，反正企业是国家的企业，大家捧着铁饭碗，不会饿着。后来在市场经济的冲刷下国企濒临破产，工人面临下岗，没办法，企业痛定思痛、破釜沉舟地实行改革，如今发展到从矿粉到成品钢材一体化生产，从普钢到优钢、特钢几十个规格的产品钢种轧制，年利税达到100 个亿，这样的发展不是一天两天、一句话二句话就能概括完整的，这些都得靠着企业档案来叙述，如改制后的1994 全球经融危机时刻，我们是如何调整经营战略来战胜困难的；2017 年市场停滞不前我们企业如何勒紧裤腰带、向管理要效益，如何降本增效度过企业的低谷期的，这些都是最好史鉴。企业没有档案，就像瞎子过河只能摸着石头，心里没底。

2、企业是最大的追求是经济效益，我们会说档案有什么经济效益呢？但是无论是科技档案也好、文物档案也罢，作为研究和借阅是看不出多少直接的经济效益的，所谓的效益，也即结果的有用或者效果的有益。企业档案不直接创造经济效益，而是间接的对企业成本支出产生效益。档案的利用在企业中不直接计算成本，导致很多企业觉得这项工作根本可做可不做。其实这种认识是错误的，一个生产型的企业每年要利用档案解决生产或管理上的问题基本每天都在上演，企业档案在企业的不断发展、人物关系、生产与管理的衔接、设备与生产的磨合上起到了至关重要的作用，如果没有规范的档案管理，那企业的生产经营将受到严重的影响，很多工作都无法顺利展开。我记得曾经有位企业的工程师去别的公司考察期间，看到了几张很有价值图纸档案，后来他就向企业负责人提出要求高价买回公司，花了好几万买了回来保存到企业的档案部门加以利用，每年为企业节省下了高额的维修费用。作为一个企业，这种资料档案的利用率是很高的，特别是一些易损件，很多供应商为了延续自己产权的收益是不会主动提供图纸或数据资料的，只有负责任的、经办设备或技术的科技人员才会懂得这些资料的价值，所以公司在开始筹建购买签合同的时候就一定要把这些档案资料尽可能的要回来。这样在后期的维修和利用方面才能为公司创造实际的效益。

二、如何让企业档案提升企业的软实力。

1、要搞好企业的档案工作，首先领导要提高认识。

要组建专门的档案管理部门，不仅要抓好文书档案工作，还要抓好别的载体档案工作。要充分认识企业档案工作的重要性，把档案管理工作作为一项经常性、基础性的工作常抓不懈，真正列入议事日程，做到定期分析、定期检查。其次增强责任感。企业档案部门要积极主动地向领导汇报档案管理工作情况及工作中遇到的困难，要切实担负起承上启下、内外联系、协调各方的重任;要经常与上级档案部门做好沟通，及时的更新档案工作重点，时常让上级档案部门来指导培训档案工作。企业很多部门的领导往往对档案管理的认知度不高，重要的文件或者科技图纸他们喜欢存在自己的手头，不喜欢保存到档案部门，用他们的话说查找起来方便，这些对于档案工作是很大的瓶颈，往往很多重要档案就在人事调动的时候遗失了。这是个人认知上的错误，所以一定要加强对人员的强化培训，提高各部门从上到下的档案归档意识。

2、要将传统的档案工作融入到现代信息化的进程中去

信息化进程是如今社会每项工作的必走之路，要做好档案信息系统平台，满足档案信息的集成需要，减少检索时间，增加利用率是今后档案工作的重点。首先要解决纸质档案和电子文件一致性的问题，对于它的完整性、版本等从外观上看不出来，所以档案部门人员要熟悉专用软件和设备，不能出错，出错了就很难对的上。其次，档案信息工作如何保证万无一失。特别是在企业，企业信息化应用起来可以很潇洒，实现无纸化办公，财务、生产、营销等许多部门都进行网上办公，最后什么都没留下。档案部门搞信息化要解决的一个观念问题，就是我们档案的现代化建设不是简单地用计算机代替手工劳动，也不是把传统的管理方式搬到网络管理上去，而是要借助现代化信息技术，引进先进的管理理念，对档案管理中不适应的一些做法进行改革。我们既要有纸质的档案保存完整，另外，再加上信息化的快速、便捷，可以使利用档案的效率提高数倍，也可以进一步拓宽档案信息的利用途径，这些都是档案利用者所期待的，但是对于长时期相对封闭的档案信息管理模式无疑是一个巨大的挑战，有保密、安全等因素的制约。

总之，企业档案为企业的持续发展提供更多更好的信息资源，能让企业朝着百年老企的目标前进。档案是文化、是精髓、是灵魂，企业档案是企业文化的矿藏，也是见证企业忠实记录者，企业档案不仅见证了企业的发展历史，也记载了企业所形成和积累的知识，是企业记忆的重要来源，如何发挥企业档案在企业建构中的重要作用，促进企业文化建设，提升企业软实力是企业当前档案管理中的一个新课题。管理无界限，每项基础管理工作都是企业得以顺利运营的“链条”，任何一个环节断裂都会影响到企业的生产经营活动。在今后的工作中，要不断提高企业档案管理质量，提高其利用率。让其为企业的发展做贡献。