浅议大数据时代医院办公室档案管理模式

2019-11-13王大试

报刊精萃 2019年2期

王大试

灌南县第一人民医院，江苏灌南 222500

一、大数据时代下医院档案的重要性

医院档案主要是病历档案，是医学科学的原始档案材料，是对患者病情变化、诊疗经过、治疗效果及最终转归的客观、连续、完整的记录，是医务人员记录疾病诊疗过程的文件。病历档案在医疗、教学、科研等方面发挥着重要的价值，是相关研究的基础资料。

病历档案管理，是医院对病历档案的整合和有序规整，具有很强的技术性和专业性，是对医院内部管理、医护质量和总体治疗水平进行评价时的一个重要参考指标；病历档案能够全面反映患者身体状况和临床医疗情况，可以为医院进行专业医学研究和临床实践提供重要依据。病历档案是患者后续就医的重要参考资料、是各种保险报销费用的重要凭证，是具有法律效力的重要文件和证明材料。

随着信息技术的发展，人们进入大数据时代，在新时期医院病历档案管理在医院管理工作中发挥着非常重要的作用。① 对医院病历档案加强管理，能够有效提高工作效率，在大数据时代背景下，电子档案已经逐渐取代了纸质档案。以往临床病历书写需要几十分钟，现在利用结构化模板、典型病历引用、病历数据自动引用和子模板引用等新型病历书写方法，几分钟就可以整理完毕。并且病历档案的大数据管理，可以提升患者信息查询检索效率，操作更加方便快捷。② 通过加强医院病历档案的大数据管理，能够实现临床信息的全面共享，直接将患者信息动态，检验结果信息以及出入院信息自动引入到病历中，不用多次录入。③ 为医院领导科学决策提供实时数据支持，根据病历档案，医院领导对患者的来源分布、病种的分布、发展趋势等都有全面的了解，能够实时掌握各个科室的患者情况，以及医院新技术的开展等，协助医院的各项决策。④ 利用大数据对病历档案进行管理，能够从中自动提取患者病历数据，有利于医院进行病历的借阅、归档，复印窗口病历档案资料可以直接打印，提高病历档案管理工作效率，而且数据化资料可以通过数据库定期进行自动备份，以防数据丢失。

二、大数据时代下档案管理模式的变化

（一）档案管理理论体系的变化。大数据的应用推动着档案管理理论的不断发展。大数据观：数据量的增长是大数据时代最显著的特征，在这个大背景下，数据被定义为“全数据”，即一切数据皆有用。

（二）档案数据资源体系的变化。大数据时代，档案数据更多地来源于网络、社会、生活。而在内容上，增多的不仅是数据量，还有数据种类，同时档案数据价值密度降低，在数据处理速度上加快。对于采集方式来说，档案部门更加重视档案，主动强制收集单位档案，同时借助信息技术，对于互联网上的有价值信息实时捕捉。

（三）档案利用服务体系的变化。在大数据时代，社会化、多元化方向是档案利用服务工作的主要发展方向，企业、客户的个性化与差异化需求将成为重点考虑因素，而变化也体现于服务的对象、内容、方式和目的上。

（四）档案安全保障体系的变化。大数据时代下，数据在数量和种类上增多，信息化程度高，对此，档案资料的保存条件、关键技术、管理方式、安全保密也发生了相应变化，从而面临着由此带来的种种威胁。

（五）档案行政管理体系的变化。行政职能的变化，档案管理不再局限于“档案实物”，开始强化自身行政管理职能。业务指导的变化，档案中介机构与社会力量被鼓励参与档案事务服务。合作方式的变化主要体现在，档案行政管理部门将工作重点转移至档案事务管理上，同时，开放档案，实现档案价值。

三、大数据背景下医院档案管理的发展策略

（一）增强档案管理的安全性。想要增强档案管理的安全性首先必须提高防火墙的安全性，不断更新安装包，其次还应当加强医院档案信息和资料网络入侵检测，增强其防控能力；医院还可借鉴其它单位防火墙的使用情况，增强对档案管理风险的感知和防控功能，保证医院档案管理的安全。其次，医院档案管理工作中，应当及时消除垃圾数据，既可以避免没有利用价值的数据占用存储空间，还可提高档案资料检索的准确性和速度，避免由于空间占用导致的不安全事件；最后，在医院档案管理工作中还应当加强内部机制建设，督促相关人员按照机制和流程办事，保证其安全性，同时增强相关人员的法律意识，避免由于私利泄漏医院档案信息资料。

（二）规范档案存储管理。医院电子档案规范化存储管理是非常重要的一项工作任务，如果档案存储管理不够规范很容易影响其查找效率和使用效能。规范档案存储管理的措施主要包括以下几点：首先是统一命名、日期格式等，在医院档案相关资料首次入档或者被借阅后入档时，工作人员首先需要核查相关资料是否完善，是否有缺失或缺损的情况，并按照档案性质确定大致的归类，然后进行存储或者上传至相关站点供相关人员下载阅读；其次是医院档案管理人员需要不断创新管理方法，引入基于分布式大数据映射、基于远程会诊、基于大数据驱动的档案管理技术，提升医疗档案管理的效率和规范性，保证信息资料能够得到充分的利用和保护；最后还需要对档案存储管理人员严格要求，制定并完善统一的管理规范，在工作过程中加强监督，控制影响档案存储管理规范性的因素，确保档案得到完整的保存。

（三）建设档案管理队伍。要想建设档案管理队伍，首先必须认识到提升档案管理工作人员的综合素质以及业务水平、引进业务水平、专业技术以及综合素质过硬的管理人才的重要性。然后由科室组织医院档案管理工作人员加强学习和培训，完善相关考核和奖惩制度，鼓励工作人员富含创新意识，不断涉略大数据背景下相关档案管理的创新模式资料，从学习和工作中汲取知识，总结经验，在实践中创新管理方案；其次还需要引入专业人才，重视医院档案管理专业人才对医院发展的推动力，制定档案管理队伍建设计划；最后，在档案管理工作人员中开展“一帮一”互助活动，由工作经验丰富、业务水平高、操作熟练的工作人员对工龄低、业务不熟练的工作人员提供帮助，增强其团队意识和进步意识，努力打造出一支配合默契、综合素质理想的现代化档案管理队伍。