档案资料信息化管理策略探究

宋雪宁

摘 要：在现代信息技术快速发展的时代背景下，信息技术逐步渗透到各个领域的管理中，让档案资料管理也面临着较大的挑战，传统的档案资料管理模式已经无法满足现代社会在不断发展中对档案资料管理的要求。本文通过具体论述档案资料信息化管理的意义，并根据实际情况提出档案资料信息化管理的策略，旨在为强化档案资料的信息化管理水平提供可参考的资料。

关键词：档案资料;信息化管理;管理策略

随着时代的不断发展，因档案资料不断增加，导致传统的档案资料管理方式已无法满足档案管理的需求，所以为了促进档案资料管理工作有序开展，便需要创新档案资料管理方式。基于信息技术高度发达的时代背景，管理者可积极应用信息化的技术手段来管理档案资源，有效提升档案资料的信息化管理水平，促进档案资源的开发、利用及共享，最大限度提升档案资料的利用效率[1]。

1 档案资料信息化管理的意义

1.1 提高工作效率，节约资源

通过将信息技术引进档案资源的管理过程中，不仅能减少人工操作环节，而且能缩短资料查阅的时间，有效避免传统档案资料借阅模式的弊端，从而确保档案资料信息化管理效率提升[2]。

1.2 提高档案利用率

档案管理的信息化是将传统的档案管理及利用方式转化为信息化的采集、管理及服务，保证档案资料归档的合理性，最大限度提升档案信息的利用效率。对档案管理部门而言，档案信息利用效率的提升也便能为其生产经营过程提供增加优质的服务，继而达到助力社会发展的目的。

档案的信息化建设，不仅能让资源共享过程变得极为方便、快捷，且也无需担心档案资料副本不足的情况发生。不仅如此，就传统的档案资料管理工作而言，其共享及利用工作均是依靠人工来进行逐本翻找查阅，而面对庞大的档案资料量，这种工作方式势必显得极为繁琐且效率低，而信息化的档案资料管理则可基于索引软件来精准定位需要的数据信息，最大限度提升档案资料的利用效率[3]。

2 档案资料信息化管理存在的问题

2.1 档案资料保密性与安全性不强

档案资料的安全问题是档案资料信息化建设的核心部分。然而，在当前档案资料信息化管理过程中，部分档案资料的保密性与安全性不强，其主要原因包括：一是人为因素。部分档案管理人员随意在档案网页上发布信息，尚未对发布的信息进行严格的审查与管理;二是技术问题。在档案资料的信息化建设过程中，常常会受到黑客的恶意攻击，严重威胁档案资料管理的安全性。

2.2 档案信息化管理体系不健全

在当前档案信息化管理的过程中，始终存在“为保管而保管，重保管轻利用”的思想，尚未构建完善的法律法规来规范档案信息化活动，档案资料的电子文件的法律地位尚未确立，严重影响了档案资料电子文件的原始性和真实性，不利于档案信息化管理水平的提升。

2.3 档案信息化管理技术不全面

在档案资料的信息化建设过程中，依然有大量的纸质档案资料是采用扫描仪等设备将其转化成为电子档案，而使用平板扫描仪的价格虽然便宜，但速度较慢，所以难以将原始的档案资料在较短的时间内转化成为电子文件。同时，电子档案文件资料其不仅是保管条件，还是保管的期限均存在一定的局限性，所以如果不及时更新档案信息化管理技术，便会严重影响档案资料的管理效率。

3 档案资料信息化管理策略

3.1 增强信息化管理意识，树立良好的信息化管理理念

基于档案资料的管理，不仅涉及庞大的档案信息量，而且这些信息还涉及到各个不同的领域。为实现对档案资料信息的规范化管理，则工作人员应该严格按照相关的管理规定，将不同类型的档案信息进行系统化的整理。因此，作为档案管理人员，便需要具备较强的信息化管理意识，加强对档案管理工作的认知，树立良好的效率意识，更好地将服务思想融入到实际工作中，从而为档案资料的信息化管理水平提供奠定坚实的思想基础。

3.2 建立档案信息化管理制度，统筹规划档案信息化管理

在信息技术不断发展的今天，诸多技术问题已经被攻克，所以为了最大限度提升档案信息化管理水平，促进档案管理工作更好的发展，便需要建立完善的档案信息化管理制度，统筹规划档案信息化管理。通过紧密结合相关的档案管理法律法规，创新档案管理模式，严格把控档案信息化管理流程，建立科学合理的档案信息化管理奖惩机制，从源头上防止档案信息被丢失或者是泄漏，最大限度提升档案信息化管理的水平。

3.3 注重培养信息化档案管理人才，打造高素质的档案管理队伍

为切实培养出更多的专业人才来保证档案资料管理工作顺利开展，档案管理部门需结合当下的时代背景来对档案管理人员展开相应的专业技能培训，切实提升档案管理人员的技术水平及个人能力，促使工作人员更好地服务于档案管理工作，确保档案资源的价值能充分、有效的发挥出来[4]。随着信息技术的不断发展，现代信息技术逐渐被运用到了档案资料的管理工作中，包括3D打印、AI、云计算等。这些新技术的加入将对管理人员的专业素养提出新的要求。对此，要想切实提升档案资料管理工作效率，便需要强化档案资料管理人员的专业素养，促使档案管理人员熟练的掌握档案管理新技术，最大限度提升档案资料管理的信息化水平，促使档案资料管理工作能够更加稳定健康的发展。

3.4 加强档案信息化管理平台建设，有效实现档案资料信息共享

基于如今这种信息化时代，档案管理工作要想逐步往信息化的方向发展，便必然要仰赖于信息化管理平台的建立，为档案管理工作的有效发展创造出更为广阔的空间，继而在实现档案管理与科学技术的完美融合同时提升档案管理平台的服务水平以及实际价值。当然，就档案平台的建设而言，应保证各个资源之间的有效共享，真正打破传统管理在时间及空间方面的限制，继而实现对档案管理资源的进一步优化，从而确保档案信息资源作用能可得以最大限度的发挥。

3.5 提高技术应用，保证档案信息安全

网络的发达虽是为档案资源管理工作提供了主要助益，但不可否认的是，网络本身已有诸多不容忽视的问题，其中又以安全问题最为普板。因此，积极建立网络化的档案信息平台，虽有助于促进档案信息的月舞流转，但其中也伴随着一定的风险问题。对此，针对档案资源的信息化建设，需务必对安全管理工作给予高度重视。对此，档案管理部门需务必在维护网络安全方面做好如下措施。首先，需添加网络安全设备，如安装最新版的杀毒软件并定期进行杀毒工作，以降低安全风险系数;其次是要约束工作人员的日常工作行为，切忌私接、乱接的现象出现。除此之外，对于管理档案资料的计算机，想对计算机操作标准予以明确，更要禁止浏览不安全的网站和邮件。最后则是要建立在线监控体系并及时做好数据备份，以最大限度确保档案信息数据安全。

总之，基于信息技术迅猛发展的时代，档案资料管理的信息化建设亦是该工作发展的必然趋势。对此，档案管理部门应当对自身档案管理的信息化建设给予高度重视，继而加大对管理人员的素质培养，以此方能在滿足档案资料管理工作需求，同时最大限度发挥档案资料的积极作用，继而切实维护档案资料信息化的稳定发展。

参考文献

[1]隋秀芬.高校仪器设备档案资料信息化管理及有偿使用措施[J].赤子（上中旬），2016（18）：182-183.

[2]李鸣宇.档案信息化管理及推动档案信息化建设的策略研究[J].才智，2015（5）：56-57.

[3]陈波.档案信息化建设和管理中计算机的应用与实践[J].信息技术与信息化，2018，No.219（06）：97-99.

[4]詹淯.人事档案管理由传统档案实体管理向信息化管理的改革[J].人力资源管理，2018（05）：78-79.