企业档案管理的网络信息化及开发利用研究

屠志萍

摘 要：本文对企业档案管理信息化建设的重要意义以及当前档案工作中存在的一些问题进行了讨论，并对如何做好企业档案管理开发的信息化建设进行了探究，提出了几点对策和建议，希望能够为相关工作的开展提供一些参考。

关键词：企业;档案管理信息化;问题;开发利用

档案是对企业决策、管理、经营等工作进行记录的一类材料，能够真实的反映一个企业的发展历程和经营现状，同时也是企业未来发展的重要依据[1]。在信息时代的背景下，加强对企业档案的信息化管理和开发对于企业的发展有着十分重要的意义，其能够帮助企业相关人员从多个角度对企业实际情况进行全面的分析，掌握企业的发展规律，进而通过创新、改革等一系列措施使企业各个方面得到更好的发展。

1 企业档案管理信息化建设的重要意义

档案信息化是对档案资料的信息化，应用多样化的信息技术对档案的收集、整理、保存和利用方式进行改变，有电子化载体代替过去的纸质载体进行保存的方式，实现档案资料的长久保存和共享，并能提升档案信息检索的便利性。档案信息化管理是新型的管理模式，给单位应用带来新的挑战，如果没有配套的管理制度和方案以及基础设施建设，就会导致档案管理工作不能正常开展，在面对信息化战略时丧失优势。对于档案管理来说，进行信息化建设具有三方面优势：提高职能部门的工作效率;方便群众对档案信息进行检索，使得人们对于档案资源的利用更加便捷;实现档案资源共享，让用户可以随时随地，不受时间和空间的限制获取档案资源;提高的哪敢保存的安全性，设置相应的权限进行档案的调取，避免泄露、遗失等问题。

2 当前企业档案管理中存在的主要问题

目前在企业的档案管理工作中还存在着一些问题，影响了档案质量和信息化建设的进程，其主要体现在以下几个方面：1）信息化建设意识不足，企业并没有认识到档案管理信息化建设的重要性，没有认识到信息化技术对于档案管理工作的优势，因此不能配合开展档案管理的信息化建设措施。2）档案管理方法落后，法律依据基本就是普通档案管理的法律法规，没有专门针对信息化管理的法律法规，也没有适用于具体企业的规章制度和标准，无法根据企业的工作实际进行信息化管理，这就使得档案管理标准不统一，无法提升档案管理的工作效率。3）安全问题突出，信息化管理系统可能受攻击或存在漏洞而出现档案资料丢失、泄露等问题。档案管理人员队伍不稳定，频繁更换，导致档案资料交接不顺利、不完善，出现一定遗漏，影响信息化档案管理。4）长远规划不足，多数企业并没有真正掌握档案管理信息化建设的实际作用和意义，更多的是关注眼前利益，对信息化管理的了解停留在表面，在进行信息化建设时，没有综合考虑未来发展需求，而是直接选择对本企业目前发展有利的信息化系统，也过于重视系统的功能，影响了长远发展。

而造成当前企业档案管理工作问题的原因主要包括以下几个方面：1）企业档案来源广泛、形式复杂。由于企业中的档案来自于各个不同的部门，涉及到行政、财务、人事等多个方面的工作，档案类型包括文字、照片、录音、录像、实物等多种形式，档案资料总量较大、质量参差不齐，导致了档案管理工作十分繁杂，工作开展存在着一定的困难。2）档案管理方法和制度落后。当前部分企业的档案管理仍然采用的传统的管理办法，在档案的收集、保存以及开发利用上缺乏完善的制度和严格的监督机制，缺乏统一的管理标准，档案管理责任落实不到位，从而导致了档案的时效性、完整性、专业性、机密性受到了一定的影响[2]，档案管理效率低下。3）档案管理人员素质水平不高。由于部分企业档案管理人员自身业务水平不高，对档案管理工作的认识不正确，认为仅将档案进行简单的整理、保管即可，而没有对其进行科学的管理和有效的利用，尤其是在档案信息化建设的背景下对于档案管理人员的能力和水平提出来更高的要求。4）信息化建设落后。由于部分企业对于档案管理信息化的重视程度不够，在信息化建设上相关投入较少，导致档案管理部门的相关的硬件设备技术落后，存在着长期使用、老化、故障频发等问题，再加上传统档案电子化进度缓慢，在数字档案信息的原始性、凭证价值以及数字档案的传输、保护等问题上没有确定良好的解决方案，导致档案信息化建设受到极大的影响。

3 企业档案管理信息化建设及开发利用策略

3.1 确定有效的档案数字化策略

将企业的发展作为工作的主要目标，在对企业的当前发展情况进行充分分析的基础上对档案数字化工作进行统筹规划，保证企业的档案资源能够及时、准确的转化为相应的电子档案，优先对需求大、利用率高、价值高的档案资源进行数字化，保障档案的原始记录准确和完整，保障数字化质量。对于未来工作中产生的档案，直接制定数字化流程和规定，实现从今往后的档案资源的数字化建设。

3.2 加强企业档案信息化建设开发相关制度的建设

注重信息化管理的规范化发展，使用统一有效的制度规范档案的信息化管理工作。单位要充分认识到信息化手段对于档案管理的重要性，提高信息化管理意识，能够积极学习信息化手段，實现信息化管理;提升责任意识，从思想上入手，树立档案管理信息化理念，加大对信息化建设的投入力度，营造信息化建设氛围。制定统一的信息化管理标准，配置先进的信息化设备，引进先进的技术、方法、软件，构建信息化管理体系。

3.3 加强对档案信息化建设的人力、物力支持

新时期档案管理人员要转变思想观念，创新工作思路和方式，认可信息化管理模式的应用，迎接数字时代带来的挑战。要加强档案管理人员的技能培训，提高信息化管理的业务能力，提升对档案管理基本理论和知识的掌握，强化信息化技术的操作，改变知识结构，促进人员的复合型发展;根据档案信息化管理的要求，制定明确的个人培训计划，组织档案管理人员进行针对性培训，同时对培训结果进行考核。另外要面向社会招收高水平的信息化档案管理人才，打造高水平的信息化档案管理队伍。重视信息化设施建设，引进先进的信息化设备，购买或自己开发先进的信息化软件，实现档案信息的高效录入、整理、分析和保存;同时做好网络安全防护，注重信息化档案的安全保存;在数据库建立实时更新系统，能够在新录入档案资料内容时及时进行信息更新，保证数据库信息的动态更新[3]。

4 结语

综上所述，企业要针对当前档案管理工作中存在的各种问题积极采取措施，加快档案管理与开发工作的信息化建设，从而为企业的发展提供更加有力的支持和保障。

参考文献

[1]伍伟聪.企业档案管理的网络信息化及开发利用研究[J].办公室业务，2014（17）：160-161.

[2]关丽辉.企业档案管理的网络信息化及开发利用[J].科技致富向导，2013（35）：43-43.

[3]卢燕妮.档案信息化管理的创新思路和方法[J].新材料新装饰，2014，（4）：132.