事业单位档案信息化建设存在的问题及对策研究

江响世

摘 要：事业单位各项工作在开展过程中会产生大量的信息资源，这些信息资源组成了事业单位的档案，具有极为重要的凭证价值以及参考价值。数字信息化社会的到来，不仅改变了事业单位档案管理的方式、内容，而且改变了档案管理的性质。为此，可以将事业单位作为研究对象，从理论层面阐述事业单位档案信息化建设中存在的不足之处，并结合现代档案管理学的相关理论知识和学说，探寻事业单位档案信息化建设的有效对策，进而更好地帮助事业单位档案管理人员挖掘档案资源深层次的价值，发挥档案资源的重大作用。

关键词：建设;信息化;档案;事业单位

1 事业单位档案信息化建设的意义

1.1 对接办公自动化，提升档案管理实效

近些年来，我国大部分事业单位都已经实现了办公自动化，即通过计算机、物联网以及互联网对各种文件资源进行处理。在这种背景下，事业单位所产生的各种形式的电子文件也随之增加，事业单位档案管理面临着新的要求和挑战。因此，有必要推动事业单位档案信息化建设，更好地对接办公自动化的基本要求，实现对电子文件高效率、高质量的管理，发挥信息资源在决策咨询、信息参考、履职凭证领域的作用。除此之外，推动事业单位档案信息化建设，将重要的纸质档案进行数字化处理，可以有效统筹电子文件与纸质文件的管理工作，减少档案管理成本，实现无纸化办公。

1.2 实现对档案资源的开发和利用

传统的纸质档案管理模式中，档案资源的价值并没有得到深层次的挖掘。这是因为档案管理人员在人力、物力、财力以及技术受限的情况下，很难高效率地对档案资源进行检索、开发和利用。与此相比，档案信息化建设则能够有效解决这一问题，实现对档案资源的开发和利用。一方面，档案管理人员通过相应的数字化信息工具，可以实现对档案内部各项数据的快速统计、分析，满足档案需求主体的档案需求。另一方面，档案管理人员通过相信的数字化信息工具，可以更好地实现对档案内部各项数据的检索，减轻检索压力，提升检索实效。

2 单位档案信息化建设存在的问题

2.1 档案信息化建设滞后，数字化信息技术的应用程度不高

总体而言，事业单位档案信息化建设的水平与国内大型档案馆以及域外专业机构之间的差距仍然较大，没有充分发挥出数字化信息技术应有的优势和功能。第一，档案管理系统开发不足，难以实现对档案资源的高效处理。一方面，部分事业单位档案管理系统尚未形成分块化管理，将所有的档案资源进行统筹管理，不利于后期档案编研、档案专题建设工作，影响了档案管理人员挖掘档案资源的价值。另一方面，部分事业单位档案管理系统的功能单一，无法实现格式之间的自由转化，仍然需要档案管理人员手工转化，不利于档案效率的提升。第二，上下级单位之间以及业务关联单位之间的档案信息资源共享程度不高，尚未充分发挥出云储存技术、大数据技术的优势，不利于档案成本的进一步缩减。

2.2 “重开发利用，轻安全管理”的问题仍然存在

部分事业单位单纯将数字化信息技术作为一项开发利用技术，忽视了互联网环境中档案资源所面临的安全威胁，最终影响了档案信息资源的真实性、完整性以及可靠性。尤其是人事档案、涉密档案、财会档案资源一旦发生损毁、泄露以及遗失问题，则可能影响事业单位其他工作的正常开展。一方面，部分事业单位尚未充分将现代化数字安全技术融入到档案信息化建设领域，只是通过杀毒软件以及防火墙来对档案资源进行安全管理。另一方面，部分事业单位数字档案的备份工作没有做好，一旦遭受木马、黑客的攻击，将会导致档案资源的全部破坏、损毁以及非法加密。

2.3 档案信息化建设人才匮乏

第一，档案管理人员虽然具有较强的档案专业素养以及档案管理经验，但对信息化建设缺乏具体的了解，不知道如何推动档案信息化建设的创新。部分事业单位的培训机制欠缺科学性，培训工作难以取得应有的成效，不利于单位档案信息化建设的升级。第二，部分事业单位培训工作缺乏可行性以及目标性，忽视从信息化建设的角度来档案管理人员进行培养，无法全方位提升檔案管理人员的实践应用能力。

3 事业单位档案信息化建设的有效对策

3.1 深入推进档案信息化建设，综合利用多项数字化信息技术

第一，事业单位要进一步优化档案管理系统的功能，向档案系统服务商提出相应的技术服务要求，改进档案管理系统。事业单位要实现对不同类型档案的分类化管理以及层次化管理，便于后期的档案编纂、档案专题编研、档案专题建设以及档案年纪编写工作，进一步挖掘档案资源的价值。第二，事业单位要深入推进档案共享工作，加快与上级单位之间在公文收录、文书资料、政策文件、法律法规等领域的资源共享，减少档案传递成本，提升档案利用效率和质量。除此之外，事业单位要结合本单位的职能以及业务性质，继续深化与业务关联单位之间的档案资源共享工作，实现互利共赢。

3.2 抓好档案安全建设，保证档案价值

档案资源具有极高的价值，需要事业单位加以保护。为此，事业单位必须要充分利用数字安全保密技术来对档案资源进行安全管理，确保档案资源的完整性、准确性以及真实性。第一，事业单位要充分发挥区块链技术、数字水印技术、数字访问权限技术、数字安全认证技术、数字加密技术的优势和特点，进一步搭建全方位的档案资源安全管理体系，确保档案资源的价值。第二，事业单位要做好后期的档案资源备份工作，关联本单位档案管理系统与云储存终端，加快与云储存服务商的合作，实现实时上传、实时备份的基本目标，避免档案资源被破坏。除此之外，事业单位要建立档案应急预案，切实应对潜在的风险，确保档案管理工作的正常开展。

3.3 抓好档案信息化建设人才的培养工作

第一，事业单位要完善培训机制，增强培训内容的科学性、可行性以及针对性，切实提升档案管理人员在信息化建设领域的经验，优化档案管理人知识结构。一方面，事业单位要做好事前调研工作，根据档案管理人员的实际状况制定相应的培训课程。另一方面，事业单位的各项培训要围绕“档案信息化建设”这一主题，切实发挥培训工作的优势，建设复合型人才队伍。第二，事业单位要进一步创新培训模式，充分应用案例教学、实践模拟、操作应用、理论讲解等工具，增强档案管理人员对于各种数字化信息技术的熟悉程度以及掌握程度，做到理论与实践相结合。

4 结束语

事业单位档案信息化建设实现了科学技术与档案应用的有机统一，体现了档案资源服务性、社会性、综合性、专业性以及应用性的特点。鉴于当前部分事业单位档案信息化建设滞后的问题，本文重点就事业单位档案信息化建设的路径予以探究。通过本研究可以发现，不同的数字化信息技术具有不同的优势和特点，其可以与档案管理的不同流程以及不同环节相融合。因此，档案管理人员仍然应当充分借鉴国内其他单位以及域外在档案信息化建设领域的模式，着手档案信息化建设的创新，提升档案资源的开发与利用水平。相信在档案管理人员的切实努力下，事业单位档案管理工作的价值逐渐显现，事业单位的各项工作也会迈向崭新的台阶。

参考文献

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