探讨如何做好工程总承包项目档案管理工作

陈柳伊

摘 要：建设工程项目的规模越来越大，工艺越来越复杂，随之而来的是工程项目的档案管理工作也面临更多的难题。面对新的形势和挑战，如何提高工程项目的档案管理工作对于建设工程企业是十分重要的工作内容。本文围绕工程总承包项目的档案管理议题进行了探讨，阐述了工程总承包项目档案管理的特点，分析了在建设工程企业的发展过程中，加强项目档案管理工作的重要性，最后论述了如何做好工程總承包项目的档案管理工作，提出了积极的策略和建议，供相关人士参考。

关键词：工程项目;总承包项目;档案;档案管理

1 引言

在企业的发展历程中，档案管理工作不可获取。档案管理是对企业发生的事件或项目所进行的信息和相关资料进行的一系列管理工作，它是企业过去历史事件的客观反映，是日后进行相关追溯的客观凭证。随着我国档案管理事业的发展，现阶段的档案管理也从客观记载和反应历史事件的单一片面化管理工作逐渐走向集档案资料的收集、整理、汇编、保存、开发、利用于一体的档案管理工作体系，逐步推动档案管理工作登上新的台阶。对于工程建设企业来说，项目的档案管理工作也需要与时俱进，尤其是工程总承包项目，必须以更科学高效的管理方式和管理策略来推动企业档案管理工作跟上企业发展的步伐。

2 工程总承包项目档案及其管理特点

工程总承包项目是在业主的合法委托下，按照法律合同规定的内容对工程、采购以及建设工作进行履约，对所承包的工程项目的质量、安全、经费以及项目进度进行全面负责。相对于一般的承包项目，工程总承包项目的内容更多，对于项目的档案管理来说，也意味着更多的管理环节、节点和内容。具体来说，工程总承包项目的档案管理包括项目中的所有环节涉及到的文档和相关资料。比如建设项目的调研立项、建设方案的设计、设备及物资的采购、现场施工环节、项目验收环节等等。在这些环节中，不仅包含有各种文字、图表形式的文件，同时还有各种声音、影响形式的资料，这些信息资料都属于工程总承包项目档案管理的范畴。

相对于普通的项目档案，工程总承包项目的档案管理具有以下特点：

一是工程总承包项目档案的数量更多。工程总承包项目中管理的类别和内容更多，尤其是一些大规模工程项目，工艺技术更加复杂，施工分项很多，因此，项目中的档案管理牵扯到的文件和资料等内容也更多，档案管理工作难度很大。

二是工程总承包项目档案的收集难度更大。由于工程总承包项目牵涉的各环节，各部门众多，管理内容和数量更多，因此，在档案收集及后续管理的过程中，不可控因素也更多，档案管理工作有时候需要面对多方面的不确定或不可控因素，这就使档案管理部门在有限的时间内对档案资料进行完整无缺的收集有更大的难度。

三是工程总承包项目档案管理的专业性要求更高。在工程总承包项目中，档案管理需要具备多个学科多个专业的知识储备，必须能够对工程项目中的专业性文件、信息等技术资料有基本的了解。而随着工程项目工艺技术的不断复杂化，档案管理部门及人员也需要具备更好地的相关知识储备，能够灵活地处理档案资料，甄别其中的异常。对于涉及到企业或行业的技术机密资料，由于这些资料具有十分重要的学术或实践性资源价值，专业人员应有更高的管理技能和管理素质，以保护好企业的重要技术资源。

3 工程总承包项目档案管理对企业发展的重要性

工程总承包项目档案管理对企业发展的重要性体现在三方面：

首先，项目档案管理可以使工程总承包项目管理体系更加规范。在工程建设企业的管理体系中，档案管理成为越来越重要的分支，通过完善和优化档案管理，企业能够及时对过去的经验进行总结，为后续的决策提供客观和有效的参考依据，使企业的管理体系更加完善，发挥出应有的效能。

其次，项目档案管理可以客观真实地反映和追溯工程建设项目。档案管理可以真实有效地对工程项目的全过程进行重要信息及相关资料的收集和记录，有效保存文证及物证，为后续各种法律纠纷提供客观证据，保障企业的合法权益不受到侵犯。

此外，项目档案管理还可以作为工程建设企业的重要技术性资源，为企业经营管理水平的提升提供强大的支撑。很多建设工程项目在后续的使用过程中或后续的再开发过程中不可避免地将涉及到建筑物初始的调研资料、建设工艺及施工细节，而这些资料正是建设项目档案的重要内容，可以为建筑物的后续运营维护和再次建设提供便利的条件。

4 做好工程总承包项目档案管理工作的有效策略

4.1 完善项目档案管理制度

档案管理不仅仅是档案部门的事，而是涉及到众多部门的事，涉及到很多参与合作单位，因此必须依靠一套完善有序的档案管理制度来规范各参与方及参与人员，提高总承包项目档案管理的质量和效率。对于具备了档案管理制度的建设企业，应重点从档案管理制度的完善方面入手进行强化。比如，为提高总承包项目档案管理的即时性，可在总承包工程项目初期成立专门的项目档案管理小组，对总承包项目进行及时跟进，对施工分项和各个环节的文件资料进行收集，整理，避免档案收集不及时，出现档案缺失或失真的情况，为文件资料的归档奠定前提基础。

4.2 加强项目档案管理执行力度

在总承包项目档案管理中，档案管理部门应加强工作的执行力度，尤其是工程施工检验批质量验收以及工程分项分部质量验收环节，这些环节往往在总承包项目中起着关键的作用，同时也是涉及到文件资料相对较多的环节，以这些环节入手来加强档案管理对于提升档案管理质量是十分重要的。为了加大档案管理执行力度，一方面应严格落实好档案移交责任制度，对于不及时移交给档案管理部门的人员依据制度条例进行警告或处罚;另一方面，档案管理部门应与施工部门及监理部门做好协同，及时对各个施工环节和各阶段的质量验收做好档案的收集和整理，避免出现档案收集与质量验收环节相脱节的现象，使档案收集工作滞后，影响到档案资料的真实性和完整性。

4.3 做好项目档案的开发和利用

总承包项目档案中含有大量的理论技术和实践技术信息，具有十分可靠和有效的参考价值，因此，档案管理部门应以新的管理理念来对待这些有效的信息资料。除了积极采用各种新技术、新设备来提高档案的自动化、信息化管理水平之外，档案管理部门应加强注重档案资源的开发和利用。对于一些不涉及到关键核心机密的档案资料，应该本着开放和共享的理念积极进行档案资源的利用，使这些专业技术资源达到更大程度的共享，提高资源的开发和利用效率，为企业和社会创造越来越多的价值。

5 结语

总承包项目档案管理贯穿于项目建设的全过程并在项目后续的长期运营过程中起着十分重要的作用。作为档案管理部门应不断适应新时代的要求，积极探索有效的管理模式和管理策略，如此，才能更好地为企业发展提供价值和服务。

参考文献

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