社会救助档案的管理探讨

摘 要：社会救助是一项最基础的社会保障，是社会的“稳定器”和“安全网”。社会救助的内容具有多样化，范围较为广泛，也涉及到很多的部门，都在为广大人民更多更好的服务，创造更好的生活环境。被救助人员的档案管理决定着社会救助是否能够起到该有的作用。本文就社会救助档案管理的现状，管理体制和原则以及社会救助档案管理的措施进行简要分析，希望可以帮助社会救助档案的管理工作顺利进行。

关键词：社会救助;档案管理;措施

1 社会救助档案管理工作的意义

社会救助档案是一项历史数据，是各类社会救助活动的全面记录。当救助单位想要了解这些信息资源时，这是非常重要的一部分，是救助单位管理工作的良好基础。同时，社会救助档案对社会救助信息库有着重大影响，是实施社会救助行动的保证，是救助单位未来社会救助行为可持续发展的有力保证，就有可能发生的社会救助争议而言，救助档案记录可以在重要时刻发挥其证明作用，有助于保护救助单位的权益，这不仅体现在保护经济方面，也有利于社会救助工作稳定持续健康的发展[1]。社会救助部门还应该建立信用体系，社会救助档案可以证明单位的诚信程度，从而可以树立救助单位良好的形象，同时，这些档案资料可以作为单位文化建设的素材，将救助单位的发展进程全面展示，这样不但可以得到政府部门的关注，也会增加工作人员的热情，并有助于推进社会救助工作的开展。

2 社会救助档案的现状

有效的社会救助档案管理是非常重要的，但是由于中国地域辽阔，人员分布广泛，很难实现统一管理，因此，社会救助的管理已经引发许多问题，各地的管理水平也长短不齐。但是随着社会救助工作的发展，根据相关案件统计，中国80%的救助部门已经开始建立档案管理，甚至一部分大型的救助单位已经建立了内部的管理标准。因此，就档案管理的现状来说，尽管在不同情况下还存在许多问题，但总体而言，中国的社会救助单位已经对救助档案管理工作有了深刻的认识并加以重视。

3 救助档案管理的体制和原则

3.1 救助档案管理体制

社会救助档案是一项专业的档案，在促进民政领域工作和发展中发挥着重要作用。而民政社会救助档案是基于国家档案部门的管理，并由民政部门指导。社会救助档案管理的体制有三点：第一是城市居委会和乡镇村民委员会要积极协助上级政府部门管理其下的社会救助档案。二是各个民政部门、救助站以及街道办事处应聘用档案专业管理人员来负责救助档案的整理，存档和管理工作。第三点是要促进档案管理部门和民政的合作工作，结合当地实际状况，建设符合本地区的档案管理标准和制度，为下级部门管理社会救助档案提供帮助。

3.2 救助档案管理原则

社会救助的内容非常多，因此档案管理工作必须基于一定的原则，只有标准统一，管理工作才会变得高效便捷。

1）依法管理。社会救助档案是属于专业档案，在进行档案管理的过程中，要依据相关法律进行管理，这就需要民政部门和国家档案管理部门共同努力，积极进行调查研究，制定出切实可行的管理法规，真正实现社会救助档案管理有法可依，完善社会救助档案管理体制。

2）分级管理。在社会救助档案管理过程中，需要坚持分级管理的原则，国家、地域、地方各级部门之间相互划分档案管理职责，各级之间相互配合，上级指导，使社会救助档案的管理合理有序进行。要真正做到在社会救助档案管理中，各司其职保证档案管理进程的持续安全有效。

3）分类管理。首先是较简单的救助档案，例如临时救助，特困救助、救灾等类型，这些部分都是经过批准后直接给予救助金，因此是非常简便的。另外一种类型是比较繁琐的，特困人群最低生活保障的救助工作，因为这些接受最低生活保障救助的人群是在不断变化，因此这一过程是一个繁重且不断变化的过程，在记录档案时就会非常麻烦，也要特别仔细，认真的记录以防止出现漏洞。最后一个类型是社会上的流浪人员、乞讨者的社会救助，这些人员的流动性非常大，也无法准确确认其身份，对于他们的救助依照我国的相应规定政策，这一类人群的救助可以不必进行档案记录，所以相应的档案管理制度和原则可以对其不成立[2]。

4 社会救助档案管理的有效措施

4.1 完善档案管理制度，规范档案管理

规章制度是档案管理的基础，可以使得管理工作很系统的完成。因此，建立合理有效的管理系统是很有必要的，包括信息采集制度、存档制度、保存制度以及查阅制度等一系列的规章制度，建立一个全方位的管理体系。明确社会救助档案管理的工作内容和职责，明确处理标准并阐明程序。在系统形成的基础上，考虑制度的实施程度更为重要，根据标准的规章规定，定期检查档案管理制度在各个社区、乡镇的执行情况，并要求所有社区，乡镇都按照系统规则收集和管理档案资料，确保社会救助档案可以客观、准确的反应真实情況，更好的推进社会救助档案管理工作向标准化、规范化进行。

4.2 资料定期更新，细致管理

慈善救助、低保户通常以家庭为单位，实施一个家庭一个存档模式，五保、优抚对象、医疗救助普遍采取以人为单位，实行一人一个存档模式。提交档案信息时，确保保单提交的申请表、批准表、个人证件、收入证明以及申请所需要的其他材料等全面、真实有效，按照规范要求粘贴整齐。在存档时必须完整的装订成册，使用规定的文件盒并执行编号管理。定期组织更新社会救助档案，更新不必要的和过时的信息，更新家庭地址，收入情况，联系方式，家庭成员和其他相关的社会救助所需要的信息，并及时准确地了解每个人的真实生活情况。根据户主的实际情况，将其分为三类管理，以绿色为代表的管理为一类，一年进行一次家庭调查，真正了解家庭情况，根据真实状况进行调整。第二类用黄色标记，每六个月进行一次家庭调查，按照规定完成动态调查表，根据实际情况适当调整救助。第三类则用红色标记，根据家庭情况包括家庭成员的身体状况，子女上学、家庭成员就业情况等采取动态监测，通过救助对象每月的增加和减少情况调整档案资料，以确保保存信息与实际信息保持一致，从而使社会救助档案管理过程更加标准，真实，有序的进行。

4.3 档案管理工作要多元化发展

社会救助档案管理工作的开展要求多方面的合作，根据相关的法律法规和技术标准，对档案进行更科学的管理。在救助档案管理过程中，档案部门应提供更大的宏观的技术指导，并进行不断的技术创新，探寻档案管理的新模式，并充分利用信息技术来管理应用，例如可以创建一个独立的网站只运行社会救助档案相关的搜索和资料，并在网站上面设置专栏以供实时更新内容，也可以在网站上传播社会救助的知识，或者普及社会救助的档案知识，这样社会救助档案不仅可以保存，而且又向普通民众提供相关知识。而且还可以编写工作手册，并为每个救助单位编写管理守则。另外，有必要提高有关从业人员的专业水平和专业素养，并通过定期培训使他们具有适当的专业知识。

5 结束语

新时代的关键任务是完善和落实社会救助档案管理系统，规范救助档案管理，加强档案信息建设，提高社会救助档案现代化管理，要做到实时更新定期追踪，保障每一位有需要的公民都能得到应有的救助，促使社会救助档案管理工作的顺利进行及持续发展。

参考文献

[1]韩兆妍.探析社会救助档案的管理[J].传媒论坛，2019，2（07）：163+165.

[2]刘欢.新时期社会救助档案管理初探[J].内江科技，2017，38（08）：17-18.

作者简介

许丽（1978-），女，汉族，副研究馆员，大学本科，研究方向：社会救助档案管理。