职业院校图书馆档案资料收集与利用

杨玲

摘 要：随着社会信息化的发展，职业院校图书馆档案资料信息化管理也成为图书馆管理中一个重要的部分，档案资料中真实详细的记载了该图书馆的各个阶段历史，在图书馆管理中起到非常重要的作用。本文主要通过职业院校图书馆档案资料管理的现状、图书馆档案资料的收集和有效利用几个方面来分析和论述。

关键词：职业院校;图书馆;档案资料;收集和利用

职业院校图书馆档案管理是一个看似简单，但是工作起来确非常复杂的一个工种，它是职业院校图书馆管理工作中一个重要的部分，在图书馆建设中起到重要的作用。需要详细的对于图书馆资料进行收集、整理、编码、保管，其中的收集工作又是整个环节重点。

1 目前职业院校档案管理的现状分析

目前职业院校整体对于图书馆档案资料的管理意识非常淡薄，没有把图书馆档案管理工作做为图书馆的重点工作，从院校领导到图书馆管理人员整体的缺乏档案资料管理的意识，总是觉得图书馆档案管理工作不影响整个院校的大局，对于整个院校没有太大的经济和社会效益。都觉得图书馆目的是给院校学生开放学习，满足学生正常的交流，只要服务好学生都可以了;职业院校图书馆档案资料管理不到位，没有建立科学有效的管理制度，整个图书馆没有更好的创新，科研工作做的特别少，目前好多图书馆还是以纸质的档案比较多，其他的媒介比较，信息化管理使用比较滞后。因为没有在档案管理中形成明文章程，致使好多档案借出后没有及时归档，造成档案的损坏或者丢失，给图书馆造成一定的损失;现阶段高职院校的工作人员好多都是临时保管人员，很少有高学历的档案管理人才，他们对于档案资料的管理知识欠缺，没有足够的档案管理经验，大多都是处理图书馆档案的日常借阅、归档、保管等日常共工作，没有办法满足当今社会对于图书馆建设的信息化方面的需求。

根据以上分析，要提高图书馆档案管理工作的重视度，建立科学有效的档案管理方案，招纳先进的档案管理人才，做好档案资料的收集和利用工作。

2 职业院校图书馆档案资料的收集工作

职业院校图书馆档案资料收集工作比较多，收集的范围比较广，大致可以分为以下几个类别。图书馆相关的规章制度、档案的借阅制定等;图书馆工作的计划和总结、工作报告、日常会议内容纪要以及各项工作的相关领导签批的文件内容等;图书馆内的书籍的分类，图书的目录等的相关统计文件;图书馆各种财务报账类凭据、采购情况的登记表以及日常图书的借阅登记表等;.图书馆内有关学术交流的材料、各种交流总结、发表的论文、期刊;.图书馆工作人员的档案、招聘材料，以及还有一些日常有价值的照片和视频等。

图书馆档案管理人员要提高档案资料的管理意识，建立科学有效的档案管理制定，及时做好档案的收集工作;提高档案管理人员的档案管理能力，建立岗位责任制，做好档案资料收集工作的监督和落实;档案资料的管理过程中要采用信息化的管理，减少纸质档案使用，可以采用云技术手段，还可以借助电子设备进行资料的查看和借阅。采用多种渠道开展图书馆档案的收集和整理工作。建议可以按照文件的类别来先进行有效的分类，可以给档案分成几个大类，然后进行编码，档案的管理中要采用统一的编码，编码上可以借鉴图书管理中的编码方法，立好卷宗，最后是建立好档案资料的借阅制度，做好重要的文件和资料归档保管的工作。

3 职业院校图书馆档案资料的有效利用

3.1 开展多种形式的档案资料信息咨询服务

职业院校图书馆档案管理人员可以科学的实施档案信息的咨询服务，在档案保密原则许可的情况下，职业院校学生可以随时联系查询需要的档案资料，服务开展的前提需要对于档案信息类别、编码等整理好，便于读者方便查找和查看。

3.2 图书馆档案资料的信息化管理

现阶段图书馆的档案资料管理要尽量采用科學信息化的手段来管理，图书馆要建立好网站，网站上要实时有效更新图书信息的资源，及时丰富网站上内容，不断的增加网站内容的信息量，网站首页更新好最新的开放图书公告等，便于职业院校学生能更好的上网浏览、查询、借阅档案资料的工作。

3.3 图书馆档案资料整理编研

职业院校图书馆的档案资料的数量都是比较大的，内容也是分散的，需要档案资料的管理人员做好信息资料的分类、整编、以及位置的归类等工作。

3.4 定期举办各种档案信息资源的宣传活动

图书馆档案管理部门可以定期的开展评选活动，比如开展最佳读者的评比活动，看下谁是本期最佳读者，并作出信息量的公布活动。也可以给图书馆内一部分重要的资料进行开放和借阅活动，公布借阅的日期和周期。可以借助图书馆内积累的档案信息资料，向读者开展阅读指导的工作。图书馆内的档案信息资源对于图书馆的发展和建设有着重要的作用，需要进行科学有效的利用。

4 结束语

综上所述，做好图书馆档案资料的管理工作在整个图书馆建设中起到重要的作用，职业院校图书馆需要改变原有观念，不断创新工作方法，科学有效的做好档案资源的收集工作，并有效利用信息资源做好图书馆的发展工作。

参考文献

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