企业档案信息化建设存在问题与优化策略研究

张晓琴

摘 要：随着时代的发展，我国综合实力与社会经济水平的不断提高，在一定程度上带动着我国大量企业的快速发展，由此产生了大量的数据信息，经过规范的收集整合就成为了企业的档案，这些数据详细记录着企业在日常生产运营时的各种活动，以及企业自身的发展过程。而当前时期，由于全球化与信息化的进程日益加快，企业档案管理也需要顺应时代的潮流，进行信息化建设。下面主要就我国企业档案信息化建设过程中存在的问题与相应的优化解决策略进行分析研究，以促进相关企业的健康发展，进而推动我国综合实力与社会经济水平的进一步发展。

关键词：企业档案;信息化建设;优化策略

一、企业档案信息化建设的概念

通常情况下，企业档案的信息化主要是指根据我国部分有关部门为此所颁布的法规政策，对企业内部的档案通过现代计算机技术进行收集、整合管理、储存、进而合理利用，并以此来为社会群众进行服务。经过研究发现，企业档案信息化建设的内容可以划分为以下几方面，分别是：通过部分电子储存设备来将企业内部的档案信息进行数字化储存;结合企业档案网络服务与传统的档案服务工作，为相关的企业建立数字化的档案管理系统;通过部分辦公自动化的软件来对企业档案中的电子文件进行管理;运用现代计算机技术来对企业工作人员提供他们所需要的档案信息。

二、企业档案信息化建设的意义

（一）强化相关企业在管理方面的效益

为了强化企业的经济效益，并促进相关企业的快速发展，就需要企业的工作人员在日常的工作过程中加强企业档案的信息化建设，而企业在档案信息化建设的过程中，相关企业需要加强对自身档案管理信息数据的处理能力，进而促进企业管理效率的提高，并降低企业档案信息化管理时的成本投入。

（二）加强企业日常工作流程的完善

随着我国科技水平的不断提高，计算机网络技术应用的加强，极大地促进了企业在日常生产运行时工作流程的完善，大大增加了企业各个环节之间交流沟通的便利性，促使企业的实际操作人员能够更加及时、便利的了解企业管理人员的需求;同时企业的管理人员能够更加便利的对企业的生产活动进行监管，降低了企业监管的成本投入，进而促进了企业的健康发展。

（三）强化相关企业在行业内市场竞争力的提高

为了促进企业档案管理的信息化建设，相关的工作人员还需要利用企业内部的网络，将传统的工作模式进行转变，并以此来实现企业档案管理信息化建设的标准性与交互性。此外，相关的管理人员还可以将企业的部分档案进行公开共享，以此来强化企业资源的优化配置，进而降低企业日常运营过程中风险问题出现的概率，促进企业在相关行业内市场竞争力的提高。

三、企业档案信息化建设的现状

（一）企业档案管理人员缺乏足够的管理意识

当前时期，部分企业在进行档案管理的工作时，缺乏相应的工作意识，导致在实际的管理过程中，出现了推诿现象;同时，部分企业在进行一定的改革之后，部分管理人员认为有关政府部门无法充分的对企业进行管理与监督，进而影响企业档案管理人员工作意识的提高。

（二）相关的工作人员自身专业知识掌握不足

企业在进行档案管理工作时，部分工作人员缺乏足够的专业知识，无法充分严格的根据有关规范、标准进行实际的工作，同时无法有效的利用有关制度规定来对实际操作进行制约，导致企业档案管理工作难以满足我国企业健康稳定发展的需求，进而阻碍了企业的进一步发展。

（三）企业的管理层缺乏对档案管理的重视

当前时期，由于我国综合实力与经济的快速发展，导致企业档案工作难以更加高效的进行;同时，由于部分施工人员缺乏健全完善的施工标准，因此，在较大程度上使企业内部管理人员在日常生产过程中对有关内容重视度的缺乏，进而导致企业的健康发展受到较大的影响。

（四）企业档案管理方面缺乏先进性的介质

为了管理企业的档案，大量企业先后建立了专业的档案室，不过部分小型企业自身的档案室缺乏专业的存储设备对档案数据进行存储，例如磁介质的存储设备;此外，由于当前时期的企业档案信息在进行存储时，过于依赖于存储的设备，这些因素在一定程度上加剧了企业档案管理工作的难度。

（五）企业缺乏健全完善的档案管理渠道

部分中小型企业在进行档案管理时，大多采用局域网技术，通过数据资料库来对企业档案的电子文件进行存储，以此来满足企业员工了解企业档案的需要。不过，当前时期，由于企业在档案管理方面的渠道缺乏，同时企业档案管理工作缺乏健全完善的管理方式，导致企业档案无法妥善完整的进行储存，同时也无法有效便利的进行查找，大大影响相关企业的健康发展。

四、加强企业档案信息化建设的策略措施

（一）加强档案管理设备设施的优化

众所周知，想要高效的进行某一项工作，就需要在进行实际操作之前，将相关的设备设施进行优化改进，以此来提高实际工作的水平与效率。而在企业进行档案管理的过程中，就需要通过以下几种方式来加强资料存储设备的优化，确保档案信息的存储质量，分别是：充分的结合企业自身的实际情况，为企业档案管理工作进行详细的划分，进而促进企业档案资料信息的存储质量。相关企业需要加强对相关资金成本的投入，以此来对企业档案信息存储设备优化的过程进行资金支持。

（二）改进创新相关的工作方式与管理理念

为了强化企业档案的管理工作，相关企业的管理人员需要加强工作过程中所运用的方式与管理理念进行改进创新。其中，工作方法主要可以通过下面两种方法进行改进，分别是：充分的结合现代多媒体技术，以加强企业档案管理的信息化建设。改进创新企业档案信息化建设的措施，以提高企业档案管理工作的效率。而管理理念则需要企业员工与管理人员携手，加强对企业自身档案信息化管理的重视，同时加强对相关内容的宣传，以此来强化提高企业档案管理工作的水平与效率。

（三）健全完善相关的管理制度

为了提高企业档案管理工作的质量，企业内部的管理人员还可以通过强化档案管理制度的完善，以此来提高档案信息化管理的质量。同时，相关企业还可以充分结合企业自身的实际情况，进而加强企业档案信息化管理制度的健全完善。

（四）加强档案管理数据库的设计

加强企业档案管理的信息化建设，相关的工作人员还需要通过以下方式来加强企业档案数据库的设计建设，确保档案数据库具有较大的完整性。明确设计任务的目标;合理选择数据收集与运用的方法;为数据库建立特定的数据结构与图表;为各个环节建立逻辑连接;明确档案管理工作的任务流程与规则;创建合适的视图，并选择合适的图表等为数据库进行定义;对数据库的质量与完整性进行审核，进而提高相关企业数据库设计的安全性。

（五）强化培养档案管理工作人员专业素质

众所周知，员工是任何企业单位运转过程的基础与前提，因此，为了加强企业档案管理信息化建设的质量，就需要相關企业加强对工作人员有关内容与专业素质的培训，以此来强化工作人员自身的政治素养、文化素质以及专业素质，进而促进企业档案管理信息化建设水平的提高。

（六）加强宣传企业档案的信息化建设

为了强化企业档案管理信息化建设，相关企业的管理人员还需要加强相关内容的宣传工作，以此来将相关企业档案管理信息化建设的结果与部分效益进行宣传。而当前时期，人们对于企业信息化建设缺乏相应的了解，相关企业也对其缺乏相应的重视，这就需要企业的管理人员与相关工作人员加强对相关内容的宣传工作，以此来加强人们对其的了解，并强化企业管理人员对其的重视，进而促进我国企业档案管理信息化建设的发展。

五、总结

综上所述，随着时代的发展，我国综合实力与社会经济水平的不断提高，在一定程度上带动着我国大量企业的快速发展。不过，在企业快速发展的过程中出现了较多的问题，在很大程度上影响着相关企业的稳定发展，因此，为了解决这些问题，就需要相关的企业与员工选择科学合理的方式，同时根据相关的规定制度进行，以此来强化企业档案管理信息化建设的水平与效率，进而推动我国综合实力与社会经济水平的进一步提高。

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