财务共享模式下SD企业费用报销流程问题分析

2019-10-30文/刘婕

上海商业 2019年10期

文 /刘婕

一、引言

财务共享服务依托信息技术进行处理，以此作为基础，站在市场的角度为内外部客户提供专业化服务，并以优化组织结构、降低运营成本、提升团队效率、创造价值为目的的分散式管理模式。费用报销是公司资金流动过程中重要的一环，对费用报销流程的改进，可以帮助企业提高工作效率，促进费用报销的准确性与可靠性的提升，有效地控制财务流程。财务共享服务模式下的费用报销可以有效的降低企业在财务管理过程中可能出现的风险，进一步加强企业的费用管控力度，加快报销速度，为财务管理人员整合信息、进行分析决策并为企业主营业务的发展奠定良好的基础，提升企业的核心竞争力。

二、SD企业费用报销流程现状及存在的问题

（一）SD企业费用报销流程现状

SD企业在三个省份内拥有十几个矿井，生产煤炭几亿吨，拥有大量的研究人员进行采煤技术的创新，并且拥有许多服务管理型人员从事不同的生产经营运营活动，那么费用报销的过程是否便捷与员工的工作积极性和创新性有着直接的关系。

SD企业作为分公司，由于总公司为了对分公司进行预算与费用的控制，提出了相关规定，员工业务费用报销单在800元以上的，需要总公司来进行对其报销，而对于员工业务费用报销单在800元以下的，则需要通过分公司自行进行报销。

当SD分公司员工的费用报销金额为800元以上时，需要通过分支机构的各个部门经理对其实施审批，接着交由分支机构的财务经理进行审核工作，之后要上交给总公司的财务部门经理进行审批，最后告知分公司的财务部出纳人员支付报销款项。在当SD分公司员工的费用报销金额为800元以下时，通过分公司各部门经理进行审批，再交由分公司的财务部职员审核以后，由分公司财务部门的做账员工对费用报销人填制的报销单内容进行核对，若存在增值税专用发票，需要对发票进行验证，如果不存在问题，则可以支付相关报销金额并编制凭证。

（二）SD企业费用报销流程存在的问题

1.费用报销的审批环节繁杂，效率低下

对于费用报销金额需要按照一定的额度来进行报销，而且对于SD企业的员工在报销过程中要通过该公司的各部门经理、该公司的财务部门、总公司的财务部门以及总公司的总经理四个环节进行审批，但如果遇到相关领导人员不在岗位，那么就需要延迟报销的时间，环节越多就越影响工作效率，影响财务报表的准确性。在审批过程中，通过纸质资料进行传递，会出现大量业务量的不断增加，使得报销单据不断累加，从而导致相关管理人员的精力被占用，效率低下，那么员工的费用报销过程会更加冗长，影响员工的工作积极性。

2.跨地区进行报销，成本增加

由于SD分公司有十几个矿井，并且分布三个省份，工作繁琐，而且该公司的员工费用需要报销时，要在超过一定的金额通过总公司的审批才能够执行，不同的地区运用邮寄的方式传送到总公司，待费用报销单审批通过以后再接着邮寄给分公司。在邮寄过程中会花费大量的时间，并且会产生费用报销的邮寄费用，增加了该公司的成本。

3.报销进程无法实时跟踪反馈

不同性别、不同年龄组的患者依从性分布差异无统计学意义(P>0.05)。病程较长者、文化程度较低者以及用药种类大于两种者依从性不佳的比例较高,差异有统计学意义(P<0.05)。

在费用报销过程中，只有在OA系统中填制报销单的申请环节中才会有相关的记录，但是在提交单据等相关资料之后便需要员工等待一段时间，在此过程中找不到有关报销过程的信息，也无法了解到实时的进展情况。费用报销在审批工作过程中缺少实时跟踪反馈信息以及有效的沟通机制，工作效率低下。

4.存在报销不合理现象，缺乏统一管理

总公司对分公司及不同分支机构的报销过程缺乏系统有效的管理，在费用报销的具体运行过程中会出现不规范现象，管理人员无法正确地按照公司的报销机制去规范自身的工作，当费用报销需要审批的数量增加，管理人员由于不认真审批会出现数据、日期错误或发票真伪有失辨别等问题。有时候也会存在实际费用报销与费用报销业务申请同时进行的情况，也有时候员工会将生活中的一些消费假借业务的名义来进行报销。公司无法有效地对不规范现象进行统一地管理，会使得公司费用报销管理的难度不断增加，进而影响公司的财务管理模式。

三、基于财务共享模式下SD企业费用报销流程的改进对策

（一）财务共享模式下费用报销流程的建立基础

1.建立统一的财务共享费用报销系统

SD公司目前使用的OA系统运用范围很广而且比较有局限性，需要运用统一的财务共享费用报销系统，使得SD分公司与旗下的十几个矿井和总公司可以相互传送信息，更加便捷有效率地进行费用的报销。

2.影像管理系统

在财务共享模式下，会有单独的财务共享服务中心，财务人员会集中于一起工作，但是原始凭证保存困难、比较零散，在不同地区的分支机构处理财务业务时会产生不统一、不规范、不及时的行为方式，为了避免一系列的问题，就可以运用影像管理系统来实现。

相关人员通过影像管理系统传送票据影像，财务共享服务中心接收到票据的电子影像对其完成审核，则之后进行财务报表的记录。

费用报销流程是属于公司日常普遍的业务活动，比较繁杂，重复率较高，对于报销的时效性要求较高，而且公司人员多，分支机构较多，以前的报销方式无法适应工作业务量的不断增加，审批经常存在滞后的现象，因此，企业需要建立财务共享服务中心费用报销系统，提高工作效率与员工的满意度。基于财务共享模式下费用报销流程的具体过程如下：

（1）费用报销业务产生

员工需要费用报销时，报销人员在报销系统中填写报销单，填写后由于预算管理系统与报销系统相连接，看是否个人的报销金额超过了预算报销范围，如果超过则报销单填写无法完成。在报销人员填写报销单完成后，经过各分支机构财务部门初次审核，检查其单据上面的信息是否完整，审核通过之后，系统会在单据上面自动生成条形码或者二维码，最后将报销单打印与原始票据粘贴好进行传送。

（2）票据扫描

通过扫描专员根据业务对原始单据进行收集，运用影像扫描系统进行扫描，系统通过报销单据的二维码或条形码进行自动分类，转成电子影像资料上传至财务共享服务中心的费用报销部门，相关领导对报销单进行审批，由于审批程序同时联动全面预算管理系统，以此来检查票据是否真实准确。

（3）数据核算处理

已经传送到财务共享服务中心的原始票据和费用报销单据，将由FSSC的费用报销岗位人员进行审核，核实所审批的单据内容，检查票据是否符合规定，根据单据的内容分类，对员工的任务进行分派。如果单据未审核通过，则需要回到上一流程进行修改或者与上级进行沟通，如果审核已经通过，则开始下一流程的复核岗人员进行财务的复核，如果无法通过该步骤则要修改上一流程。

（4）费用支付及账务处理

通过了财务质量复核的费用报销业务，下一环节则需要财务共享服务中心的资金结算岗进行资金的付款流程，运用资金支付系统，建立银企直联系统，将审批完成的票据与网银支付系统相关联，即可自动完成费用支付，保留财务信息。经过一系列的业务审批及财务审核，与相关软件相连接，则自动生成凭证。

（5）票据信息档案管理

财务共享服务中心的档案岗位人员将已通过审核的材料做归档工作，通过相关管理人员对资料的扫描，保存于电子归档数据库中，可以用于日常的查询工作。