高职院校档案信息化建设的现状与对策分析

李清良

摘 要：高职院校档案管理工作十分关键，直接影响着其发展方向与建设水平，因此应引入信息化技术，以获得预期的建设管理效果，势在必行。目前，部分高职院校并未充分重视档案管理，方式也不合理，管理期间存在诸多亟待解决的问题。本文基于种种问题，指出了应在高职院校档案管理工作中引入信息技术，切实提高档案的利用率，促进档案管理工作的顺利发展。

关键词：高职院校;档案信息化;建设现状;对策

一、高职院校档案信息化的重要性

首先，高职院校的档案较为繁杂，需要实现信息化处理。各届学生的学籍档案、教职工档案、教学档案、基建档案、财务档案以及学校历史档案等均属于高职院校的档案管理范畴，而且每种类型的档案都有特别庞大的信息数量，这便增大了档案收集与整理的工作难度。尤其在进行档案落户或交接时，很容易出现时间拖延以及工作重复等问题。但通过引入信息化技术可以实现档案的电子化管理，在网上利用专门的软件整理资料，提高了工作效率。

其次，档案管理流程较为复杂，引入信息化技术可以简化管理环节。纸质版档案资料每一管理环节均需要安排专人负责管理，消耗大量的人力与物力资源。且环节的增多还会增大档案信息泄露的风险。而引入信息化技术加快了档案的传输效率，在减少工作量的基础上，也保证了信息的安全性与完整性。

最后，档案保存时间维度需要实现信息化管理，纸质档案很容易被替换与丢失，无法保证保存期限。而引入信息化技术可以实现档案的无限期保存，且有效杜绝了档案作假问题。

二、高职院校档案信息化建设的现状

（一）基础设备无法满足信息化要求

一方面，当前多数高职院校在档案的信息化管理过程中依然采用打印机、存储器以及计算机等设备，只能对档案进行编排与保存，功能较少。另一方面，部分高职院校虽然引进了先进的设备，实现了数字化管理，但只是内部系统，并未与外校进行互联，以致没有充分运用档案服务功能，在降低了信息共享程度的同时，也降低了使用效率。同时，档案管理的信息化虽然减轻了档案管理者的负担，但也埋下了诸多不安全隐患，网络漏洞不断增多，加之很多高校并未安装专业的软件系统，一定程度上不能全面开发利用档案信息资源[1]。

（二）档案信息化建设落后于纸质资源建设

当前高职院校并未充分利用档案数据库系统，档案管理者没有完成数据资源的整合与分析工作，以致数字信息资源比较缺乏。同时，部分档案管理人员在录入相关数据时并未进行严格审查，不能保证档案资源的正确性与有效性。且并未及时完善修改已经发生变化的档案数据，没有建立专门的网站系统。虽然部分院校也建立了相应的网站，但仅限于制作网页，只可以进行简单地查询，无法与校外网络进行连接，资源更新速度较慢。

（三）档案信息化人才建设与实际需求不匹配

随着档案信息化管理的深入推行，对专业人才的需求量变得越来越高，专业人才不但需要掌握更多的管理知识，还需要熟悉各种档案管理的流程与方法，熟悉计算机与信息化技术。但当前多数档案管理人员并不兼具信息化处理技术与档案管理技能，甚至存在专业不对口问题，档案管理工作中严重缺乏既熟知信息化技术又懂管理知识的专业技术人才。

（四）缺乏档案信息安全预防对策

档案信息管理的关键在于保证信息存储与使用的安全性，档案管理的主要方法是收集整理电子文档，档案管理工作中必须使用服务器、扫描机以及计算机等设备。但当前高职院校并未针对档案管理工作建立有效的安全防火墙，网络信息安全工作并不到位。当出现安全故障问题时，没有后备技术预案，很难找回丢失的数据，降低了档案管理的实效性。

三、推动高职院校档案管理信息化的对策

（一）将档案信息化建设纳入智慧校园规划建设范围

高职院校档案信息化建设期间，管理人员应直接将档案的信息化建设纳入智慧校园规划范畴中，實现数字化规模，并争取更多的资源支持。期间还应做好档案信息化建设的合理规划，与相关部门做好沟通工作，促使数字化建设与档案信息化建设的同步进行。在建设档案信息化项目的过程中获得更多的专项资金支持，加快档案信息化建设的速度。

（二）强化基础设备设施的信息化建设

首先，应做好相关硬件设备的完善工作，硬件设备属于档案信息化建设的关键因素，也是重要前提，主要包括服务器、防火墙、交换器等设备，高职院校应及时更新，投入更多的资金，以促进档案信息化工作的正常开展。

其次，应做好相关软件设施的完善工作，高职院校应采购更多信息化水平较高的软件系统，比如防火墙系统、信息管理系统等。同时，还应提升档案信息的处理效率，及时升级相应的系统软件。

最后，高职院校应实现档案信息管理的网络化，在扩大资源管理范围的基础上，建立系统的档案管理网络系统。除此之外，相关部门还应共享档案资源，构建合理的资源共享平台，以切实提高档案的利用率，充分发挥档案的实际作用。

（三）建立高水平的信息化管理人才队伍

首先，高职院校应引进更多高水平兼具信息处理能力与档案管理经验的综合性人才，根据档案信息化需求设置招聘条件，引进信息处理速度快且敏感性高的综合性人人才，提高档案管理的实践操作能力，建立高素质水平的档案信息化人才队伍。

其次，高职院校应加大对档案管理技术人员的培训效果，制定专业化的操作培训项目，促使管理人员满足时代的发展特点，在掌握更多新技能的前提下，充分开发更多的档案资源，使其更适应社会的发展速度。最后，应建立完善可行的绩效考核机制，将其与员工的薪资进行挂钩，集中提高档案管理的信息化水准。在档案管理期间，相关领导人员应强化技术人员的考核与评估工作，量化其工作行为，制定完善的参考标准，以此确定员工的晋升与职称情况。

（四）建立完善的档案信息资源库

档案信息资源库的信息化建设可以推进高职院校档案管理工作的数字化进程，在改变以往档案管理查询模式的基础上，提高了档案管理效率，充分减轻了档案管理人员的工作压力。

首先，高职院校档案管理部门应收集更多的档案资源，并采集相关的电子文件数据，创新档案管理方法，在档案管理信息化系统中引入电子办公平台，促进档案管理的电子化与网络化。

其次，档案管理人员应增强自身的职责意识，为档案管理系统准确录入档案数据信息，及时做好相关的核对工作，并修改错误的数据资料。

再次，档案管理部门应建立可行合理的查询平台系统，精准设计档案目录，在提升档案管理查询效率的基础上，确保规范化管理。

最后，在档案管理期间应综合采用传统管理方法与信息技术手段，在建立纸质档案资料的期间有效存储电子档案信息，并存电子与纸质文档。除此之外，为了进一步保证档案资源库的丰富性，工作人员还应建立可行的管理制度，切实提高档案的库存率[2]。

（五）构建科学可行的档案信息管理系统

一方面，高职院校应做好档案信息化建设规章制度的完善工作，明确档案管理目标，在了解高校档案管理实际情况的基础上，建立可行的管理机制。同时，还应做好电子文件与信息传递方式的统一工作，提高信息交换效率，保证校园网与档案系统的有效衔接。档案资料的合理应用需要完善的法律保障，由此高职院校还应针对信息利用以及采集等工作建立完善的制度保障，有效保护档案信息。另一方面，高职院校应提高档案管理的安全性，增强管理人员的安全意识，在开发利用档案信息的过程中应具备档案信息安全、保密意识，通过建立合理的档案管控模式，保证档案信息的共享性。

四、结束语

在高职院校档案管理工作中应有效引入信息技术，实现数字化的校园建设模式。对此，高校应建立完善的档案信息管理队伍，针对当前高校档案的管理情况构建合适的信息化管理体系，通过完善档案信息资源库，充分发挥档案作用，提高高职院校的建设水平，促进档案管理工作的高速发展。

參考文献

[1] 符晓阳.浅议高等职业院校档案管理信息化建设[J].现代职业教育，2018（4）：250.

[2] 薛玲.浅谈高职院校档案管理中存在的问题与对策[J].中国多媒体与网络教学学报（中旬刊），2018（6）：40-41.