出版物作为档案保管的机理阐释

2019-10-23桑晟

档案管理 2019年5期

桑晟

摘要：档案和出版物是两种不同的事物，同属于文献范畴，具有文献的信息和载体要素，但各自具有不同的本質属性和社会功能。在档案实践中，特定环境下出版物可以作为档案保管。文章认为，出版物作为档案保管的机理，在于它相对于形成它的社会活动具有了档案的属性和结构，而且充分展现了档案的社会功能。进一步指出，判定一份文献是不是档案，往往不取决于这份文献自身，而取决于这份文献与形成它的社会活动和形成主体的关系。同一本出版物，相对于社会活动A，它不是档案;相对于社会活动B，它就是档案;相对于形成它的主体，也具有同样的性质。

关键词：档案;出版物;社会活动;档案形成主体

Abstract： Archives and publications are two different kinds of things. They belong to the category of literature and have the elements of document information and carrier， but they have different essential attributes and social functions. In the practice of archives， publications can be kept as archives under specific circumstances.The paper holds that， as the mechanism of archives preservation， publications have archival attributes and structures relative to the social activities that formed them， and fully demonstrate the social functions of archives. Furthermore， it is pointed out that the determination of whether a document is a file does not depend on the document itself， but on the relationship between the document and the social activities that form it and the subjects that form it. The same publication， relative to social activity A， is not a file; relative to social activity B， it is a file; relative to the subject that forms it， it has the same nature.

Keywords： Archives; Publication; Social Activities; Subject of Archives formation

出版物是以传播为目的的贮存知识信息并具有一定物质形态的出版产品，根据2016年最新修订的《出版物管理条例》，出版物包括报纸、期刊、图书、音像制品和电子出版物等。目前，学术界认为，出版物与档案有比较清晰的概念界定，它们具有不同的属性和功能，因此也形成了图书馆学、情报学和档案学相对独立的学科，各自保持着图书管理、情报管理和档案管理相对稳定和成熟的社会实践。但是，在档案管理实践中，图书、期刊、报纸甚至音像制品、电子产品在一定的条件下是可以作为档案保存的。早在1986年，中共中央宣传部和国家档案局联合颁发的《新闻单位宣传报道档案管理办法》第12条就规定，新闻单位的归档范围包括“本单位编辑出版的报纸和各种有关宣传报道业务的出版物”。之后，在1992年由新闻出版署和国家档案局又联合发布《出版社书稿档案管理办法》，其中第3章第5条中又做了进一步的强调。众所周知，在名人全宗中，著名人物的个人创作包括专著、刊载个人论文的期刊以及绘画作品、音乐作品等出版物也是名人全宗中最为重要的组成部分。也就是说，从理论上我们似乎厘清了出版物与档案的区别，但在实践中它们与档案往往又多有纠缠。以上纳入归档范围的出版物，最终都作为档案保存了，由一般文献质变为档案。

面对实践中的纠缠，分析其中的机理，不仅仅是档案学理论问题，对档案管理实践也具有一定的借鉴意义。

一般而言，一事物演化成为另一事物，是内因与外因作用的结果，内因和外因的相互作用，使其性质、功能和结构发生变化。在特定的条件下，出版物能够作为档案保管，就说明它已经具有了档案属性。这一过程是它性质、功能和结构异化的结果，褪去原本自己文献的本色，具有了特定的档案品质。

1 作为档案保存的出版物属性分析

图书、期刊、报纸等出版物与档案有着密切的联系，都是人类社会发展到一定阶段的产物，而且伴随着社会的发展而不断发展，并能够反过来促进社会进步;也都属于文献，都具有文献的共同特征。按照国家标准《情报与文献工作词汇基本术语》（GB/T4894-1985），将文献的定义表述为：“文献是记录知识的一切载体。”由此可见，文献是文件、档案和出版物的属概念。正因为如此，从学科分类上，图书馆学、情报学和档案学属于同一个学科群，图书馆和档案馆属性都属于文化事业单位。但是，图书之所以称之为图书，期刊之所以称之为期刊，档案之所以称之为档案，它们之间必然存在本质上的差异，其中最为关键的是性质不同。

任何事物都有多重属性，在事物的诸多属性中，有些属性是某类事物所特有的，决定该事物的本质，使其与其他事物区别开来，它是事物本质的规定性，我们称之为本质属性。

档案是由文件归档形成的，文件是伴随着人类社会活动直接形成的原始记录。一般而言，文件是和文件内容记载的社会活动同步而生成的，是社会活动的“伴生物”，在记录历史方面是最为直接的、最为原始的。

人类社会活动是活动的主体和客体相互作用的一个过程，活动主体通过文件进行构思设计、组织和实施。在此过程中，形成文件。社会活动一旦开展，文件就成为活动的纽带，从文件开始，以文件结束。活动结束后文件归档成为档案，档案也就成为社会活动最为原始的历史记录。也可以说，档案的原始记录性是从文件继承的属性，使之成为档案区别于出版物最为本质的属性。因此，档案学界主流观点一直认定档案的本质属性为原始记录性，至于知识属性、载体属性、信息交流属性都是非本质的。相对于档案，出版物形成的初衷就是以信息和知识的传播与贮存为目的，信息和知识的传播与贮存是出版物最为本质的性质，其他的属性都是次要的，非本质的。

有学者认为：“自从人类有了文字，人们便利用它来记录自认为值得记录的事情，所形成的记录难以用现在的图书和档案的概念加以区分，仅仅是文字记录而已。此时文字记录的属性，如果我们非要在图书和档案的概念之间做出选择的话，应该更具有档案的性质。因为档案最初形成的动因在于管理国家和留住记忆，而现在我们认识到的图书主要的功能是用于知识和信息的传递和交流。随着人类社会活动范围的不断扩大，文字记录的外延也向外扩展，这种量的积累达到一定的程度以后，必然产生以功能为标准对文字记录进行划分的思想，使档案和图书从文字记录中慢慢分离，而且逐渐被人们认识到各自具有某种特殊的功用。在最早的文字记录中演变成为图书的那一部分，应该说有相当长一段时间是档案与图书双重性质兼而有之的，它成为现在意义上的图书，必然要经过一段痛苦的磨难，才能摆脱政治上的需要，走上纯洁的单纯以传播知识为使命的道路。”[1]

依据以上分析，出版单位将自己出版发行的图书、期刊、报纸、音像制品和电子出版物作为档案保管，是因为这些出版物相对于它们的出版单位，不等同于读者手中的出版物，它们是出版单位自身形成的，既是出版单位的产品，也是出版活动的原始记录。以图书出版为例，出版社最为核心的社会职能和社会责任就是出版图书，其他的任何活动都围绕图书出版而开展。一本图书的出版流程非常繁杂，要经过选题、论证、立项、向行政主管单位报批、编辑、设计、打印、校对、印刷，最后出版和发行。如果把这个流程视为一个特定的社会活动，在此过程中，每一个程序都要形成文件，而每一份文件都与面世的图书相关联，形成一个有机的文件链。最终面世的图书，是伴随着出版活动而形成的，是与此次出版活动中形成的所有文件连在一起而不可分割的，它们构成一个有机整体。相对于整个出版活动而言，它不仅仅是一本图书，图书最重要的属性是它的知识性，但此时此刻的图书，相对于出版社，它不以在出版社内部传递图书承载的信息和知识为己任，已经失去了自身的精神，褪去了该有的品质，附加上了档案（文件）的性质，作为出版社的原始记录而存在，相对于出版活动，图书中记载的知识内容是无关紧要的。它记录的是出版活动的过程，并且相对于此次出版活动具有了凭证价值。因此，此时此刻的图书，无论相对于出版活动的主体（出版社），还是相对于出版活动的客体（出版活动自身）都具有了档案的属性和价值。

2 作为档案保存的出版物结构化特征分析

事物的结构是指事物自身各种要素之间的相互关联和相互作用的方式，包括构成事物要素的数量比例、排列次序和结合方式。对档案结构，最初中国人民大学的档案专业教材表述为“文件是档案的因素，档案是文件的组合”，之后，也有学者给出档案结构的数学模型。[2]以上对于档案结构的表述，其共同点在于，档案是由文件组合（整理）而形成的。如果说文件具有个体属性，那么档案是具有“系统”（不是“集合”，集合不具有结构特征）属性的。一个案卷如此，一个全宗也如此。个体的文件经过整理，建立起文件之间的有机联系（历史联系），归档保存成为档案。我们注意到，在出版单位作为档案保管的出版物，往往是与此次出版活动中形成的其他文件结合在一起作为档案保存的。如前所述，一本图书问世要经过选题、论证、立项、向行政主管单位报批、编辑、设计、打印、校对、印刷等诸多环节最后出版。在每一个环节都要形成与之相关的文件，这些文件与最后面世的图书形成一个有机的文件整体，记录此次出版活动的全过程。图书只是这个过程中的一个环节，它处于记录此次出版活动所形成的文件链条的末端，它记录的是出版活动的结果。当它作为档案保存的时候，它只是这个文件有机体的一个因子，它与此次出版活动的其他文件具有关联关系，具有结构特征。它与其他文件之间的结构关系是它作为档案保存的先决条件，没有这个先决条件，它仅仅是图书而已。

我们知道，即使在出版社内部，图书个体也很难说它是文件，更不是档案。在名人全宗中作为档案存在的名人作品也是如此，不是因为作品自身，而是因为在名人全宗中它与其他档案成分的结构关系才作为档案保存。名人全宗中的档案成分都属于一个人，共同记录和再现名人的人生轨迹。将作品从名人全宗中剥离出来，其作品就失去了档案的性质，仅仅是作品而已。作为档案保管的出版物与其他文件具有了这种结构关系，它才能作为档案保存。

综上所述，出版物之所以能够最终作为档案保存，可以说是在跟它“利益攸关”的其他文件伙伴的“拉扯”下，共同走向档案殿堂的。在走向档案殿堂的路上，它跟自己的伙伴 “称兄道弟”，已经忘却了自己知识传播与知识贮存的社会使命。所以，当我们说起图书转化为档案的时候，万万不可藐视它伙伴的存在，也不能抹杀伙伴的功劳。其实，图书在转化为档案保管的过程中，它是被动的，如一个被抱养的孩子，身体里流淌着图书的血液（图书的内容特征），是外在的东西（图书的形式特征）使它成为档案的儿女。

其实档案的这种结构特征是广泛存在的，而且很多的档案经典文献多有阐述。正如谢伦伯格《现代档案——原则与技术》前言所述：“档案的实质在于，它不仅记录了成就，而且记录了获得成就的过程。”[3]此处所谓的过程，就是由系列的文件共同完成的，單份的文件展现的只是历史的瞬间，档案才能还原历史的本相。詹金逊对档案也有一段精彩的描述，他说：“它经过自然的进程逐渐汇合在一起，达到最终的排列顺序，它是一种生长的结果;正像一棵树、一头动物一样，也是一种有机体。因此，它的各部分之间，也有着对它本身的意义不可或缺的结构、关节和自然联系。”[4]出版物作为档案保管如此，普通意义的档案也如此。

出版物作为档案保管，之所以不太容易被人理解，其中一个主要的原因就是：作为普通意义的档案，其中文件个体记载的内容具有相关性，而作为档案保管的出版物不具有这一特征。作为一般微观档案而言，其中的每份文件记载的内容都是围绕着一个特定的社会活动的。比如一次重要的会议形成的所有文件都与此次会议相关，每份文件的内容信息也都是针对此次会议的;一项重大科研项目形成的所有文件的内容信息也都是与该科研项目紧密相关的，从最早形成的申报书到最后的研究报告，都是对该项目研究的阶段性成果，文件与文件之间的内容信息具有一定的重合度。与之相反，作为档案保管的出版物记载的内容信息，往往与在出版过程中形成的其他文件是不相关联的，没有信息的重合度。一本文学图书讲述的可能是一个故事，一本科技类的图书描述的是一项科学发现或技术发明。书中的“故事”“科学发现或技术发明”在出版过程中形成的其他文件中是找不到的，它们的内容信息并不相关。

我们如何理解这种现象呢？其实出版物作为档案保存的时候，关注的已经不再是它的内容，而在于形式，如出版社名称、作者、编辑、封面设计、出版日期、书号、印刷册数等外在特征。当把出版物作为档案保存而记录出版活动过程的时候，是这些形式特征起到了决定性的作用而与图书的内容无关。进一步分析，在出版物的出版过程中，涉及的诸多主体中将图书作为档案保管的主体也仅仅是出版社、作者、编辑包括美编（封面设计），对于发行商、采购商和购买图书的读者而言，它也仅仅是出版物而已。

由此引发的另外几个值得关注的问题是：

甲：档案的结构关系有两种形式，一种是文件之间不但形式特征是相关的，内容也是相关的，大多数档案都如此。另一种是文件之间形式特征是相关的，但内容信息是不相关的，在出版单位作为档案保管的出版物属于此类。由此推论，作为档案而言，形式特征和内容特征是同等重要的，甚至形式特征高于内容特征，就像档案的历史真实性高于内容真实性一样。

乙：如果一本图书是某重大科研项目的最终成果，那么，这本图书连同科研项目中形成的其他文件构成该项目完整的科研档案。当这本图书在出版社出版，它连同出版过程中形成的其他文件最终作为档案在出版社保存。这里存在的问题是，在两个不同的地方，同样的一本图书的文件伙伴完全不同，在出版社的伙伴是那些出版过程文件，在科研项目中的伙伴是那些科研过程的文件，但最终都成为档案。同样是这本图书，在一般读者手中它没有文件伙伴，因此它是图书而不是档案。由此推论，作为档案保存的出版物，都有文件伙伴伴随，具有与其他文件之间的结构关系，虽然伙伴可以不同，但结构是必要的。可以说，结构特征是图书作为档案保存的必要条件，但文件伙伴的选择是历史主义原则下（记录历史和再现历史）的出版物主体的自主行为。相对于不同的主体，它具有不同的命运。

丙：形式特征和内容特征完全相同的（同一个版本）出版物，是否作为档案保管，也不取决于出版物本身，而在于它的主体与客体。与出版物相关联的主体包括出版社、作者、编辑、封面设计、印刷商、发行商、图书馆、读者等，客体是出版物的出版活动。出版物在出版单位、作者、编辑、封面设计人员那里是作为档案保存的，而在印刷商、发行商、图书馆和读者那里是不作为档案保存的。出版物相对于出版活动它是档案，相对于印刷活动它就不是档案;相对于作者、编辑和封面设计人员它是档案，相对于读者它就不是档案。由此可见，出版物是否作为档案保管，受其主体和客体制约。

这个结论在一般档案的管理中也是普遍适用的。比如普发文件，在发文单位是作为归档文件归档保存的，它具有档案准入证，但在收文机关大多不归档，不能最终转化为档案。这种现象可以不确切地称之为档案对形成主体和客体的依附性。由此也引发下面要讨论的问题。

3 作为档案保管的出版物的主体分析

作为档案保管的出版物的主体是指在该出版物出版发行过程中与之发生过关系的社会组织和个人。以图书为例，在出版发行的过程中与之发生关系的社会组织和个人包括出版社、图书出版的行政审批机关、作者、读者、编辑（包括美编）、封面设计人员、校对人员、印刷企业、发行商、采购商、图书馆或资料室。如前所述，当我们对这些主体进一步分析的时候，会发现不是所有的与之关联的社会组织和个人都把图书作为档案保管，其中只有出版社、作者、编辑、封面设计人员把它作为档案保管，其他不是。出版社把它与其他此次出版活动的文件作为本单位的原始记录保管，作者、编辑、封面设计人员将它视为自己的科研成果档案，展现自己的科研创作水平和业务能力，也是评聘业务职称的原始凭证。作者和编辑人员如果一直在成为名人的路上而最终没有成为名人，这本作为自己科研档案保管的出版物的价值仅此而已，一旦成为名人，这图书也就成为名人全宗的组成部分而大放异彩。

同样的出版物，相对于不同的相关主体，在通往档案的道路上有三种不同的命运。在读者、行政审批机关、校对人员、印刷企业、发行商、采购商、图书馆和资料室那里，它没有档案的准入证，它不是档案只是出版物。在作者、编辑（包括美编）、封面设计人员那里，它被作为反映作者科研创作水平和反映编辑、设计人员业绩的原始凭证，获取档案资格。它既是档案，也是出版物，说它还具有出版物的性质，是因为作者、编辑和封面设计人员兴之所至会重温和欣赏自己的创作，从中获取知识和灵感，其实质与读者无异。出版物走向档案的最高境界，是它能够成为全宗的组成部分。在出版社，它隶属于出版社全宗，作者和编辑一旦成为名人，它又属于名人全宗。

同样的出版物，为什么具有不同的命运？是哪些要素规定了它的档案属性呢？

首先是功能要素。出版物与档案同属于文献范畴，它们共同具有资政、记史、信息和知识的传播交流以及文化产业传承的社会功能，但它们在以上功能的排序上各有侧重。出版物最为本质的功能是知识交流和文化传承，资政和记史功能是次要的;档案与之相反，资政、记史的功能是最为重要的，知识交流和文化传承是次要的。文件与文件内容规定的社会活动同步形成，是社会活动的原始记录，当文件转化为档案的時候，继承了文件的原始记录性，而且经过文件（档案）整理，建立文件（档案）之间的结构关系，使得原始记录性进一步强化。资政对应着文件（档案）的现行价值，记史对应着档案的非现行价值。

基于以上讨论，如果我们再分析同一本出版物在通往档案的道路上具有不同的命运就便于理解了。

在前面列举的案例中，出版社的图书能够作为档案保存，作为重大科研项目的最终成果出版的专著也能够作为档案保存，两种情况前面已经有所论述。依据前面分析，之所以能够作为档案保存，也是由它们的功能决定的。出版社出版的图书和作为重大科研项目的最终成果出版的专著，相对于出版社和重大的科研项目，它们已经失去一般图书知识交流和文化传承的意义，其最主要的功能，是与伴随它们一起形成的文件伙伴构成一个有机体，记录出版活动和科研活动的真实过程，与档案记录历史的社会功能完全相同。

对于印刷商而言，其主要业务职能是拿到订单，签订合同，批量印刷，其实质是一项生产活动，出版物仅仅是其产品。它不具有记录此次印刷活动的功能，因此，印刷企业不会把其产品作为档案保存，就像制造企业不会把自己的产品作为档案保管一样。其实，从记录印刷活动过程的角度看，最后的产品是无关紧要的，是图书或传单都不重要，真正记录此次印刷活动过程的是那些订单、合同、产品检验记录和生产管理性质的文件，它们才具有记录此次印刷活动的功能。出版物对于发行商，道理也是如此。读者对出版物的需求，仅仅在于阅读和欣赏，对读者的任何行为（如买书和阅读）都不具有记录性质，所以它也仅仅是出版物而已。

出版物是否能够作为档案保管，不是由出版物自身决定的，相对于不同的相关主体，其功能体现不同，其最终的归宿也不同。

相对于不同的相关主体，出版物作为档案保存的另一要素是凝结于出版物上的智力劳动。与出版物相关的诸多主体，依据是否把出版物作为档案保管可以分为两组，把出版物作为档案保管的主体（出版社、作者、编辑、封面设计等）对于出版物都有知识贡献，出版物中凝结着他们的智力劳动。其中知识贡献最大的是作者，出版物的内容是作者的知识创新;其次是编辑，一部书稿到出版社之后，对书稿的内容要进行责任编辑、编辑室主任和总编辑三级审查，必要时提出修改意见，他们对书稿的内容也投入了智力劳动。至于出版物的插图、封面设计构思则完全是美编和封面设计人员的创作，又因为他们的劳动成果实质上也属于出版单位，相当于出版物也凝结了出版单位的智力劳动。与作者相比，只不过是形式不同，作者的创作是内在的，表现为出版物的内容，出版社的创作是外在的，主要追求的是美感。

以上主体参与了出版物的知识创作，出版物凝结了相关主体的智力劳动，也就真实记录了他们科研和创作的历程，由此具有了档案的属性和功能。至于出版物的其他相关主体，如印刷企业、发行商、采购商、读者、行政审批机关、图书馆等对出版物都没有知识贡献，因此也不会作为档案保管。

4 小结

出版物作为档案保存，在档案工作实践中是个由来已久的现实问题，之前的专业教材中，习惯将其称为图书转化为档案，与之对应的还有科技档案与科技资料的相互转化，但系统、深入研究的文献不多。以上内容，对该现象探讨的同时，还试图将分析的结论延伸至带有普遍意义的档案学理论之中。

首先，判定一个出版物是否可以作为档案保管，实质上不是由出版物自身决定的，应该将其放置在形成它的社会活动中，看它与该项社会活动的对应关系，关注的重点是与它形成过程中的其他文件伙伴的结构关系。在形成它的社会活动中它扮演了什么角色？它具有的功能是什么？其实，这种思想在档案实践中具有普遍性。如前所述，一份文件是否归档（作为档案保管），其实也不是由该文件自身携带的信息决定的，对于同一份普发文件，在发文机关纳入归档范围，在收文机关不一定归档，因为在发文机关和收文机关同一份文件所对应的各自社会活动、相对于各自核心职能发挥作用不同，功能不同，价值也自然不同。由此推论，档案价值不是绝对的，具有相对性，受形成它的社会活动（客体）和形成机关（主体）双重制约。

其次，在考察出版物与形成它的社会活动的关系时，另一个必須参考的因素就是它与其他文件伙伴的结构关系，同一本图书，在出版社、名人全宗和重大科研项目中，对应着不同的社会活动，与之匹配的文件伙伴也不一样，但它作为档案保管不受影响。可见伙伴并不重要，结构关系是必要的。档案实践中，一份文件参与了不同的社会活动，与不同的文件伙伴搭建结构关系，分别作为档案保管也具有普遍的意义。例如监察、审计重大案件，调阅相关财务文件，最后复印盖章，将它连同案件中形成的其他文件立卷归档。这样同样内容的一份文件，在不同的社会活动中，跟随不同的文件伙伴组成不同的档案体。此现象在科技档案领域更多，与前面所述异曲同工。吴品才教授将这种现象称为“文件横向运动”。[5]

最后，出版物作为档案保管的现象，不能视之为档案实践中的“角落”，因为出版物是一个庞大的群体，每个出版物都有对应的作者、出版单位、编辑等群体，在他们那里出版物都是作为档案保管的，可以说我们见到的图书、期刊、报纸以及音像制品、电子出版物，都有另外的“它”（还不止一个）和它长得一模一样，属于档案。出版物是档案家族中不太渺小的成员，其社会价值不可小觑，今后档案学界对它做进一步研究是非常必要的。