外贸英语函电的语言特点

朱秀敏

摘要：外貿英语函电是贸易双方进行信息交流的主要方式之一，对贸易活动的顺利开展起着重要作用。作为一门专业英语，外贸英语函电有着鲜明的语言特点，只有把握好其特点，才能写好高质量的函电。本文从词汇、句法以及文体三大方面探讨外贸英语函电的特点，以期为外贸从业者撰写函电提供参考，促进我国对外贸易的顺利开展。

关键词：外贸函电;特点;国际贸易;商务英语

中图分类号：G0        文献标识码：A        文章编号：1672-7517（2019）01-0001-02

随着经济全球化和我国对外贸易的发展，外贸英语函电显得日益重要，成为保证国际贸易活动顺利进行的基础。外贸英语函电本身具有一定的法律效力，融国际贸易实务知识和英语知识为一体，涉及进出口国际贸易实务中各种英文信函的写作和外贸各环节具体操作方法，内容广、专业性和实用性强，撰写难度大。要求撰写人员在掌握外贸实务知识的基础上，学会用正确的语体、词汇、语气、格式，有逻辑地进行外贸实务交流，进而提高外贸业务能力。因此，分析外贸函电的特征，进而根据其特征有指导性的学习函电，对掌握函电撰写技能，有效地进行沟通，促进商务活动的顺利开展是非常有必要的。本文着重分析外贸英语函电的词汇、句法及文体特点。

1 外贸英语函电的词汇特点

1.1 用词专业

外贸函电交流的主题是业务中的商务活动，涉及诸如经济、财务、货运等领域，具有一定的专业性，因此，外贸函电的用词比较专业。比如inquiry（询盘）、offer（报盘）、counter-offer（还盘）、applicant（开证申请人）、beneficiary（受益人）、certificate of origin （产地证）、irrevocable letter of credit （不可撤销信用证）等都是专业地道、且表达方式固定的词汇。而一些普通词汇，在外贸函电中也有专业的释义，比如“balance”一般表示“平衡”，但在外贸英语中却表示“差额、余额”的意思。

1.2 用词准确

由于外贸英语函电的表达涉及买卖双方的义务和权利，错误的表达不仅会造成误解，甚至会引起不必要的纠纷，因此语言的运用要严谨。尤其是关于时间、价格、商品颜色、尺码等细节性的问题，函电中更要避免使用一词多义、生僻和长单词等一些容易让读者产生歧义和费解的词汇。例如：As to the steamers sailing from Shanghai to San Francisco， we have bimonthly direct services. 句中bimonthly可以是twice a month （一月两次地） 或者once two month （隔月地），存在歧义，可能会给双方沟通带来不必要的麻烦，甚至是造成经济损失。

1.3 缩略语较多

外贸函电中涉及各种票据、证书、保险、付款方式、价格术语等广泛的缩略语，比如常见的L/C（letter of credit信用证）、CIF（Cost Insurance and Freight成本保险加运费）、FOB（free on board 船上交货价）、TPND （Theft pilferage and Non-Delivery偷窃、提货不着险）、B/L（Bill of Lading 海运提单）、D/P（Documents against Payment 付款交单）等等，这些缩略语是在长期的外贸实践中形成的，使用这些缩略语能够用较少的语言表达复杂的内容，省时省事，避免歧义和误解，便于商务活动的实际操作，提高了交流沟通的效率。缩略语和专业用语一样，在普通英语中出现的频率不高，需要外贸业务人员通过学习和实践积累来掌握。

2 外贸英语函电的句法特点

2.1 常用被动句式

和主动语态相比，被动语态不仅能通过调整语序突出语句重点，还能显得更为客观、规范，语气更加委婉，而外贸函电需要礼貌得体地、清楚地阐述事实，因此，外贸英语函电在句式上经常选用被动句。比如，The unpaid balance of US $ 1，500.00 for the goods supplied during May will be telegraphed by our bankers on or before September 30. 通过使用被动语态，对 “the unpaid balance”加以强调，因为这才是对方最为关心的问题。如果使用主动语态，就无法凸显这个关键词的重要性。并且在这个句子中采用被动语态，显得比较委婉，不会过于生硬，影响交易。再如，Your letter of May 5 regarding the shipment of this batch has received our careful attention.我们已收到贵方5月5日关于这批货物装运的邮件，并给予了密切的关注。不仅强调了信函收到且给予了高度重视，也避免了通篇单调的格式。而句子We misplaced the document.主动句可以改为被动句：The document was misplaced.后者采用被动语态可以减轻文件被错放所带来的负面影响。

2.2 常用结构复杂、严谨的长句

作为一种书面语体，外贸英语函电需要严谨地传递出清晰明确的意思，以免有歧义，造成误解。因此，函电中经常使用成分多的复合句和并列句等长句，使表述更加条理清晰、富有逻辑性和完整性。例如：Our terms of payment are by confirmed， irrevocable letter of credit in our favor， available by draft at sight， reaching us one month ahead of shipment， remaining valid for negotiation in China for a period of further 21days after the prescribed time of shipment， and allowing transshipment and partial shipments.我们的支付方式为不可撤销的即期保兑信用证，以我方为受益人，信用证需要在装运前1个月到达我方，在规定装运时间21天内中国议付，并且允许转运和分批装运。这是外贸函电在表达支付方式时常用的一个典型的结构复杂、严谨的长句。

3 外贸英语函电的文体特点

3.1 结构基本固定

经过长期的实践，外贸函电形成了基本固定的结构。比如在撰写催促对方开立信用证的信函时，开头部分通常先言明未收到相关信用证的事实，之后催促对方尽快开立信用证并给出原因，结尾部分通常写期待早日收到对方开来的信用证。而如果要求对方修改信用证，则通常在开头部分表达感谢对方按时开来相关信用证，然而经过审核发现有与合同不符之处，之后罗列出有哪些不符合的地方以及需要如何修改，最后希望对方能尽快到银行申请修改信用证。再比如，在建立业务关系的信函中，同样有比较固定的结构。开头部分通常写如何获取到对方信息的、以及写信函的目的，接下来可以介绍自己的公司和产品，最后表明希望能够早日同对方建立业务关系的期望。

3.2 语言简练、平白朴实

在高效运转的经济节奏下，外贸英语函电具有很强的针对性，一般都是就事论事，谈论和交易有关的商务内容。因此，函电内容应与主题相关，逻辑和结构清晰，不含冗余信息，尽量做到篇幅内容简练，以简洁的方式交流详细的交易事项，让对方在最短时间内明白函电要表达的意思。在撰写函电时通常开门见山，直奔主题，使读者能快速地了解函电内容。并且不需要用华丽的辞藻来修饰，用平白朴实的语言即可，如：Article No. 76 is our newly launched one with superb quality， fashionable design， and competitive price. 句子简短，用词简洁、朴实，但句意完整且层次分明、易懂。

3.3 措辞礼貌和体谅

外贸函电是贸易双方交流的途径，遣词造句应亲切友善，避免使用激怒对方的措辞，也就是说要遵循礼貌原则，从而赢得对方好感，使合作顺利开展。比如，Will you please， would you kindly， we are glad to inform you that…. It will be much appreciated if you can reply us at an early date. 这些礼貌、客气的词汇往往能起到良好的沟通效果。

此外，贸易双方在合作过程中，难免会有分歧、误解，甚至是過错。对于对方的过错，不要用命令的口吻一味指责、刁难和质疑对方，而是要换位思考，体谅对方，从对方的角度出发，本着解决问题和合作的目的陈述事实，说明自己的要求，在维系双方良好信任关系的同时，消除贸易分歧，加深贸易合作关系。

4 结语

外贸英语函电起着沟通交流、巩固和促进良好及长期贸易关系的作用，是国际业务交流中必不可少的环节。具有用词专业准确且缩略语较多，常用套句和结构复杂、严谨的长句以及被动句式，结构基本固定，语言简练、平白朴实，措辞礼貌和体谅的特点，外贸业务工作人员不仅需要熟悉外贸业务知识，还必须深入了解外贸英语函电的语言特点，通过学习和积累，才能写出高质量的外贸信函，从而促进国际贸易商务活动的顺利开展，促进我国国际贸易的持续发展。

参考文献：

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