做好企业档案管理工作的几点思考

曾晓琛

摘 要：做好企业档案管理工作是优化企业管理和提高企业经济效益的重要举措。自新中国成立以后，我国的档案管理工作得到了很大的发展，从档案工作的管理原则、管理体制、管理内容到管理方法、管理手段都发生了很大变化。《档案法》、《档案管理条例》、《国家8号令》的相继出台，为企业档案管理工作提供了法律保障。随着企业的发展，档案数量不断增加，如何做好企业档案管理工作是摆在档案部门面前的首要任务。本文就此展开了论述，以供参阅。

关键词：企业;档案管理

引言

企业档案管理承载着企业生产、经营、管理等活动信息的整理及传递的任务。企业档案不仅记载了企业发展史上的优秀成果，还为企业进行科学分析、扬长避短，制定发展方向提供第一手资料。因此，档案管理是企业日常运行管理过程中的一项重要工作。特别是在市场竞争激烈的今天，更需要档案管理工作全面、真实地反映好企业各个阶段的工作状况和工作成果，为促进企业科学发展发挥好信息中心的作用。

1 企业档案管理工作的意义

第一，加强企业档案管理工作是提高企业管理水平的需要，企业档案是对企业日常生产活动最真实、最直接的记录，只有通过的档案才能明确企业内部领导以及员工的工作情况，档案管理工作是确保企业管理工作的基础，企业档案管理工作也是评判一个企业综合管理水平的重要标准，如果一个企业就连档案都无法管理好，就无法谈及其他各项事业的管理。第二，管理好企业档案才能为企业的发展提供有价值的情报信息，企业只有充分开发与利用这些信息资源，才能创造出更多的经济利润，而且企业只有通过对档案中信息资源的对比、分析、整理和研究才会找出行业内部所隐含的规律，以便制定正确的企业发展目标，实现企业经营的稳定性和长久性。

2 企业档案管理的策略

2.1加强档案培训，提升业务素质

档案管理工作人员专业的业务素质对于工作的顺利开展具有非常重要的意义，有很多企业的档案管理工作没有发挥出应有的效果，除了领导意识上的不重视外，和不专业的工作人员也有着密切的关系。因为档案管理工作是为其他部门服务的，本身不能产生经济效益，档案工作人员的聘用也没有那么严格。通过对档案管理工作实践的总结，可以得出档案管理技能一方面来源于实际岗位，一方面需要通过培训、交流、考察等方面进行提升。企业应组织档案管理专职和兼职人员参加各类档案管理人员的培训和指导，要加强他们的基本理论知识的学习，督促他们掌握更多先进的管理技巧，提升档案管理员的综合素质和管理技能;组织档案管理人员到优秀的档案管理单位考察、交流、学习取经，借鉴同行经验;每年请专职档案员定期对单位全体档案员开展培训，学习资料鉴定和分类、编号和立卷、检索工具的编制等方面知识，提高档案员的业务水平。在狠抓档案管理培训的同时，需要注意的是，要注重实效和针对性，要根据本单位特点、档案管理需求组织培训学习，避免形式和走过场。

2.2健全企业档案管理制度

正所谓“无规矩，不成方圆”，只有制定了一定的制度作为管理基础，才能有效进行管理，要不然只会如散沙一般，管理起来一团糟，毫无重点。因此，作为企业档案管理部门的管理者要根据相关的法律法规制定适合工作开展的制度，健全管理制度，这样才能使管理工作有章可循，让档案的管理工作能够顺利进行。否则，管理工作出现错误必然会使整个档案共组出现混乱，让企业对档案的真实性产生怀疑，严重者甚至会给企业的发展带来无法弥补的错误。由此可见，健全档案管理制度，以制度为工作基础，按制度所规定的法规办事对档案的管理有着一定的作用。

2.3创新工作思路，提高档案利用率

拓展服务功能是促进企业档案工作发展的前提。企业档案保管的目的是为了利用，因此，档案管理人员要更新思想观念，解放思想，破除“看摊守业”的思想观念，要及时“换脑筋”，破除自我封闭，因循守旧，安于现状的旧观念，树立敢想、敢闯、敢冒风险的大胆开拓精神，不断为企业档案工作注入新的活力与动力，坚持以利用为中心的业务指导思想，拓展企业档案工作的新领域走向经济建设的主战场，在处理好企业档案利用和安全保密关系前提下，要不断完善利用工作制度和查找工具。创新是企业档案管理工作实现跨越式发展的基石，传统的档案管理观念、开发和利用等服务模式已不能满足现代企业档案信息化的要求，在档案管理工作上必须进行创新。一方面要充分利用现代科技，丰富服务内容。档案管理人员利用现代技术对已收藏的档案进行分析研究，按照一定的主体对档案存在的大量信息进行筛选、归纳、综合、摘编等步骤编制成各种档案参考资料，通过企业档案室内部局域网及时公布相关信息，实现档案信息的网上查阅，提高查找利用档案的效率。另一方面立足档案，拓宽服务领域。加强横向联合，利用现代信息化技术提供远程服务，利用网上信息量大、传递速度快的优势，实现企业档案信息资源共享，建立一个完整的社会信息系统，实行一体化管理。企业档案人员要有效的管理和利用在科研、生产及管理等各个领域形成的大量电子文件和电子档案，提高工作和管理效率。

2.4实现档案管理的信息化

利用现代科技手段实现档案管理的信息化是当前和今后一阶段档案管理工作的必由之路。实现档案管理的信息化要着重从3个方面入手，一是建立电子档案。所有档案在纸制档案的基础上要建立相应的电子档案。对历史资料要重新整理，补齐电子档案，使所有档案资料都能够以文字、图片、视频等多媒体形式得以呈现，为实现档案管理信息化奠定坚实基础。二是要实施编码管理。按照编码管理的要求，对所有电子档案分门别类进行认真整理、科学编码，并合理设置子根目录进行存放，实现电子检索，便于查看、调阅。三是要重视开发使用电子档案管理系统。要发挥企业的实践优势和科研机构的技术优势，协作开发有针对性和实用性的电子档案管理系统，真正实现档案管理的信息化、现代化，提高档案管理的精确度。

结束语

总而言之，作为企业管理体系的重要组成部分，企业档案管理对于企业的运营和发展起到了至关重要的作用。因此，为了进一步提升企业档案管理质量，还需要企业档案管理人员能够全面收集各种类型的档案资料，不断完善自我，提升综合素质;同时企业需要及时转变管理理念，建设现代化自动化的档案管理方式，从而使档案资源更好的服务于企业各项工作。

参考文献

[1]蔡晓兰.做好企业档案管理工作的幾点思考[J].丝路视野.2018（10）

[2]李霞.新形势下如何做好企业档案管理工作[J].卷宗.2019（03）

[3]郭艳艳.新形势下加强企业档案管理的几点思考[J].企业改革与管理.2017（8）