浅析企业如何做好合同管理工作

齐霞

摘 要：在当下激烈的市场竞争中，企业提高核心竞争力离不开对合同风险的控制与预防。如果因为合同文本条款存在较大疏漏或者是使用合同文本上的失误而使合同不严谨，存在风险隐患，那么在执行过程中容易出现难以挽回的损失，从而影响企业经济利益的最大化。因此，企业有必要尽可能地避免由于合同文本原因造成的潜在风险，合同文本的标准化发展已是大势所趋。所谓标准合同，是指具备某类交易必备条款、可反复使用，在企业内部正式发布的标准化合同文本。

关键词：企业;合同管理;措施

随着契约精神的深入人心，合同成为当事人在各种经济活动及利益来往中确保自身利益的重要方式。合同规定着合同双方所拥有的权利与所需承担的义务。然而，我国现代企业的合同标准化的管理有待完善与探讨，合同管理在具体的实施中仍存在合同制定不规范、合同条约的执行不深入、合同管理人员的责任分工不明等问题。因此，应该从建立健全合同标准化管理机构、完善合同标准化管理的实施流程这两大方面入手，推动企业建立和推行合同标准化管理，以提高其合同管理水平，促进企业的良性运行和持续发展。

1 合同管理标准化对于企业发展的重要作用

1.1有利于降低合同管理的沟通成本

沟通与协作是合同管理的重要方式。在企业内部，实行合同标准化管理可以将合同各项业务内容和部门关系进行有效对接，同时，标准化的管理对相关部门的具体责任和工作流程等内容都给予了明确的规定，有利于合同管理的统一实施，促进了企业管理逐步实现制度化与自动化的目标。在企业外部，实行合同标准化管理可以协调企业与合作方的管理，合同实行标准管理可以使其满足相关法律和合作方的要求，有利于企业优化管理模式，增强市场适应能力，同时标准管理帮助企业解决原物料、配套产品、外购等管理问题，有利于企业加强供应链，提高经济效益。

1.2有利于规范合同管理流程

合同管理标准化，可以明确规定相关部门在合同谈判、审核、签约、履行等环节的相应责任，对条款要求等也会有一定的限制，并形成标准化的合同管理流程，避免发生合同管理人员不能有效发挥功能的现象，促进整个合同管理程序有序進行。

1.3有利于企业规范和发展电子商务领域

随着计算机技术的普及，电子商务为现代企业的经营带来了前所未有的冲击，当然电子商务的出现也为现代企业转变传统的经营方式，提高管理效率创造了新路径。合同管理标准化的开展有利于电子商务规范贸易程序、改进管理模式。且随着网络用户的逐年增长，电子商务所要面对的客户越来越多，合同就成了开展合作时的具有法律效力的相关凭证及安排合作事宜的重要说明，因而合同管理的水平必须提高以适应电子商务领域的发展要求。此外，合同标准化有利于规范合同文本，提高企业预防欺诈的水平，且其操作简便，可以节省大量的管理时间，提高了企业管理效率。

2 企业合同管理体系优化建设的策略

2.1合同管理人员优化

企业要从三个方面进行合同管理人员优化，从而提升合同管理相关工作人员的工作能力。第一，做好选拔工作。企业要设置专门的管理人员来管理合同，在选拔时要注重被选拔者的工作能力和工作态度，并且要进行职业素养考核和信息技术考核，保证选拔出来的是高素质、高技术的合同管理人员，从而提升合同管理的效率。第二，做好审查工作。企业要定期审查合同管理人员的工作，对于工作态度不好，工作绩效差的管理人员，要罢免其职务，同时要选拔新的管理人员填补空位，这样才能实现高效的合同管理。第三，做好培训工作。企业要定期培训合同管理人员，要宣传合同法规，要利用外部培训和内部培训相结合的方式来提升管理人员的合同法律知识水平和合同签订技巧。

2.2合同管理制度优化

合同管理制度是合同管理人员管理合同时的依据，也是企业约束合同管理人员的重要工具。企业要优化合同管理制度，提升合同管理制度的价值。首先，企业要建立合同管理责任制度。企业要将各个部门和合同管理过程相连接，让各个部门互相协作，确保权责分明，保证合同管理顺利进行，让合同能够快速完成。其次，企业要建立合同审批制度。企业要通过审批制度来保证合同内容的实效性，确保合同能够为企业带来收益，同时通过审批制度来审查企业财务状况，确保合同能够和企业实际情况相符，保证合同的实际作用。最后，企业要建立合同管理奖惩制度。企业要通过奖惩制度来提升员工的工作积极性。对于管理水平高，管理绩效良好的管理人员要进行奖励，对积极配合合同管理工作的部门和人员也要奖励，这样才能让激发公司整体队伍的工作积极性。

2.3合同管理流程优化

企业要做好合同管理流程优化，保证合同管理的作用，实现合同管理的优化目标。在合同签订之前，企业要根据双方的实际情况来拟定合同，同时可以将高质量的合同作为范本存进合同档案库，为后续的合同制作提供便利。企业要考虑法律对合同的相关要求，确保合同的法律效力，让合同能够发挥出正常作用。在合同签订期间，企业要和交易方共同协定合同的具体内容，同时要对交易方的资格进行评估，确保交易方的签订有着实际作用，避免合同失效的风险。在合同履行期间，企业要重视工作进度，监测交易方是否履行合同，做好合同履约记录。如果出现合同变更的情况，要保证双方都能接受更改后的合同。如果双方出现合同变更分歧，那么就要按照原合同履行义务，这样才能制止双方的违约行为。

2.4立合同管理的监督体系

（1）合同执行部门的负责人及分管领导对各自分管事项具有监督检查的权利和义务;合同专用章保管、使用的部门负责人应定期或不定期监督，确保合法使用与保管。（2）财务部门应不定期对合同管理进行监督、检查。（3）纪检监察，审计部门应将合同管理的审计作为工作内容之一定期或不定期监督检查。（4）外部的会计师事务所、政府审计、其他政府部门的各种审计监督检查等。

结论

企业合同管理体系优化建设是企业规避合同风险的重要举措，也是实现企业合同管理目标的重要途径。企业要在管理人员、管理制度、管理流程三个方面进行优化，要遵循实效性原则、适用性原则、层次性原则，这样才能提升合同管理的价值，才能凸显优化的实际意义。

参考文献

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