如何高效做好综合档案管理工作

张美玲

摘 要：档案管理工作是单位管理工作的重要组成部分。它可以直接影响整个单位的工作效率和工作质量，也反映了一个单位管理水平的高低。所以说，做好管理工作有着重要的意义。同时，在信息化不断深入发展的当下，做好档案管理工作更是大势所趋。

关键词：档案管理;信息化;互联网时代

一、当前档案管理工作当中存在的问题

1.1缺乏实施力度

很多机关单位没有认识到档案管理工作的作用和意义，只是提出了加强档案管理工作的要求。在实际工作当中，因为部门的不同导致工作出现一定的差异。很多工作人员只是看到了档案管理工作的表面作用，认为这项工作只是日常的琐事，管理者和工作人员不能充分利用建立的档案资料，档案出现形式化的情况，无法体现出档案管理的价值。因此档案管理工作当前急需明确如何加强档案管理，从而促进档案管理服务型工作更好的开展.

1.2管理人员的素质比较低

档案管理工作在部门工作当中属于非常重要的一个部分，但是在人员配置方面，却缺乏专业的管理人员。档案管理人员在专业技能和素养等方面都存在一定的不足之处，在搜集、分类、管理档案资料的过程中，缺乏专业知识支撑，这样一来档案管理工作就会具备很大的随意性，影响到档案的价值。

二、信息时代进行档案管理信息化的工作难点

信息时代进行档案管理的工作，需要把收集到的相关的资料重新录入数据系统中，并转换成网络存储的信息公布给民众，信息的实效性比较高，这样可以方便人们快速的看到自己需要的档案信息。但档案的管理工作有很多不容易实现的地方。

2.1档案管理者对于相关的管理工作重视程度不足

档案管理工作是一种复合型的工作，需要既懂得档案管理知识又对档案的信息化以及计算机信息了解比较透彻的综合性人才。但是档案管理工作在大多数的企业里面重视程度是不够的，所需要的人和财务也没有很充足的供给，使得的档案管理工作出现了疲于应付的局面。

2.2要提高档案管理人员整体的素质

信息化时代的档案管理人员需要比之前工作更综合的高素质，业务能力上相较之前的管理也有了比较大的提高。传统的档案管理人员的思路已经跟不上时代的潮流，需要更完善的知识基础体系进行管理。

2.3档案管理的信息化存在著很多的隐患

互联网是一个虚拟的社会，在安全上存在着很多的漏洞。比如相关的木马病毒等等。如果这种病毒感染了相关的档案，就会使得档案管理系统损坏，有些档案有可能被不法分子盗取用于非法牟利，或者进行恶意的篡改相关的数据。随着时代的发展，要加强档案管理的信息防护，防止系统被病毒入侵。

2.4对相关硬件的要求是比较高

相关的电子文档的保存，需要有一定的媒介来实现，庞大的数据系统必须有稳定的媒介来进行传播，电子信息的内容也是比较丰富的，需要一个系统进行相关的管理。

三、如何有效做好综合档案管理工作

3.1提高综合工作素质

（1）管理人员应该保持良好工作态度，将自己的本质工作做好，要获得领导对自己工作的满意，领导对于工作的满意主要是由于工作人员的工作质量。档案工作者需要做到爱岗敬业，给领导留下深刻的印象。

（2）加强宣传档案工作的重要性。一些领导不够重视档案工作，他们认为档案工作是可有可无的，这是因为他们对于档案管理工作缺乏基本的认知度，以此档案工作者的宣传工作就显得特别重要。工作人员可以理应比较重要的文件资料给领导看，使领导可以对于档案工作留下深刻的印象，并且受到一定的启发，在实践工作当中得到有效的利用。工作人员也可以找机会交流档案工作，发挥出管理工作的重要性，这样可以使领导对于档案工作产生极大的认同感。

3.2综合利用各种资源，实现现代化管理

（1）加强职业素质：档案管理工作对于管理人员的专业素质提出了更高的要求，工作人员需要具备丰厚的专业知识，并且具备职业责任感和职业道德，加强乐于奉献的精神。管理者需要利用各种相关的资料，使自身的知识领域得到拓展，从而使自身的综合素质得到有效的提高，使新时代的档案管理工作得到有效的发展。

（2）提高综合管理素质：针对传统的档案管理工作，通常都是利用手工抄写的方式，虽然很容易操作，但是其工作效率却比较低，很容易出错。近些年电子技术不断发展，传统手工档案工作方式不再适用，档案管理工作需要利用科技手段，档案管理人员需要熟练掌握这些先进的科技手段，使自身的职业技能进行提高个，在岗位上一边工作一边学习，对于最新的管理方法及时的掌握，并且对于不断发展的信息文化给予关注，成为具有很高综合素质的档案管理工作人员。

（3）充分利用现有的资源：档案当中涉及到丰富的信息，这也是重要的信息资源。但是这样一来，档案整理工作就会变得更加沉重，具有很多重复的工作，加大了劳动强度。现代的工作通常都是利用计算机完成，使工作變得更加简单。工作人员整理分类资料通常都是结合自己的工作习惯，虽然工作标准都是统一的，但是由于个人的主观因素是不同的，这会为立卷工作带来很大的不便，这样看来计算机管理具有不可代替的优势，避免出现手工操作所造成的失误，使工作效率得到极大的提高。

3.3加强培训的工作力度

（1）加强继续教育的力度：不断发展继续教育，使新的工作环境和工作内容可以得到进一步的适应，在档案管理过程中，继续教育的实际意义需要得到充分的认识，可以对于时代发展的要求更好的适应，从而培养出更多专业的档案管理人才。

（2）加强制度建设：开展档案工作的培训需要建立良好的运行机制。建立有关继续教育的管理制度，并且严格的执行下去。以此为基础，建立有关继续教育的约束和鼓励机制，从而对于继续教育运行机制得到有效的监督和保障。

（3）开展综合培训：以管理人员的职业素养程度为基础，在培训的过程中，需要按照层次、岗位等为基础，实现多渠道多形式的开展。尽量提供给档案管作者更多的学习机会，从而将管理工作者的职业水平在最大程度上进行提高。对于相关的知识进行普及，例如哲学、历史学等等，与此同时，需要加强学习科学信息知识，在档案的管理工作中应用现代化的科学技术，从而将管理工作的效率得到提高。

结语

信息化是当前档案管理工作的必由之路，相关的档案管理人员需要认清信息时代对于档案管理的新的要求，不断地提高个人综合的素质，推动档案管理信息化的工作有效地前进。

参考文献

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