浅谈信息化系统在预算管理中的应用

摘 要：预算作为一种管理计划、管理协调、资源配置、自我控制与管理的内控手段，在国有企业、大型民营企业多有应用。企业信息化水平的不断提高，信息系统的高度集成化、高度智能化，为企业实施预算管理提供了更精准、更丰富的数据支撑，更智能的内部控制手段，不仅使得预算目标决策有数可依，而且使预算编制、预算控制、预算分析更智能、更高效。信息系统作为企业实施预算管理与控制的工具与平台，有效促进了年度预算目标的达成。本文浅谈LXJT公司在预算目标确定、预算编制、预算控制、预算分析环节信息化系统发挥的作用。

关键词：预算管理;信息化系统;管理计划

LXJT公司作为以产定销，集资金密集型、劳动密集型为一体的跨行业、跨产业集团，如何借助信息化系统，以预算管理为控制手段，确保集团职能部室和事业部，以完善全面经营核算体系为导引，稳健经营，控制市场和信用风险，确定年度经营目标实现呢？

一、 以高度集成办公系统与经营核算系统为支撑，实施系统授权审批控制与不相容岗位分离控制，提升工作效率，控制经营风险

集团公司以OA办公系统和SAP系统为支撑，实施不相容业务智能授权传输与分离控制，实现了共享信息在不同系统间的智能传输控制与自动记账。在OA系统中设置业务流程授权审批，在SAP系统中设置不相容职业务分离控制，手机端和电脑端业务均可授权审批，提高了审批决策效率，控制经营风险。如SAP系统设置无购置申请，无法创建采购订单，无采购订单无法收货，无验收决策无法领用出库等风险控制。真正实现了职责清晰、授权明确，不相容業务相互分离与制约的管理控制，有效规避了无计划采购、不合格物品的使用的风险。

为物料、供应商、客户、公司等事项创建编码，并对库存实施批次管理，实现集团公司内部物料、供应商、客户、价格等信息共享与资源调配。领料员根据系统库存，在系统中发起领料或购置审批，保管根据领料审批发货出库，无纸化办公提高了领料的效率，实现了动态实时库存数。物料缺货时由需求部门或仓储人员在SAP系统中填写物资需求计划，按固化的系统授权，信息智能传输到采购员，采购员整合需求计划后，系统智能选取招标、询比价、年度合同等采购方式。采购信息由SAP系统智能传递到OA系统进行招标、合同签约等流程审批，并在系统中提示业务流程执行的状态，如“××招标需提报申请，招标审批完成，合同签批完成”。创建采购订单时，SAP系统会自动关联匹配OA系统中的合同价格与数量，规避了合同价格、数量与订单价格、数量不一致的风险。采购订单收货后系统自动生成冻结状态的入库数，检测员将检测结果输入系统，系统自动匹配检测结果与验收批次，自动决策是否解除库存冻结状态，有效规避了不合格物料被使用的风险。

二、 搭建边际效益模型，将敏感指标风险控制点固化，进行系统预警、决策控制，确保目标达成

面对下属预算单位提报的管理目标，管理层面如何评判数据的合理性和高效审批决策呢？LXJT公司借助系统数据计算出利润盈亏平衡点、边际成本、边际贡献等，通过边际经济指标计算，搭建边际效益的数学模型，将影响企业目标达成的关键因素做可视化的数据呈现与设置，将敏感指标风险控制点固化到系统。如库存限额、产品合格率、残次率、回收率增减，对成本影响额以及利率、汇率变化对企业现金流、利润的影响额。为企业定制数学模型，不仅能利用敏感指标图标进行高效决策，调配企业资源，而且能利用系统控制部分管理目标的达成。

系统预算管控功能设置取决于业务需求及关键控制点，LXJT已在系统中将涉及大额投资项目及汰换固定资产业务、管理费用、维修费用等业务的关键控制点嵌入预算控制。对于无预算、超出预算的业务，系统自动限制或控制流程通行，对于固定资产采购、项目投资、管理费用、维修费用等业务，在需求计划、采购订单创建、合同签约、报账审批等环节中设置不允许无预算的业务在系统填报相关申请或对于超出预算事项系统自动关联特殊审批，确保预算实施时各种信息有效传递与沟通，避免“先斩后奏”的风险。

三、 系统中实施预算编制、分析、考核，提高预算编制、分析、考核效率

LXJT是以预算产量为起点的公司，预算管理委员会依据敏感指标分析图标，确定预算产量。产量输入系统后，系统根据BOM数据及其他关联指标自动计算原辅料的用量、企业资金需求。资金的筹资、融资预算数据输入系统，系统能自动计算出资金成本，预测利润表及现金流量表。在手工编制预算时，预算产量的调整时，会涉及变动因素较多、信息计算量较大，使用Excel汇总整合多重多接口数据效率较低，单个产量指标变动会要一周左右才能计算出精准的经营指标，实施在系统中完成预算编制工作后，集团与事业部的盈亏指标会即时出结果，大大提高了预算编制效率与决策效果。

SAP系统不仅已实现对预算编制、达成情况实时因素分析，而且实现了与HR系统考核系统的对接。组织绩效和个人绩效考核时，HR系统会自动抓取预算指标完成信息，按预先设置的考核规则，自动计算与预算相关的考核得分。

综述，提高企业在预算管理中风险控制的效率与效果，不管是借助系统信息搭建的边际成本、边际效益及敏感的经营指标，进行高效决策;还是借助系统实施预算编制、控制、分析、考核，均无法脱离系统强大的数据存储功能与智能控制功能。所以要充分发挥信息系统在管理计划、管理协调、资源配置、自我控制中的作用，企业需将信息系统建设作为一个体系性的工程来完成。在信息化系统设计阶段，做好信息化框架搭建，信息化蓝图规划，全方位、前瞻性考虑业务流程，考虑系统的兼容性，为系统再开发升级预留数据接口。

作者简介：刘秋景，新凤祥控股集团有限责任公司。