房地产开发商档案管理新模式的思路探讨

摘要：随着国家经济水平不断提高，房地產行业得到了飞速发展，但是其中存在的问题也逐渐凸现出来。本文基于房地产企业档案的作用和管理现状，提出了提高档案意识、加强工作规划、加强人才培养、强化考核评价、规范制度建设、夯实基础建设、加快信息建设等对策，以供参考。

关键词：房地产开发商;档案管理;管理制度;数字化管理

随着我国社会经济发展，人们生活水平得到了大幅度提高，居住条件得到了很大程度的改善，商品房屋买卖数量也越来越多，在房地产开发过程中，房地产开发商不仅要注重经济效益，还要全面考虑自身权益问题，这就涉及企业基础性管理工作的问题。因此加强房地产开发商档案管理工作，可以帮助房地产企业更好地规避风险，保证企业的生产经营利润的获取，维护房地产企业的信息资源的完整，以及提高企业的生产力和竞争力。

一、房地产企业档案的作用和管理现状

（一）房地产企业档案的作用

1、建设工程项目档案

房地产企业在工程建设开发过程中，涉及大量工程管理文件和信息，包括：工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工验收备案文件、招投标及合同文件、工程声像文件、电子文件等。

工程建设开发各阶段文件包含了项目可行性研究、立项、用地审批、工程规划设计、报建报批、监理、施工管理记录、质量证明以及竣工验收等重要的文件及信息，如：项目立项文件、勘察、规划文件、施工图文件审查报告、各专业设计报建文件、招投标及合同文件、建设工程规划许可证及附件、施工许可证、竣工验收合格证等等。

以上文件材料如有收集不齐全、整理不标准、归档不及时、管理不规范，就会对工程项目建设开发造成严重的负面影响，如不能如期施工、或工程前后衔接出现问题、不能按时竣工验收、不能按时交楼被小业主追责、索赔等，致使企业经济损失和声誉受损等，因此房地产企业必须提高档案管理的意识，档案的真实性、可靠性，在维护企业合法权益、规避风险中发挥的重要作用，尤其是在解决争端、法律诉讼上能作为重要的法律凭证。

2、企业综合管理类档案

房地产企业除了工程建设项目档案外，其在行政、经营和党群工作中形成的每一类别的档案都具有数据分析、凭证价值、历史参考、辅助决策作用，促进企业经营业务拓展，促进企业文化精神凝聚，以及提高企业经济效益和扩大社会美誉度，为企业可持续发展等方面发挥重要作用。

（二）房地产企业档案管理现状

近十年来，房地产行业发展迅猛，企业的建设规模不断扩大、产生的档案资料越来越多、归档标准和要求越来越高，但档案管理工作却存在一些问题。主要表现有：

1、对档案工作重视和支持程度低。大部分企业的主要领导普遍存在重业务轻档案的思想，并没有真正地重视档案工作，在开发项目的一线单位中，中层和基层管理人员也缺乏对工程项目档案管理重要性和必要性的认识，档案管理意识较弱，对档案工作的关注度和支持度较低。

2、对档案工作缺少整体性系统规划。房地产开发企业未将档案工作未列入公司计划和总结、未制定档案工作整体规划、未建立与业务契合、深度融合的档案工作思路和方案，以及没有制定业务系统与档案管理系统对接或集成的工作计划和方案。

3、档案人员配备不足、素质和业务能力较低。在档案人员配备方面欠缺刚性要求，有的没有设专职档案员或职数不足，或兼职工作占用工作时间较多，有的档案员没有上岗证，或者没有参加继续教育和学习培训，有的档案员不熟悉公司业务，而且专兼职人员变动频繁，影响档案队伍的稳定性和档案工作的连贯性。

4、没有建立档案工作考核评价机制。档案工作做得好与差都一个样，没有相应奖励和惩罚的激励机制，只考核档案管理部门，未与业务和职能部门，以及项目一线单位的绩效进行挂钩，造成档案工作态度消极或大量档案积压未及时整理，影响进馆验收或查询利用。

5、档案制度和业务规范建设不健全。有的档案管理制度与规范未与时俱进进行修订完善，如：档案工作制度、业务规范、考核评价制度等;有的档案规范、标准宣贯不到位，致使档案管理工作无法或不能完全落实处。

6、档案管理电子信息化程度较低，且档案信息化管理存在下列问题：

（1）档案信息管理手段落后。未使用档案管理系统进行管理，档案管理现代化程度和工程建设速度不匹配[1]。其次，档案管理系统后续升级乏力。档案系统功能设计缺少前瞻性，一是未能与计算机操作系统的升级同步，不能支持在线查阅升级版的办公系统软件文档，二是不能满足电子档案“四性”检测，从而影响了档案的查阅效率和电子档案工作进程。

（3）档案全文电子化管理程度较低。由于档案基础工作繁重、数字化工作量大，并且人手配备不足、数字化标准要求和成本较高，以致很多企业一般只满足电子条目录入档案系统和部分扫描电子文件上传，很少企业能做到全文电子化，影响了档案信息的共享和利用平台的开放。

（4）业务系统建设未考虑与档案系统对接或集成。档案系统一般先于业务系统投入使用，但在各业务系统立项时，均未将档案系统纳入对接或集成的考虑之中，导致各种业务系统形成大量已办结的电子文件，未能及时、完整、齐全、系统地采集到档案系统，以致给档案管理部门造成很多对接难题，因为业务系统的信息未能完全符合档案系统归档字段所需采集信息的需求，同时亦增加了业务系统二次开发的成本费用。

二、加强房地产企业档案管理工作对策

（一）提高全员档案意识

要提高房地产开发企业全体人员档案的管理意识。房地产开发商要从学习和宣贯国家档案工作相关法律法规入手，结合企业的实际情况，建立统一规划、集中管理、分级负责工作机制和工作模式，明确工作责任。除此之外，还要加强对档案管理工作的宣传，深入贯彻档案法律法规的同时，利用档案资源开展主题活动，比如：6.9国际档案宣传日、档案法律法规学习、档案利用事例刊登、举办档案展览、档案体验日等，以提高全体员工的档案意识和树立档案法制观念。

（二）建立档案工作规划方案

要将档案工作纳入企业工作议事日程，列入企业年度计划和总结中，建立符合企业实际和发展的档案工作规划方案，充分考虑各类业务系统与档案系统的对接或集成，前置档案工作节点，把业务和档案工作进行深入融合，创建高效的档案归档工作模式，促进企业管理水平的提升。

（三）加强档案人才队伍建设

要加强档案人才规划、工作能力培养、人才队伍建设，合理科学制定企业档案人才规划方案，有计划、系统地对档案人员的素质和能力进行培养，建立一支有年龄层次、具有较强的知识性、技术性和专业性的梯队人才队伍，才能推动企业档案事业的发展，比如：完善内外部培训机制、设立檔案岗位津贴，加强档案管理工作队伍建设，推动企业档案事业发展[2]。

（四）强化档案工作考核

要强化档案工作考核，能促进房地产企业的档案管理水平的提高。建立对档案工作的考核评价机制，奖励先进，鞭策后进，既能提高积极性，又能提高责任感和荣誉感，使员工能全身心地投入到档案工作中。比如：某房地产企业在实际应用的过程中，每个季度对档案管理工作进行小型检查，在年末对档案管理工作进行综合评估，并且将考核和工资绩效结合在一起。不仅如此，针对企业外部档案工作问题也制定了相应的对策，以某房地产企业为例，如果施工单位上交资料不及时、不完整或者不归还资料、丢失资料，就会采取结算延期、结算扣款等方式，除了保证档案资料信息齐全和完整外，还能为企业可持续性发展奠定基础。

（五）加强档案制度规范建设

要健全档案管理制度，以及完善档案业务规范 和要求。档案管理制度包括保管制度、接收制度、利用制度、鉴定销毁制度、保密制度、考核评价制度、追究制度等，业务规范标准包括管理性或业务文件材料 的归档范围和保管期限、电子文件归档标准等。同时要建立起应急预案和档案备份方案，使档案管理工作实现制度化、规范化。比如：某房地产企业根据的档案管理现状，建立了档案管理制度、监督制度、考核制度，使企业档案管理水平得到真正的提升。

（六）夯实档案基础设施建设

要不断夯实基础设施设备建设，按标准要求设置档案库室、配置档案设备设施，保证档案实体和信息的安全。房地产企业必须要加大档案基础设施建设，配置齐全的设施设备，以及落实档案管理系统、档案保管装具，针对计算机存储以及各种安全隐患，做好安全防护措施，同时加强对纸质档案的防火、防水、防霉等“八防”管理，大力保证档案信息的安全。

（七）加快档案信息电子化进程。

要加快档案信息电子化进程。房地产开发企业不要因为需归档的档案数量巨大，仅仅停留于档案电子条目的著录与电子文件的上传，既要加快历史档案的数字化加工，又要对新形成的档案进行同步信息化处理，创造加快档案全文电子化进度的条件，以满足档案信息资源的共享与开放利用。同时，有条件的企业要有前瞻性的眼光，不要只满足于现有的综合档案管理系统，应加大对业务档案系统的开发或者优化的投入，甚至可申请建立数字档案室，只有这样才能提高企业的生产管理水平和生产效能，使企业可持续性地发展，并向一流企业行列迈进。

三、结语：

综上所述，档案信息是房地产企业发展过程中的重要内容，在规避风险、提高经济效益上均有着重要作用，但是档案信息的管理工作涉及内容较多，复杂程度较高，因此需要企业内各部门、单位的配合，作为房地产开发商，要提高对档案管理的重视，加大档案法律法规宣传，科学制定档案工作规划，保证档案工作所需的各项人、财、物力的投入和档案制度规范建设，以及加强信息技术在档案管理上的应用，才能保证企业基础管理水平得到有效、有质量的提升。

参考文献：

[1]干泉.房地产开发商如何做好档案资料收集归档工作[J].企业改革与管理，2018（20）：30-31.

[2]宣莉.房地产开发企业工程项目档案管理刍议[J].浙江档案，2018（05）：61.

作者简介：陈敏（1971.11——），性别：女，民族：汉族，籍贯：广东广州，单位：广州市城市建设开发集团有限公司，职位：档案管理经理，职称：助理馆员。