对科技档案管理利用再认识

戎昕

摘 要：科学技术档案是档案管理的重要内容，科学技术档案主要包含在基础设施建设、技术方面和科学研究方面所形成的各种有价值的文献材料，科学技术档案不仅能够很好的指导科研实践活动，同时还具有重要的科研研究价值。科学技术档案是广大技术人员在生产实践和科研实践过程中所形成的智慧结晶，这些智慧结晶不仅能够更好的指导科技实践活动，同时也能够推动科学技术向前发展。

关键词：科技档案;管理利用

一、科技档案的特性

1.科技档案的专业性。由于科技档案形成领域和本质特点都与其他档案存在明显不同，科技性的档案具有非常强的专业性，任何一项科技成果的出现都具有鲜明专业性特点，只有在专业范围之内由专业人员生成并对此项科技活动进行记录，形成特定专一科技档案。这些科技档案对于科技成果运用能够起到重要的佐证作用。如在科技档案制度形成、科技档案整理、分类、归档，科技档案馆建设等方面都需要根据档案的专业性进行完善和创新。

2.科技档案的类型和种类的多样性。科技档案内容比较丰富，由于科技成果分属于不同种类，因此对于科技成果的内容记录方式也有所不同，具体科技档案可以分为生产活动和科学技术。以生产活动作为划分依据可以分为农业活动档案，这种科技档案包含农、林、牧、等多个农业领域的档案，而建筑档案可以根据建筑施工工程、设计工程、竣工验收等不同阶段形成相应档案。而产品研发可以根据生产工艺、工艺装备、产品设计形成相应的档案，自然活动可以根据天文、地震、气象、环境保护、测绘等不同种类形成不同的科技档案。科技档案类型是所有领域档案中专业性最多，管理起来最为复杂的档案。如，科技档案在收集、分类、管理、利用等多个环节都需要根据档案的特性采取不同的措施，以确保科技档案能够被有效保存并加以利用。

3.科技档案资料的成套性。诸如一个型号的产品研发生产制造，一个工程项目的设计施工，一个课题的系统研究，所形成的诸多相关资料文件都必须认真归档，形成一套完整的科技档案。科技档案的成套性既有利于科技档案的归档整理，同时也有利于科技档案的开发利用，因此在科技档案整理过程中一定要确保资料的完整性。

二、科技档案管理工作中存在的问题

科技档案具有知识储备和依据凭证功能。依据科技档案的特性，要管理好科技档案的资料，归档是科技文件转化科技档案的关键环节。归档是否完整，是科技档案的前提要件。

一是管理意识差，编研手段滞后。无论是科技档案产出部门，还是档案管理部门对于科技档案的管理当前都缺少有效创新，传统的管理办法仍然是科技档案管理的主要手段，信息技術运用相对较少。档案形成之后，管理人员对于归档工作重视程度不足，特别是对于电子档案归档，在编研手段上相对落后，影响了档案的管理和服务。

二是档案制作材料不规范，具体表现为：

1.字迹、线条不规范。当前国家对于档案材料和书写材料都进行了明确规定，各项规章制度都明确要求档案在制作过程中必须采用耐久材料，不能使用铅笔、复制纸和圆珠笔等相关材料。但在实际操作过程中仍然有单位违规使用不耐久材料，特别是很多工程技术人员认为使用复印纸和圆珠笔能够给工作带来极大的方便。但对于档案而言，这种不耐久的材料归档之后需要更加精心的管理，一旦在管理过程中出现疏漏，后果不堪设想，很多档案难以恢复利用。

2.纸张、纸样不规范。当前很多工程档案都以纸质材料为主，纸质材料的耐久性存在很大差异，有的是印刷纸、书写纸、有光纸等，用纸规格不统一，薄厚不匀，有的工程文件材料用B5、16K等都不符合规定。由于很多档案纸张不过关，在档案管理过程中增加了工作人员的工作量，同时由于纸张自身问题在档案保存上，寿命也会相减短，因此这些问题必须要加以重视并告知档案生成部门。

3.图纸编制不规范。对于科技档案而言，工程设计图纸是档案管理工作的重要内容，占比也比较大，这些设计图纸的作用也非常重要，无论什么样的工程都需要大量的工程图纸来进行指导，但在工程图纸制作过程中如果使用的纸张不规范，在归档时就会影响装订存放和保存。

装订、立卷不规范。当前国家对于装订、立卷标准并没有形成完善的规定，各类科技档案生成部门都结合行业的标准来制作工程档案，而在档案整理过程中由于工程材料整理存在差异，有的只能按专业项目进行立卷，有的需要按工程项目进行立卷。在装订过程中有的材料并不统一，立卷之后形成的材料薄厚不一，宽窄不同。有的是用硬卷皮，用的是用软卷皮，这些问题的存在都给档案的归档和保存带来了诸多影响和不便，也难以也对档案实现规范化管理和统一化管理。

三是档案原始归档难。当前科技档案的数量越来越多，很多科技材料的档案可以通过复制形式存在，真正的原始档案还在科技人员手中，而档案局保存的档案就是复印件。有些科技档案原件或许是工程建设的真实记录，是经过各职能部门签章，留有当事人签字、批阅笔迹的历史真迹，是项目竣工验收以及以后维修、改扩建的重要依据;也许是对某个产品规格和产品质量发生争端时的数据凭证;二是某项科技成果所有权发生争执时的成果开发的实验记录;或许是工程建设中土地使用权或建筑物合法性受到质疑时有价证件;也许是科技决策的重要依据等等。，而档案局保存的档案就是复印件而如果科技档案掌握的不是第一手原始资料，在法律依据凭证上就很难体现其价值和作用。

四是电子档案备份归档率低。当前档案管理部门对于电子档案管理的制度还不够规范，由于电子档案在归档过程中还缺少相应的法律依据，同时科技类档案很多都以纸质文件为主，特别是工程设计类档案，一般纸质档案在完成某一阶段设计之后，设计人员就会按照档案部门的要求进行归档，但当前很多设计单位都将原来的纸质档案通过电子计算机形成图表形式，这些图表形式只有少部分单位移交给档案管理部门。同时档案系统软硬件设施升级较慢，很多电子文件都无法进行保存和读取，导致电子档案备份归档率低。

五是借阅中科技档案滞留时间长，缺损现象严重。科技档案只有被充分利用后发觉才能够发挥其直接或间接的效益，而对科技档案进行借阅是进行科技生产指导的重要方式，但当前在科技档案管理过程中很多科技人员借阅之后，常常把档案滞留在自己手中，对于档案不爱护，进行涂改或划线，在档案归档过程中造成的损失是无法弥补的。加之归还不及时容易丢失，影响了科技档案的现实性和成套性。

三、管理好科技档案资料工作的几项措施

1.应用现代技术手段，提高档案管理水平。随着经济社会发展科技档案在推动生产力方面的作用越来越明显，当前要想管理好科技档案资料就必须运用现代技术手段提升档案管理水平。一方面我们要认清当前数字档案集中的现实情况，要加强科技档案的基础设施建设，引入先进的计算机系统和硬件设施，确保数字档案在储存过程中不会出现遗漏和缺失。同时要引进一批高素质的人才，推动电子档案信息化建设，充分发挥人才在电子档案管理过程中的作用。另一方面，要对传统的工作方式方法进行创新，要改变传统依靠人工方式的档案整理和管理工作模式，要适应当前科技生产的发展需要，提升档案信息化建设水平，更好的满足当前档案信息开发利用和数据化的现实需求，从空间上为档案管理提供更广阔的空间，同时也有利于档案资源的开发和利用。

2.建立健全制度，实行规范化管理。档案生成部门要按照《档案法》、《企事业档案标准》相关要求结合本部门科技档案的产出情况制定相应的管理办法，从科技档案的形成到上报都应该形成完善的流程。档案管理部门也要结合当前科技生产的实际情况出台相应的档案管理办法，形成相应的配套措施，从档案形成到归档，再到管理都应该形成系统的制度体系，确保每一个环节都有相应的制度规范。对于归档范围、归档手续、归档依据、科技档案的纸质格式和数据格式都要具体化制度，并提升科技档案制度的可操作性，使科技档案的归档与科技部门的档案生成紧密联系在一起。要提升档案信息化建设水平，构建更为完善的多功能档案检索系统，为档案资源的开发利用创造有利条件。档案管理部门主要领导要重视科技档案管理，提升科技档案管理的现代化水平，并配备专门的技术人才，推动科技档案管理的信息化、现代化和规范化，更好的服务广大科技工作者。

3.要严格把关，确保归档资料的准确性。档案借阅是科技档案利用的重要形式，为了确保档案的原始性和真实性，科技档案在借阅和归档过程中，档案管理人员要对科技档案进行严格把关，遵守各项规章制度，采取专人负责、专人管理的工作形式，确保档案借阅工作有序進行。同时还应该采取技术手段，如数字签名、双重加密等技术，提升数字档案的安全性。此外对于电子档案可以备份一套进行封存，以确保档案在借阅过程中出现丢失之后有备无患。只有采取这些有效措施才能够确保归档资料的准确性。

四、充分发挥科技档案信息资源的作用

新时期，对科技类档案信息资源开发提出了更高要求，档案馆员不但具备相应的专业素质和知识素质，而且要有很强的进取心，做服务科技活动的有心人。现有科技成果是新技术产生的营养基础，将科技生产者急需的专业技术信息准确、及时地提供给这些信息利用者，支持其科技创新活动，同时也实现科技档案和资料、包括科技档案工作者在技术创新活动中的价值。对于从事某个专题研究的信息利用者而言，展现在其眼前的是很大的信息体系，它所需要的仅是其中极小的一部分内容，这部分内容往往分布在一个较为宽泛的信息载体领域，其中一个主要的来源是科技档案。这些鲜活的信息，往往寥寥数字便可激活科技人员创新灵感，或提供一条实用信息，解决一个具体问题的线索。当今社会，科学技术不但在转移过程中需要科技档案的支持，而且在转化生产力过程中需要知识化、标准化和规范化的处理，在这一过程中形成了大量的科技档案，而这些科技档案只有被开发和利用，才能够更好的推动社会发展，从而达到促进生产力的目的。

综上可以看到要对科技档案信息资源进行科学合理的开发和利用，从科技档案管理实际角度出发，采取切实可行的对策，进一步提升科技档案的利用效率。此外，还要加强科技档案的宣传，让更多的人员了解科技档案管理的现实意义，对科技档案管理利用实现再认知。