高校干部人事档案管理人员队伍建设初探

摘 要：高校干部人事檔案管理人员队伍一直存在着配备情况不足、业务技能培训较少、学校重视程度不够等一系列问题，造成这些问题的根本原因是高校对人事档案管理工作的认识一直存在不足。在了解高校人事档案管理人员基本特点的基础上，分析目前高校干部人事档案管理人员队伍所存在的问题，为进一步提升高校人事档案管理人员的工作地位，更好的为高校人事档案服务提供理论依据。

关键词：高校干部人事档案;管理人员;队伍建设

高校干部人事档案是高校干部管理的基础，它能为高校干部的薪酬分配、职称评定、任免考察、离退休等工作提供重要依据。这项管理工作无论是对学校还是对老师个人都具有十分重要意义。对于这项基础性非常强的工作，我们应该对从事这一工作的管理人员队伍的特点进行认真的梳理，把这个队伍存在的问题进行一次系统的分析，以便把这支重要的队伍建设成为高校教师提供高质量服务的专业性队伍。

一、高校干部人事档案管理人员的工作特点

1.高校干部人事档案流动性强

高校干部人事档案管理工作主要工作对象就是高校教师的干部人事档案，干部人事档案与财务档案、文书档案并列为学校的三大基础档案，这三个档案中人事档案情况要更为复杂一些，因为人事档案是与人的活动息息相关的，他要随着一个人的一生不断变化而进行更新，随着国家事业单位人事制度的改革和高等教育事业的蓬勃发展，高校对优秀教师的需求日益迫切，导致各高校间教师的流动愈加频繁，干部人事档案流动性这一特点在当今时代也就越来越突出。尤其在当今时代，人员的流动越加频繁，人事档案的管理也是要实时跟进，随着现代人事档案管理手段的不断提高，对高校人事档案管理人员的业务能力和专业素养提出了更高的要求。

2.高校干部人事档案归口不一

目前，高校干部人事档案管理人员一直是一个总人数比较少的群体，他们往往不是单独存在于专门的部门，而是作为附属放在人事处或者档案馆里，是档案管理中的一个部分。曾经，高校干部人事档案的管理一直都是人事处工作的一个内容，后来随着图书档案工作的进一步精细化发展，一些高校按照档案的性质把干部人事档案归到档案馆统一管理，管理人员也并入到了档案馆。在实际工作中，这两个管理部门对高校人事档案的管理各有利弊。高校人事档案放在人事处管理，利于材料的收集和整理，它能定期与职工招聘、考核和离校等产生个人材料较多的事情产生直接联系，并且这个工作作为人事处的工作，比较容易让老师重视，不利的地方就是与人事处的其他业务关系不够密切，往往是干部人事档案管理人员产生脱离组织的感觉。高校人事档案放在档案馆管理，干部人事档案管理人员很容易找到归属感，在职称评审等方面也有对口的单位，但是不利点在于档案材料的收集不太方便，尤其老师个人材料交送不太及时，造成档案馆要追着老师要材料的情况出现。

二、高校干部人事档案管理队伍建设中存在的问题

通过对一些高校干部人事档案管理人员的调查研究发现，目前的现实状况与要打造一支业务精湛、能力突出的专精尖高校干部人事管理人员队伍的理想还相距甚远，许多高校从人员的配备、到人员的培训培养以及人员的使用都有着或多或少的问题，高校干部人事档案管理人员队伍建设发展相对比较缓慢。

1.干部人事档案管理人员配备不足

对于每所高校人事档案管理人员的数量，在2018年11月出台的《干部人事档案工作条例》里有比较明确的要求，《条例》指出：“每管理1000卷档案一般应当配备1名专职工作人员。有业务指导任务的干部人事档案工作机构，还应当配备相应的业务指导人员。管理档案数量较少且未设立工作机构的单位，应当明确岗位，专人负责”。《条例》里提出的专职人员数是根据实际工作情况和合理的测算而得出的，但是在实际工作中，许多单位因为各种原因达不到这一基本要求，有的单位采取使用部分兼职人员来管理人事档案，以解决人手不足的问题。目前高校普遍还是由少数的人事档案专职人员做着管理工作，因为档案管理不属于学校的核心业务，自然也就无法分出更多的人来做这个工作，造成了人事档案管理人员承受着较重的工作任务，同时，因为干部人事档案的保密性和重要性，管理人员还要保证干部人事档案在安全上万无一失，精神上不能有一丝一毫的松懈，因此干部人事档案人员的心理压力也十分巨大。

2.部人事档案管理人员专业培训不足。

高校人事档案管理工作因为在学校不是主流业务，受到的关注度一直不高，这个岗位一直是作为业务辅助科室而存在，专职人事档案的管理人员自然也不会作为学校的重点培养对象，因而他们极少有机会进行专业的培训。重使用轻管理的现象在高校人事档案管理工作人员的身上表现的尤为突出，有的人事档案管理人员还要身兼办公室的工作，他们每天的业务量较大，自己也很难抽出固定的时间进行业务的学习，工作基本上是靠老带新或者自己摸索出来的，明显专业化程度不高。从简单的档案整理就能看出这一工作缺乏系统的培训，有的学校的档案整理比较规范，有的整理的就比较粗糙，对于一些特殊材料的归类每个学校都有自己的方法，而没有一个行业固定的模式，以至于有些学校因为人手不足和专业化程度不高，只能请专业的档案公司进行整理，解决燃眉之急。

3.高校人事档案管理人员缺乏统一的组织

高校档案管理人员与档案馆的管理人员相比就存在较大的差别，档案馆的管理人员有他们自己的行内组织，每年定期举办工作交流会，可以互相之间交流问题，形成了学校间的行业联盟。而人事档案管理人员因为人员比较少，涉及面窄，，管理部门不统一（有的人事档案在人事处或组织部管理，有的在档案馆管理）等一系列的问题，造成高校人事档案管理人员难以形成行业联系，使得这一行业缺乏统一的组织。他们在工作上出现问题没办法找人咨询，只能通过网上搜索答案等方式，比较具有随意性。

4.高校人事档案管理人员缺乏有效的职称晋升通道

高校人事档案管理人员因为专业性质不强而缺少对口的管理研究方向，在职称晋升上不占优势，尤其是在发表专业论文方面，缺少行业内的学会会刊等专业学术期刊的支持，论文发表比较茫然，而且由于工作内容比较单一，可研究的方向不多，导致工作多年后研究成果也并不尽人意。同时，由于职称晋升并不仅仅是通过论文的数量和质量来做最终的决定，还和是否参与基金项目、是否有专著等有一定联系，由于这个行业几乎没有相关的基金项目，极少能见到高校人事档案管理人员参与到基金项目中去。

三、高校干部人事档案管理人员

1.提升全社会对高校干部人事档案管理人员的重视程度

高校干部人事档案管理人员的重视程度一直与人事档案的重要程度不太匹配。高校干部人事档案工作在高校工作中有着十分重要的作用，档案关系到单位对一个人的全面的了解和认识，更是在考察考核干部等提拔任命、职称聘任、工资调整等工作中不可或缺的重要依据，同时，人事档案也关系到每一位教职工的切身利益，它与每一位教师的生活和工作息息相关，无论是在个人的身份证明、家庭成员证明、个人工作和学习经历证明等方面都具有权威性。鉴于干部人事档案在实际应用的重要性，学校应该在人事档案的管理方面投入一定的人力物力和财力，关注人事档案工作的开展情况，关注高校人事档案管理人员的职称评审、工作环境等方方面面的情况，切实提高对干部人事档案重要性的认识，加快培养干部人事档案管理人员的专业素养，

人事档案的价值不像科研项目一样马上就能看到效果，它作为一项基础性工作常常是在需要使用时才能体现价值，而利用档案的人员又往往是一个部门的基层工作人员，领导很少会直接接触档案，因此，人事档案似乎成为了可有可无的一个概念。目前对人事档案的关注度是远远不够的，

2.帮助建立高校人事档案管理人员研究性的学会组织

高校人事档案管理人员急需建立校际联盟性质的学会组织，以便各高校人事档案管理人员互相交流工作，形成行业特色，让高校人事档案管理人员更有归属感，也更有成就感。目前高校人事档案管理人员还存在着流动性高、归属感不强、在学校管理部门中地位偏低的情况，只有帮助他们找到工作努力的方向、提升整体人员的工作信心，才能让他们安心工作，获得一定的满足感和荣誉感。建立研究性的学会组织，能够有效指导高校人事档案管理人员在这一领域展开更广泛的研究，同时也能使各个高校之间人事档案管理人员之间互通有无，最重要的是还能在国家机关的统一部署下，建立更为有效的统一工作指南，为建立行业性的统一标准树立标杆。

3.建立健全高校人事档案管理人员的培训培养机制

高校人事档案管理人员应与档案馆的专技人员一样，有计划的定期进行培训和培养。高校人事档案管理人员既需要业务技能上不断提升，也需要在理论知识上与时俱进，如果一味地“使用”而不定期“充电”，势必要造成人事档案管理人员不能及时掌握最新的行内发展动态，自身也在不断的消耗过程中出现“内存不足”，并对促进整个行业的发展有极大的阻碍作用。一个行業的发展需要使用者不断接受先进的理念，在实践中又推动理论研究不断前进，这样才能使这一工作发挥最大的作用，对社会发展做出一定的贡献。

参考文献：

[1]张光明，苗洪丽.高校干部人事档案服务水平提升路径探索[J].兰台世界，2019

[2]张 岩.论高校人事档案的规范化管理[J].兰台世界，2013（10）

作者简介：邓丽娜（1979-），女，汉族，籍贯：吉林省松原市，研究生学历，助理研究员职称，单位：北京化工大学，研究方向：人力资源、档案管理。