浅议当前医院人事档案管理工作出现的问题以及改进方法

杨贤国

摘要：人事档案管理是医院管理中的重要部分，对医院的正常运营与发展有重要影响，但目前大部分医院致力于提升自身医疗服务水平，对人事档案管理方面的重视度相对较弱，导致其工作中仍存在较多不足之处。因此，为促进自身发展，医院应提高对人事档案管理的重视度，积极探寻科学合理的改进方法，提高其管理质量。

关键词：人事档案管理；医院；改进措施

人事档案管理工作需要整理干部、职工年度考核、工资调整、职称晋升、人事任免等重要材料，以便随时可以调取相关资料，对于医院人力资源的调配与人才培养有重要意义[1]。人事档案管理虽然与医院医疗水平无直接关系，但间接影响着医院的整体运营和人员配置情况，是医院管理和发展中不可或缺的一个环节。

一、当前医院人事档案管理中存在的问题

（一）信息化程度不高

随着科技与信息技术的发展，信息化已成为各行各业的主要发展趋势。但目前许多医院缺乏专业性的信息管理系统，人事档案管理仍采取传统纸质档案管理方式，通常只将档案目录列表输入计算机系统中便于检索，信息化程度不高，需要较多的人力物力进行档案的分类、归档、查阅等工作，导致工作效率较低，不能及时、准确地更新档案信息，影响信息利用率[2]。

（二）人员专业性不足

目前主要由医院人事部门负责人事档案管理工作，工作人员的工作内容较多，涉及范围广，在档案管理之外还需兼顾其他工作，专业性相对不足，因此容易影响档案管理工作的质量与效率，难以及时将资料归档；且部分工作人员为非专业人士，很多是从护理或者其他岗位转岗从事档案管理工作，不具备档案管理的专业技能，容易导致资料内容不全、信息前后不对应等情况，不利于及时更新和提取人员的档案资料，影响其他相关工作的开展。

（三）档案整理与查阅速度慢

医院档案管理工作涉及在编人员与非编合同制人员的入党材料、年度考核表、工资变动审核表、职称晋升材料、任免材料等，其种类复杂，信息量庞大，在缺乏信息系统辅助的情况下，工作人员需手动进行整理和归档，工作量大，工作效率低，耗时长，也容易产生人为失误。而查阅档案时需要在庞大的资料库里人工翻找，查阅速度较慢，查找难度高。

二、医院人事档案管理工作的改进方法

（一）加强信息化建设

近年来，在医疗技术发展、医疗改革等多方面因素影响下，医院之间人才流动速度加快，各类人事档案资料信息量增多，给人事部门的档案管理工作带来新的挑战[3]。为适应新时代的形势，医院应加强人事档案管理的信息化建设，增加资金投入，将先进的现代信息技术应用于档案管理工作中。医院可引进专业性信息管理软件与设施，实现档案分类、归档、转档、查询等操作的数据化与信息化，使人事档案管理工作更为简单便捷，减少工作量，提高工作效率。为充分发挥人事档案信息的作用，在实施信息化管理时需将档案信息与其他信息整合起来，创建人才信息网络，实现网络化管理，缩短资料查询时间，便于医院对人事档案资料进行深层次分析与开发，为人员的调配与管理工作提供资料参考。

（二）加强工作人员培训

工作人员的专业素养直接影响着人事档案管理工作的质量。因此，在信息爆炸的当今时代，需加强医院人事档案管理人员的专业培训，可在内部开展讲座，也可创造更多的外出学习机会，开拓工作人员视野，积极参加自治区档案局及市档案局每年组织的业务培训班，使其能够学习档案管理最新进展及先进管理方式。专业培训也能提高工作人员对档案管理的重视度，增强其职业责任感，提升其收集、鉴别、整理资料的专业能力，从而更好地完成档案管理工作。此外，在加强信息化建设的同时也需加强工作人员的信息技术培训，使其能够了解相关系统、软件的应用方式，提高档案管理质量。在进行人事部门的人才聘用时，也应注重评估其在档案管理、计算机技术等方面的专业性，吸取更多高素质专业人才。

（三）明确档案管理职责

目前，医院档案管理人员通常需要兼顾其他工作，影响其管理质量。因此，需要明确档案管理人员的职责，将档案管理工作专业化、系统化，强调“专业人做专业事”[4]。医院应依据相关法律法规制定符合自身情况的管理制度，规范相关工作流程，详细规划岗位工作内容、职责，并将责任落实到个人，做到有章可循，使档案管理工作能够井然有序地进行。可采取考核制度对人事档案管理工作进行评估，包括档案资料完整性、归档及时性、内容错误率等，并应用一定的赏罚措施。在资料更新及时、管理质量良好时予以奖金奖励，若出现资料错误、归档不及时等问题，则可视情况予以口头批评、扣除奖金等惩罚，使工作人员感受到竞争感与紧迫感，从而不断学习和提升能力，督促人事档案管理工作往规范化、专业化方向发展。

（四）加强档案管理的监管

为保障档案管理工作有序高效地进行，还需加强监管力度，要求相关人员严格按照法律与规章制度进行资料收集与归档工作。尤其在年度考核等重要环节时，需督促相关部门尽快将年度考核资料交人事部门归档，第一时间获取完整资料，并以严谨的态度对资料的填写情况进行检查，确保资料的完整性与可靠性。对填写错误、材料不足的档案，档案管理人员应指导相应员工进行改正和补充，而后再依据管理流程将资料进行整理，分门别类归档入库，并做好相关记录。查阅档案时也需做好记录，并保障档案的完整性与安全性。在日常工作中，分管人事工作的领导也需加强对于人事档案管理工作的重视度，需监督其工作质量，督促人事部门及档案管理人员及时将员工资料进行归档并更新档案目录，同时应加强档案管理人员队伍建设，解决档案管理人员偏少的问题。

三、小结

总而言之，由于受到的重视度不足，医院的人事档案管理工作中仍普遍存在着效率低下、专业性不足等问题，需要通过加强信息化建设、提高人员专业素养、明确职责、加强监管等方式提高人事档案管理工作质量与效率，使其充分发挥对人力资源调配的指导作用，促进医院发展。

参考文献：

[1]刘锦兰.医院人事档案管理存在的问题和解决对策[J].管理观察，2018（24）：189-190.

[2]张清云.现阶段医院人事档案管理存在的问题与对策[J].中国管理信息化，2017，20（06）：168.

[3]李亞琼.浅析医院人事档案管理的规范化措施[J].办公室业务，2019（16）：170.

[4]张佳佳.新形势下医院人事档案管理工作探讨[J].现代交际，2019（14）：96-97.