“互联网+”时代对高校档案信息化建设的思考

付艳

随着科学技术的不断发展，我国已经进入了“互联网+”时代，在互联网技术的影响下，人们的生活和学习方式发生了巨大的变化，其中就包括高校档案管理工作。在新的时代背景下，高校档案管理工作面临着更高的发展目标，如何推动高校档案管理的信息化建设已经成为高校管理工作的重中之重。这就需要高校管理人员要加强对档案管理工作的重视，充分发挥互联网技术的作用与优势，不断创新管理理念和方式，从而提高高校信息化管理的整体水平。

高校档案管理作为高校管理工作的重要组成部分，对于确保高校信息资源的完整性和安全性具有至关重要的影响。随着“互联网+”时代的到来，高校档案管理获得了更加广阔的发展空间，只有不断提高其信息化水平，才能使档案信息资源更好的服务于高校发展，从而提高高校档案管理的实效性。为此，本文针对“互联网+”时代对高校档案信息化建设的影响进行深入分析和思考，阐述了具体的实施策略，希望能够为相关管理人员提供一些参考依据。

1 高校档案信息化建设的必要性

1.1 有助于提高档案管理工作的效率

传统的高校档案管理主要依靠人工手动管理，面对大量的档案信息资源，高校需要付出大量的人力、物力和财力，不仅降低了档案管理的工作效率，而且还造成了资源的极大浪费。鉴于此，各大高校必须要加强对档案信息化建设的重视，促使档案管理由人工型向智能型转变，发挥电子档案的作用和优势，从而提高档案检索的质量和效率。由此可见，将互联网技术应用于高校档案管理中，既是提高档案管理工作质量的内在需要，又是满足高校实际发展需要的必然趋势。

1.2 有利于提高档案资源的利用率

在高校档案管理的过程中，传统的档案保存方式主要是以纸质档案为主，虽然具有一定的保存价值，但是不利于管理者的查阅和使用。而档案信息化建设很好的解决了这一问题，通过档案信息化建设，管理者能够利用互联网技术建立系统化的资源数据库，有利于整合所有档案资源，使用者只需要在计算机中输入关键字便可进行查阅和浏览，极大地提高了档案资源的利用率，与此同时，也推动了电子档案的进一步发展。

1.3 有助于推动高校办公的自动化

在“互聯网+”时代的影响下，高校办公逐渐实现了自动化和一体化，随之产生了大量的电子公文和电子文件。这就要求档案管理人员必须要转变传统的管理模式，利用互联网技术将这些电子公文和文件进行归档和管理，以便为高校今后的长期发展提供全面的参考依据，而这些都需要通过高校档案信息化建设去逐一实现。因此，只有不断实现档案管理的信息化建设，才能推动高校办公自动化的进一步发展，从而为提高高校管理的质量和效率创造有利的条件。

2 “互联网+”时代下强化高校档案信息化建设的有效途径

2.1 加大对档案管理软硬件设施的投入

要想强化高校档案信息化建设，首先就要配备齐全的软硬件设施，只有具备完善的基础设施，才能为高校档案的信息化管理奠定良好的基础。鉴于此，各大高校必须要加大对档案管理软硬件设施的资金投入，以便为档案管理工作的有序开展提供必要的条件，进一步提高档案管理工作的质量和效率。首先，高校应该加强对档案管理工作的重视程度，将其纳入自身发展的战略当中，根据学校自身的发展情况制定出针对性的管理计划和方案，以便获得其他部门的支持与配合，从而为早日实现档案信息化管理创造有利的条件。其次，档案管理人员应积极争取学校的资金支持和人员支持，让学校领导意识到加强档案管理信息化建设的重要性和必须性，为推动档案管理的信息化建设做出巨大的努力。最后，高校应引入专业性的管理人员，以便根据现有的纸质档案构建全新的资源数据库，从而推动档案管理由纸质档案向电子档案过渡，进一步提高档案资源的使用率。

2.2 建立统一完善的档案管理规章制度

完善的管理体制是确保档案管理质量的有效前提，也是实现档案管理信息化建设的基本条件。为此，高校领导必须要建立统一完善的档案管理规章制度，以此规范管理工作的操作流程，从而为提高档案管理工作的整体质量奠定良好的基础。一方面，学校应建立统一的档案检索体系，针对复杂的档案资源进行有效的整理和分类，促使管理人员能够利用互联网技术进行快捷的查阅和浏览，从而提高档案管理的便捷性和灵活性。与此同时，学校应根据自身的实际情况制定针对性的管理标准，将信息资源、管理体系和程序机制融为一体，从而提高档案管理的全面性和科学性。另一方面，高校应该制定完善的奖惩措施和监督方案，将档案管理的每项工作落实到个人身上，以此调动管理人员的积极性和能动性。此外，为了更好的推进档案管理的信息化建设，高校还需要加强档案管理部门与其他部门的密切联系，在促进高校办公一体化的同时，也强化了对档案管理的监督职能，从而为提高档案管理的质量和效率营造良好的内部环境。

2.3 加强对档案管理安全建设的重视

在高校档案管理信息化建设的过程中，互联网技术虽然为档案管理工作提供了便利的条件和高效的工作方式，但是也存在一定的安全隐患，计算机系统的安全漏洞和互联网技术的保密障碍都会为档案管理工作增加风险和困难。鉴于此，高校管理人员必须要加强对档案管理安全建设的重视，以此减低安全风险，从而为推动档案管理的信息化建设扫清障碍。一方面，管理人员要不断完善计算机系统的保密功能和病毒防治功能，利用防火墙等技术强化档案数据库的安全性和可靠性，以便防止病毒与黑客的入侵，从而确保档案资源的完整和安全。另一方面，管理人员要提高自身的安全意识，不断规范操作流程和使用权限，建立标准的身份认证体系，以此提高管理体系的安全性能。

2.4 提高档案管理人员的专业素养

档案管理人员的综合素养直接影响着档案信息化建设的进程，为此，高校领导人必须要加强对档案管理人员综合素质的提升，以便为档案管理工作的顺利实施提供有利的条件。首先，高校应注重对管理人员的考核工作，根据管理人员的实际情况制定针对性的考核体系和评价标准，定期对管理人员进行考核与检查，对于不符合要求的管理人员要及时进行岗位的调整，从而不断提高档案管理队伍的综合水平。其次，高校应聘用信息技术能力较强的人才作为档案管理人员，提高档案管理人员的经济待遇和竞争地位，以此防止档案管理人员的流失。最后，高校应为管理人员提供丰富的培训机会，促使管理人员能够吸收先进的管理经验，掌握创新的信息技术，以便提高自身的专业素养和管理水平，从而为实现档案管理的信息化建设奠定良好的基础。

3 结语

综上所述，随着科技的发展和社会的进步，高校档案管理逐渐趋于信息化和现代化，这就需要相关管理人员要充分发挥互联网技术的优势，利用互联网技术建立相对完整的信息资源数据库，以便为高校的长期发展提供更加优质的服务。在“互联网+”时代的影响下，高校档案管理突破了传统的管理模式，逐步实现了高校信息资源的共享与整合，在提高管理效率的同时，也加强了高校之间的内部联系，从而为提高高校管理工作的整体质量奠定了良好的基础。

此文系连云港市社会科学基金项目成果（项目编号19LKT2164）

（作者单位：连云港师范高等专科学校）