新形势下企业档案管理信息化建设探究

刘海霞

随着科学技术的快速发展，以信息化为主的办公模式必将成为主流。企业中，其档案管理在信息技术的影响下，也逐步由传统的管理模式向建立信息化档案管理模式发展。企业档案对于任何一家企业而言，都是其企业发展历程的见证。基于此，本文将探究如何在新形势下进行企业档案管理信息化建设。

1 引言

企业档案作为企业发展和企业管理一个重要的组成部分，对企业的重要性不言而喻。企业档案管理信息化的成功建设即标志则该企业正朝着现代化企业管理制度发展，同时，也标志着该企业正在改善企业管理模式，以实现企业的可持续发展。

2 企业档案管理信息化概况

企业档案是在在企业生产经营过程中，通过不同方式所保留的文字材料。而档案管理的信息化是现阶段国家档案行政管理部门，借助现代科学技术对信息资源进行管理的行为，其实现了档案管理由档案实体保管模式向档案实体信息化模式的转变。企业档案管理信息化建设主要包含企业电子文件归档和管理、企业数字档案馆等。

3 新形势下企业档案管理信息化建设探究

3.1 健全并完善配套的设备设施

3.1.1 硬件设备设施建设

企业档案管理信息化建设过程中，将现有的档案资料进行数字化的处理是非常重要的一个环节。这其中含有不同数据类的档案文件，比如，纸质档案类就有文字、图片、图纸，其他的还有音频、视频、网页等。在这整个过程中，不管是档案信息的收集与处理、录入与归类等都需要借助计算机以及网络技术。因此，硬件设备设施建设上，企业一定结合自身的实际情况，将相关的计算机、网络等配备齐全。

3.1.2 软件设备设施建设

企业除了要将计算机等硬件设备设施配备齐全外，还需要在现有的基础上健全档案管理系统建设。当前，市场上各种企业档案管理系统应有尽有，尽管这些软件在大致上没有什么差别，但并一定都能达到企业档案信息化建设的要求。针对这种情况，企业可以自行聘请专业档案管理系统开发人员，让其结合企业实际档案管理信息化建设需求，为企业量身打造档案管理软件。虽然这种方式，在一定程度上会使企业档案管理信息化建设成本有所增加，但却能让企业档案管理信息化建设取得事半功倍的成绩。

3.2 建设档案信息化标准体系

3.2.1 档案管理信息化建设需按照国家标准进行

以国家标准进行企业档案管理信息化建设，不仅能为档案管理信息化建设提供参考标准，还能使企业档案管理信息化建设工作有章可循，有法可依。虽然已有一些政策来确保档案管理信息化建设工作的顺利开展，但实际中，还是有部分企业没有按照国家标准进行，这种容易导致重复进行档案管理信息化建设工作，或者已有的档案管理系统中的资料数据无法与后期建设的档案管理系统中的资料数据进行融合等现象的发生。因此，企业在进行档案管理信息化建设过程中必须按照国家标准执行。

3.2.2 完善管理制度

完善管理制度是企业档案管理信息化建设工作顺利进行的必要条件。企业必须在现有的基础上，将企业中关于档案管理的部门职能、工作程序、职权划分等进行明确的规定，使档案管理更加规范、具体。

3.3 建设安全防护体系

在信息化时代的大背景下，企业的机密文件等随时都有被泄漏的風险，一旦发生，不论是对于企业本身还是对于企业的发展，其都是毁灭性的。因此，保证企业网络信息安全，杜绝机密文件被泄漏的风险是当前每个企业都非常重视的一项工作。机密文件的泄漏多是发生在进行文件传输的过程中，因此就必须重视电子文件传输过程中的防护工作。企业可以通过制定完善的电子文件传输程序，多加利用先进的科学技术，以防木马入侵，让文件泄漏事件不再发生。针对以上情况可以从以下两个方面进行：

3.3.1 制定信息保密制度

对于档案中存在的各种涉及企业机密的信息数据等，企业应该采取算法加密方式，严格管理。另外，企业还需制定机密信息使用权限，相关工作人员必须凭借其权限才能接触到机密信息，并与企业达成保密协议，一旦发生机密文件泄漏等事件，经证实后相关的工作人员必须接受法律制裁。除此之外，企业自身也应该加强对本企业机密文件的管理，无用的机密文件要及时的进行销毁。

3.3.2 制定信息资源共享制度

企业档案管理信息化建设过程中，企业可以在此基础上，搭建一个信息资源功共享平台，以提高信息的传播时效。信息资源共享在企业档案管理建设工作占有非常重要的一个位置。资源共享过程中，信息出现泄漏的可能性较大，因此，企业要严格制定信息资源共享制度。对于资源信息共享设置访问权限，使不同级别，不同层次的用户只能访问到其权限内的资源。

3.4 组建信息化专业人才团队

3.4.1 接受先进的管理思想

档案信息化是作为时代发展的产物，也必将成为企业进行档案管理的最终归宿。这就需要企业内部上至企业实际掌权人，下至各部门员工都挣脱传统思想的束缚，接受先进的管理思想，认识到进行企业档案管理信息化建设对企业发展的重要性。企业档案信息化建设不是将纸质档案进行数字化管理这么简单，其根本目的是实现档案资源网络化和共享化的目标，使其能通过自身价值的体现为企业的发展提供参考数据。

3.4.2 培养信息化专业人才

企业档案管理信息化建设不仅是一项漫长的工作，也是一场耗时耗力的战场。这一过程中，既需要档案管理人员严格要求自身，不断学习相关档案管理知识和技术，以提高自身能力与素质。同时，也需要企业积极引进信息化专业人才，为企业档案管理信息化建设指明道路。

4 结语

档案管理信息化建设必将是未来企业发展的主要趋势，同时，这也是一个持久的过程。在这一过程中，企业必须为档案管理信息化建设打下坚实的基础，保证企业档案管理改革能成功进行。

（作者单位：山东省青州市教育局实验教学研究中心）