浅析新形势下基层档案管理与发展

刘畅

摘要：随着经济与社会的不断发展，在当前的基层部门管理过程中，要注重档案的有效管理，了解档案管理的重难点，不断提高基层档案管理效果。因此，本文阐述了基层档案管理的基本现状，了解其中所存在的问题，如档案管理人员素质能力有待提升，档案收集工作存在问题，无法适应当前新形势下的管理要求等，要结合具体问题提出有效策略，加强基层档案管理队伍的建设，根据实际状况对档案管理工作进行有效的调整，充分加强信息技术的利用，建立电子档案，实现档案管理事业的不断发展。

关键词：新形势发展;基层档案;问题分析;策略应用

引言：

基层档案管理是基层部门管理工作中非常关键的部分。特别在当前的经济发展环境下，要明确档案管理的重难点，针对于当前所存在的多方面问题，涉及到各类档案、文件储存、信息管理等多个部分，要进行档案的合理记录与保存，为日常工作的开展提供数据支持。同时，当前基层档案管理过程中所存在的问题也不容忽视，要针对具体问题提出有效的策略，引导档案管理人员不断提高专业能力和业务素质，规范基层档案管理工作;加强对档案管理的投入，对管理软件进行更新换代，为档案的长期保存提供支持。特别要针对于电子档案的收集和整理，要建立档案库，对档案进行安全存放，加强对文件数据的保存，提高档案管理的规范化标准化。

1 目前基层档案管理的具体现状

基层部门在进行档案管理过程中，主要是对上级发文和本部门收发文进行整理，加强对文书、声像、實物、财务等日常管理资料的全面归档，为基层其他单位的具体工作提供支持，因此，了解当前档案管理过程中形成的主要问题：

（一）档案管理人员水平有待提升

基层档案管理具有一定的特殊性。大部分档案管理人员由办公室人员兼职岗位，更替较为频繁，人员流动性大，给档案稳定管理造成了一定的难度。尤其在当前的信息化建设过程中，管理员缺乏对管理知识的掌握，没有对档案进行基础的培训学习，缺乏对档案管理工作意义的认知，使得到管理水平低下。同时，部分管理员缺乏对新知识新技术的补充，不会利用信息化、数字化技术对档案进行利用管理，导致基层档案管理的发展受到阻碍。

（二）传统档案管理方式不适应当前的新形势管理要求

在当前的新形势下，电子信息技术在不断的发展，与各个领域进行融合，实现无纸化办公。基层档案管理部门要结合电子技术进行数据库的构建，对电子档案进行保存，然而，传统的纸质版档案管理无法适应当前的信息化的多元性便捷利用要求，缺乏对电子档案多种载体的储存，同时，基层档案管理过程中缺乏对标管理，管理效果参差不齐，到不到高质量、高效率运用。

（三）基层档案收集工作存在问题

在基层档案管理的过程中，对档案进行收集是其中非常关键的步骤。要提高档案资源的整体利用效率，利用新技术和新手段来完成档案收集工作。然而，在广大的基层单位，其档案收集不齐全，事后遗失资料情况不少，收集类型单一，归档工作滞后，对于档案资源的利用效率低下，领导重视程度不够，没有意识到档案对整个基层单位工作开展的意义和价值。

2 新形势下基层档案管理工作开展的具体策略

（一）加强基层的管理队伍的构建

要对基层的管理工作的整体效果进行提升，要加强管理队伍的构建。首先，要对管理理念进行转变，注重基层队伍素质的提升，意识到基层档案管理对整个基层部门工作的重要意义。其次，基层档案管理是国家档案管理过程中非常关键的部分，对档案资源进行充分利用，要引导档案管理人员加强对新技术新知识的学习培训，不断提高自身业务能力;再者，与其他单位的档案管理人员进行沟通交流，将经验教训进行共享推广;最后，要调动档案管理人员的工作积极性，不断提高管理水平，为档案管理工作进一步发展创新思路。

（二）推动基层档案管理规范化的发展

在基层档案管理的过程中，要制定完善的管理制度，严格对档案的收集、保管进行规范化的归档，利用统一的国标进行收集，加强对档案的分类，使得档案利用的过程中能够利用目录进行有效的检索。同时，档案管理人员要定期对档案中所存在的问题进行整改，档案行政机关结合实际定期开展实施检查。除此之外，对基层档案库房进行标准化建设，要确保专项资金的投入，对环境和条件进行改善，配备专用箱柜、温湿度计、灭火器、增减湿度器、防磁柜等设施，便于档案能够长期保存。

（三）加强对电子档案数据库的构建

在当前的信息化技术发展过程中，对电子档案进行建设要发挥电子技术的优势，借助不同的载体，如图片、音频、视频等方式，对档案进行收集整理建立数据库，对档案进行分类保存，统一管理。通过扫描进行存档，购置专门的管理软件和储存设备，对电子档案进行存放，同时，要提高安全性，避免数字信息的丢失，要做好安全工作，提高档案管理效力，不断丰富馆藏档案。

3 结束语

众所周知，档案对社会发展进行真实记录。在基层部门的管理过程中，对档案进行有效的收集管理，有利于对工作活动过程进行详细的记录，为今后工作的进一步开展提供参考依据。因此，要了解当前基层档案管理过程中所存在的问题，针对具体问题，提出有效的发展建议。首先，要加强基层队伍工作作用的发挥，在档案管理的过程中，要对档案资源进行充分开发利用，提高人员的业务水平和管理能力;其次，对档案进行规范化的管理，通过对档案管理人员的培训与考核，结合档案工作的实际状况，对档案进行检查和指导;最后，要对电子档案进行建设，形成数据库，通过扫描进行存档，提高档案管理的安全性和多元性，为档案管理事业的稳定发展奠定基础。

参考文献：

[1] 岳海燕.基层事业单位档案现代化管理工作的对策[J].兰台内外.2019（30）：50.

[2] 林小艳.新形势下的档案管理与发展[J].才智.2015（08）：346.

[3] 闫成聚.新时期档案现代化管理的思路及有效对策[J].办公室业务.2017（08）：108.

（作者单位：云南省昆明市呈贡区档案馆）