试析高校学生档案管理工作的创新

吴嵘

摘要：自2008年9月起我国教育部明确将“学生类”档案归纳在高校档案工作之中。普遍意义上来讲高校学生档案是用来记录学生在校期间的真实个人经历，其中包括学习、生活、所得奖励、所受处罚等。学生个人档案也是学生就业的重要依据之一，所以高校学生档案管理工作尤为重要，基于此，本文主要就现阶段对高校学生档案管理工作进行创新以期适应当前教育需要的模式进行分析。

关键词：高校;学生档案;档案创新管理

高校学生档案详细记载了本校学生的个人信息，其内容真实有保障难以造假，是大学生参与就业最为原始的材料。将来，在大学生进入工作后学生档案也会成为工作调度、定级转正等重要依据，因而在当前的大学生档案管理工作中也应当及时创新学生档案管理工作，不仅要适应教育现状还要保护学生的个人利益。

1.高校学生档案管理工作的现状

1.1学校档案意识淡薄，对档案管理重视度较弱

我国并没有专门关于高校学生档案管理的规定性文件，所以导致各大高校对学生档案管理不够重视，很多学校并不设置专门的学生档案管理部门，而是将学生档案工作下派到各个学院行政部门管理松散，很容易使学生档案出现问题，尤其是档案归档问题。而且一旦出现问题，相关负责人就责任由谁来负的问题也会推来推去，降低效率。此外，对学生档案管理工作的不重视，又使学生档案的真实性大大降低，导致学生档案的有效价值得不到很好的发挥，影响学生的个人利益，进而引起学生与学校的矛盾。

1.2学生档案管理模式老套，技术陈旧

大多数高校目前还停留在建校时期实行的纸质档案模式，管理模式十分老套，没有新意，技术陈旧，管理方式落后。随着高校招生的不断扩张，高校学生数量不断增加，高校学生档案渐渐呈现出更新速度快使用次数多，流动性大等特点，这种快节奏的社会需求落后的管理方式已经不能适应了。纸质档案的弊端凸显致使部分高校开始使用计算机辅助学生档案管理，但是也仅限于查询学生基本信息和简单检索查询事务，并不能充分发挥计算机管理效能，距离形成无纸化电子学生档案还有很长路要走。

1.3学生档案材料不完整，信息量不足

高校学生档案材料主要是由学生个人填写基本信息，而招聘单位希望了解的个人素质及能力如身心健康、诚信、创新等材料很少，需要老师进行填写评语时，老师为了省去麻烦可能对学生评语都是一样的而且对学生身体素质发展状况等客观分析性评价材料也较少。除此之外，高校中各个学院的党团组织、导员、班干部为学生檔案所提供的鉴定也仅仅是一句“同意”，“情况属实”等非常简单的评语，并没有给予很多客观的评价。更有甚者。出于学生毕业就业，高校就业率等多方面考虑，对于学生在校期间所受处分、检查等材料在将毕业时进行“撤销”使学生档案的真实性降低导致学生档案材料不完整，信息量不足。

2.学生档案管理工作的创新

2.1提高高校档案意识，设置档案管理专业队伍

首先，从国家方面来看，我国应当制定关于高校学生档案管理的规定文件使档案管理的标准统一，督促高校做好学生档案管理工作及完善违反标准的后果。其次要从高校校领导层面上增强学校的档案意识，从思想上更加注重学生档案的管理工作^[1]。最好在高校内设置专门的学生档案管理部门，成立专业的学生档案管理工作队伍，将目前还分散在各个学院或校内其他部门的档案工作全部收回，并由新成立的专职人员管理部门进行管理，形成专业的学生档案管理工作模式，可以极大解决归档不及时的问题，保证学生档案完整。确立学生档案管理工作的负责人，如果学生档案出现问题，更加便于及时找到问题所在并解决，降低损害学生利益的可能性，也方便于问责。

2.2推进学生档案信息化，数字化，网络化管理模式

针对高校学生档案管理模式老旧等问题应当结合当代科学技术的发展予以创新。应当充分利用电子计算机，加快高校学生档案信息化、数字化、网络化、建设，使高校学生档案管理自动化进程加快。目前为止高校网上招生已经普及全国所有大学，很多高校也逐渐地形成了纸质档案与电子档案并存的学生档案管理模式。高校应当尽快完善学生档案管理及对档案管理功能的开发。对大学生大学的学习和生活进行网上记录，遵循学生档案和学生档案管理工作的原则，通过电子信息系统进行操作和更加科学的管理。建成网络化的学生档案管理体系，有次序地进行学生档案分类归档，建成后，系统会自动生成学生档案的内容。这样，搜索学生档案信息更加方便，不仅减轻了学生档案管理人员的工作压力，而且提高了学生档案利用率^[2]。管理模式形成后，不仅能够有效的通过信息系统进行查询;同时也可以对纸质档案进行跟踪核实，从而形成全面且规范的档案管理模式，以确保档案内容的可信度与完整度。

2.3促进学生档案更加更全面，更好的实现其价值

学生档案的主要用途是为招聘单位提供选拔人才的依据，所以学生档案的真实性必须是有根据、有保障的。高校学生档案是大学生学习和生活经历的一个重要部分，它应当是全面记录学生成长历程的^[3]。随着社会的迅速发展，社会对人才的需求也产生很大变化，招聘单位对毕业生也需要更多的了解，学生的个人记录如诚信、创新潜能、情商、心理等之前没有出现在档案中的材料已经成为当前用人单位所看重的部分。这些材料也应当被加入学生档案中，能够更加说明学生就业档案材料的真实性，所以高校学生档案管理工作要与社会的变化相适应，要不断改进创新学生档案管理工作，并且根据现实需求使归档范围扩大，尽量使学生档案能够更全面、更真实。

总结：

综上，随着近年来大学生的数量不断上升，对高校的学生档案管理工作来说也加大了一定的难度，但从本质上来讲这也是对学生档案管理工作的创新度不够所导致的，因而传统的是档案管理工作已经不在适应当下的教育现状。结合新时期的发展以及信息技术手段的进步，在新的教育模式下，就需要搞笑的档案管理人员进一步发挥创新精神，进而更好的服务于学校的教育改革与学生的管理需要，实现高校管理工作的实际价值。

参考文献：

[1]  王丽丽. 浅析信息时代下档案管理工作的创新[J]. 科学技术创新，2017（16）：293-293.

[2]  秦方凌. 高校大学生档案管理创新研究与服务大学生就业的探索[J]. 人力资源管理，2017（1）：230-230.

[3]  刘晓艳. 浅析信息化背景下文书档案管理工作的创新[J]. 办公室业务，2017（12）：158-158.

（作者单位：哈尔滨职业技术学院）