高速公路运营档案精细化管理工作简析

刘丽娟

摘要：高速公路运营服务的传统信息资源类型和规模较少，这对运行与运营问题分析、服务能力改良造成一定限制。对此本文提出高速公路运营档案精细化管理的研究，由此提升档案信息规模与质量，为高速公路运营档案管理工作的优化提供有效参考。

关键词：高速公路;运营档案;精细化管理;经济效益计算

一、高速公路运营档案精细化管理的价值

高速公路运营档案主要涉及运营前的项目验收档案、运营过程中的监查档案和经济性记录档案三大类，其主要为高速公路的正常维护、经营管理决策的调整、服务问题的分析与优化等。档案精细化管理的基本目标是在丰富档案类型与数量的同时细化档案分类管理，使档案具备复用、联用价值，例如将项目验收档案与日常路面监控档案中增加相同的路面完整性属性类别，由此借助信息化技术可以实现不同类型档案间的对比与分析，为路面养护需求的智能化分析提供支持。

二、高速公路运营档案精细化管理的问题

从档案精细化管理的实际价值来看，其需要具备三个基本前提，即较大的档案规模、清晰的档案分类与档案价值的精准定位，而这三个基本条件在目前我国高速公路运营企业中都不够完善。

（一）信息采集条件不完善

目前我国高速公路档案基本来源只有三类，即原始验收档案、监察档案和经济性记录档案，其中验收档案属于固定档案，在维护和扩建后会增加新内容，而监察和经济性档案均为周期性档案，前者通常还需要人工梳理和归档，且信息采集方式通常以人工记录、视频记录、收费系统数据为主，信息从采集到入档基本都需要人工介入，影响了档案整理效率。

（二）档案全文信息化机制不成熟

我国高速公路运营企业的信息化改革起步较早，但在运营档案管理方面的信息化改革却有不足，其主要在于档案全文信息化处理不到位，例如运营档案中存在大量视频档案，此类档案通常予不加处理的视频文件形式存档，导致档案利用难度偏高。

（三）档案价值分析模式不健全

档案价值分析是档案精细化管理的一个重要条件，其核心目标在于确定档案中有价值的信息类型，分析其在高速公路运营中的风险控制、经济性决策的影响效果或价值转化能力，由此一方面提供档案信息的功能细化分类，另一方面为档案权限分级与保存机制优化提供支持，也能保证档案安全性与利用率。但目前我国高速公路运营企业较少建立档案价值分析工作机制，这并不利于档案精细化管理工作的高效推进。

三、高速公路运营档案精细化管理的工作建议

（一）加大信息采集网络与档案全文信息化建设

档案精细化的基础是丰富档案规模，提升档案质量。而目前我国高速公路运营档案的采集模式仍比较传统，除视频采集、收费系统外的档案几乎都依靠人工处理，这既限制了档案采集效率，也不利于档案类型丰富。对此运营企业有必要积极尝试运用新型信息采集技术，例如自动化公路设施检测设备、路面自动化检测设备等等，以此取代人工检查，实现高频次、大覆盖率的自动运行过程档案信息采集。

在提升信息采集规模的同时企业还需要加强对差异化档案的标准化文本处理，及早实现档案全文信息化。其中主要的优化要素有两点：一是视频档案的文本化，基于固定摄像头采集的稳定取景范围内固定区域的视频计算通行率及时间分布、主要通行车辆与行驶特征、取景范围内的企业固定财产信息等，相应信息需要根据智能算法分析视频数据并转化为可被理解的经验信息;二是人工工作记录文本的规律化提取，旨在将固定模版下的日志信息等转化为经验文本。由此梳理并形成有价值的特殊档案，提升档案价值。

（二）建立健全档案经济效益计算工作

档案经济效益计算是确定档案价值、为档案分层与分层提供重要支持的过程。具体管理工作中，运营企业可以在财会部门内部建立专门的档案经济效益计算工作小组，基于高速公路运行工作中的经济效益产出与损益情形，分析所有与之相关的决策指导性、风险规避性档案，基于相关系数、相关收益规模等评估档案经济效益，为档案分类提供支持。

（三）加强档案规范化管理

完成了档案的数量提升、分类工作后，还需要在执行层面上保证管理工作的精细化，这也是保证档案精细化管理价值实现的最终环节。建议高速公路运营企业在如下几个加强档案管理工作以保障档案精细化改革水平：一是建立高度专业化的管理团队，重点结合档案精细化管理的特殊需求，发展有特殊的信息采集技术人才、档案标準化文本处理人才等，同时保证档案管理工作的职业道德，为档案精细化管理提供人才能力与品质的双重保障;二是制度规范化，需要在档案管理部门内部建立规范化程序，保证专人专管、归档有序，避免职能跨岗、多人同责等，由此可以明确岗位责任，同时也有利于严格监督;三是档案管理过程监督的法治化改革，注意运用法律手段约束档案管理工作者，进一步保证档案安全性管理质量;四是落实细化分类责任，建立新型档案分类制度，建议采用二维分类模型，一类是基于传统存档形式的分类，另一类是基于全文本信息化处理的档案归类，后者需要参考档案经济效益计算进行排序，同时保持文本信息与传统形式档案间的关系，提升档案联用及其对现实运营工作的支持与服务作用。

参考文献：

[1]张凤霞.强化现代工程管理，打造品质工程平台——新时代高速公路档案管理的趋势与对策[J].档案与建设，2018 （6）：83-87.

[2]谢国强，黄新荣.云环境下大型企业的档案管理模式：企业档案管理中心[J].中国档案，2019 （1）：64-66.