档案信息管理的相关策略探讨

靳朝

摘 要：在进行档案管理工作的过程中，相关的工作人员应该意识到，在信息技术高速发展的今天，以往老旧的档案管理模式必将被淘汰，作为工作人员档案管理的工作方式以及工作理念必须与时俱进，所以在档案管理工作中实行信息化管理是极为必要的。但是许多工作人员对如何进行高效的档案管理工作感到苦恼，对此本文提出了相关的解决策略。

关键词：档案管理;工作效率;提升策略

目前干部信息档案管理工作效率低下，主要原因在于相关的工作人员对档案管理工作认识不足，单位管理制度不完善。部分领导虽然意识到了档案信息管理的重要性但是由于资金原因，而顾此失彼;此外信息化平台的推广不利，相关的工作人员专业素质有待提高;同时部分但是缺乏合理有效的工作监督机制同样对档案管理工作造成障碍。面对这些情况本文提出了以下的解决方案。

一、建立健全档案管理制度，提供高效工作保障

在进行相关档案管理工作中，工作效率的保障需要有合理且健全的管理制度作为前提，所以相关的档案管理单位在人员进行工作之前，需对相应的档案管理制度进行健全，比如详细设定文档一体化制度，归档制度以及保密制度，同时还应该基于实际情况进行制定，对相关的工作人员进行一定程度的行为约束，为进行高效的档案管理工作提供一定的便利条件。

在进行档案管理工作的过程中，相关单位应该以首先向有关人员讲述档案管理制度，并将相关的制度以文字的形式打印出来，张贴在引人注意的位置，单位的领导层还可以适当监督相关工作人员，同时作为领导也应该以身作则，在工作中应该知晓“令之不行，由上犯之。”的道理，工作人员与相关的领导相互监督，共同践行档案信息管理工作制度，同时在完善相关的管理制度的同时，相关的工作人员以及领导必须意识到制度的可行性以及实用性，要能够很好的对工作人员起到规范和指导的作用，让相关的工作人员有例可循，为提高新时代档案信息管理工作创造相应的便利条件。

二、适当增加管理资金投入，优化相应工作设施

在进行信息管理的过程中，很多单位领导对信息化管理认识不到位，所以导致单位档案管理工作效率低下，工作设施老旧，所以若想实行信息化档案管理，首先需要相应的领导对档案管理工作有一个正确认识。此外还可以与有关部门进行简单的商议，适当增加档案管理资金投入，优化工作人员的工作设施，为进行信息化档案管理工作提供便利。

一些档案管理单位的领导对档案管理工作不重视，导致工作效率低下，所以作为领导首先应该加强对档案管理工作的规范，同时适当加强对相关人员的材料收集效率，及时跟进更新，不断优化档案信息，保障档案管理工作的效率，此外在进行档案管理工作过程中，部分领导者已经意识到档案管理的重要性，但是由于资金等问题，导致设备老化，从而致使工作效率下降，所以在工作时，可以适当与单位进行沟通，适当增加管理资金投入，优化相应工作设施，建设独立的档案管理室，帮助工作人员及时优化电脑等硬件。同时在工作中还需要适当加快档案信息化建设的过程，及时利用信息网络技术对档案信息进行分类汇总，优化相应的档案数据库，对相关的档案进行网络化管理。同时还可以尝试公开相应的档案，并对档案管理工作进行严格的分类，使的档案管理工作做到公平，公正，公开，为真正提高档案信息管理工作效率创造相应的便利。

三、构建信息化工作的平台，积极进行相应推广

若想进行高效的档案信息管理工作，首先就需要相关单位构建信息化工作的平台，同时为真正使信息化档案管理工作深入人心，所以相关的工作人人员应该积极进行相应推广，同时在进行信息化档案管理工作过程中，应该及时对相应的设施进行维修，提供相应的技术力量支持，同时也要时常优化信息管理平台，巩固档案信息化管理成果，提高工作效率。

目前信息技术的高速发展，若想提高工作人员的工作效率，就需要相关单位着手搭建相应的建信息化工作的平台，使相关的工作人员，切身感受到便利，增强信息化工作意识。同时为进一步使信息化工作意识深入人心，工作人员还应该积极进行相应推广，同时利用手机等移动平台，进行相关的管理工作，使工作人员逐渐提高信息化档案管理工作意识，为接下来进行高效的档案信息管理工作提供相应的便利條件。此外在进行相关的信息平台建立的过程中，作为工作人员还应该借助信息网络建立相应的数据库，并对相关的档案进行数据分析，同时将相关干部的档案进行分类汇总，以便日后查阅，作为工作人员还应该着手，提升自身信息网络运用技能，加强信息技术的应用，为提高新时代档案信息管理工作提供一定的便利。

四、实行专业档案管理培训，实行新老结合制度

在进行档案管理工作过程中，作为从事此项工作的工作人员切身感受到，工作效率的高低与自身档案管理能力的高低密切相关，所以为提高工作人员的工作效率，需要相关单位适当引入专业的档案管理培训，提升相应人员的工作能力，同时还可以适当采用新老员工相互合作的机制，提升工作人员整体的工作效率，相互交流提升自身的工作能力。

在进行相应的档案信息管理工作中，若想真正提高工作人员的工作效率，还应适当引入相关的人才，档案信息管理工作对于工作人员的专业技能要求较高，从事档案管理工作的人员首先应具备较为扎实的专业知识，同时还应该对信息技术的办公软件有一定的了解，对于在工作中出现的问题，及时进行交流，讨论，为提高工作人员的工作效率也应定期对档案工作人员进行学习与培训，提升其工作能力，在工作中还应意识到，一些年纪较大的员工，接受新鲜事物较慢，不利于档案管理工作的高效进行，一些年轻的员工，工作经验有限，对工作内容不了解，所以在进行相关工作时，单位可以采用新老结合的工作制度，员工之间相互交流，共同解决相应的问题，提高整体的工作效率。

五、设立相应工作考核机制，实行竞争上岗模式

在进行信息档案管理工作的过程中，有关单位还应该意识到，激发工作人员的竞争意识是提升工作效率最便捷的方法，所以相关单位应该对相应档案管理人员进行考核，并对其进行量化评比，借助相关的结果直观的向工作人员展示不足之处，同时对工作效率高，工作态度端正的人员进行奖励，借助这种模式提高档案信息管理者的能力。

在进行相关的信息档案管理工作之时，单位还应该针对工作人员的情况设定相应的监督机制，可以时常借助相关会议对相应的工作进行讲述，还可以对工作人员的工作态度，工作内容进行考核，比如询问工作人员档案信息管理的种类，概念，以及相关内容，同时还可以对工作人员进行监督，比如设置流动监督员，及时掌握工作人员的问题所在，及时与工作人员进行谈话，及时提高工作效率，此外可以让相关人员针对自己在工作中遇到的问题提出相关建议，单位的领导及时的采纳相关建议，还可以对部门的全体员工进行考核，根据工作人员的考核结果，重新划分岗位，这种方式不仅使工作人员的效率得到提升，还有助于培养工作人员的综合能力，为接下来的工作提供便利。

综上所述，若想进行高效的档案信息管理，首先需要相关单位建立健全档案管理制度，提供高效工作保障;其次还需要有关部门着手加大档案管理资金投入，优化相应工作设施;同时还可以邀请专业的管理团队对工作人员进行培训并着手构建信息化档案管理平台进行推广;最后单位还应该设立考核机制，激发工作人员的竞争意识，提高工作效率。

参考文献

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