增强档案管理科学化水平的有效途径

向艳琴

中图分类号：G271 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2019）7-103-02

摘 要 檔案管理部门在各个行业占据着非常重要的位置，因为行业的档案管理部门，保存着企业历年来工作进程所产生的机密文件，这些文件的机密性和唯一性关乎到企业的持续安全健康发展，需要引起高度的重视，档案管理科学化途径的摸索是一个不断创新的过程，需要职能部门与多种现代化技术相互作用才能实现对档案管理科学化构建。本文结合现代企业的档案管理工作增强档案管理科学化水平的必要性以及现在的档案管理工作中存在的问题，通过对这些问题的研究，得出能够增强档案管理科学化水平的有效途径。

关键词 档案管理 科学化 有效的途径

随着现代化的进程，自动化技术和计算机技术普及开来，科学技术水平的提高给档案管理工作带来极大影响。科学技术与档案管理之间的相互作用关系，促使档案管理方式的多样化，同时也使得档案管理更加科学化；档案管理的有效管理也促进了现代计算机技术的发展。当然，档案管理工作是复杂的，仅依靠现代化技术的运用是不够的，实现档案管理工作的系统化与规范化，需要国家、企业领导者以及档案管理的工作人员的密切配合。

一、增强档案管理科学化水平的必要性

（一）促进档案管理工作便快速化与效率化

现代化技术的运用，给国家和社会的发展带来了日新月异的变化，很多繁琐的工作通过现代化管理技术的提升变得更加便捷，档案管理工作随着科学化的普及，工作内容变得简便，工作效率也得到显著提高。档案管理的科学化，促使资料信息的存储、分类、查询变得有规律，保存或者使用查询时也更加快速便捷

（二）良性加强信息资源的整合和利用

很多企业和组织没有及时对信息资料进行及时整合存储而流失，这些资料的唯一性和实效性，对未来工作的开展有着承上启下的作用，一旦缺失实质上是一种有形的财产流失。档案管理科学化水平的提高，能够很好的保存这些资料，并且能够有效的整合这些资料，比如湖南的烈士公园，如果能够将科学技术运用到档案管理中，对国家以及社会做出卓越贡献的英雄事迹的保存会有保障性，这样的保存方式，不仅是精神财富的保存，更是对现代国民价值观与学习观的一种影响。

（三）保障档案管理的严密性

有部分档案是机密的，是不能够被泄露出去的，如果泄露，会给企业或者是国家带来损失，所以在文件的保密方面是非常要注意的，档案管理科学化不失为是防止档案资料泄露的好办法，因为现在科技水平是比较高的，太简单的加密文件是很容易被破解的，所以档案管理也要提高科学化水平，利用科技将档案封存的更加机密，使得文件不会被泄露。档案管理在商业活动中的意义显著，近年来出现不少商业机密泄露，如企业的发展规划方案、核心技术、市场规划等机密信息被窃取，给企业发展带来巨大阻碍，特别是核心技术和企业内部信息的外泄，严重打击了企业市场竞争力。因此，采用科学严谨的档案管理方式，找到符合企业档案管理科学化的途径，是当代企业面持续健康发展的一大问题。

（四）利于现代化科技的进步

档案管理科学化水平的增强是需要科学技术的支持的，所以在档案管理对科学技术的需求下，能够让科学技术不断的进步和发展，科技的进步也能够让档案管理的科学化水平越来越强，二者是有着相辅相成的作用的。

二、现阶段档案管理工作中存在的问题

（一）档案管理的工作理念是比较落后的

我国的档案管理工作在长期的资料信息管理工作中被重视起来，但是档案管理的工作理念还是比较落后的，很多档案管理的工作理念依旧还只是保持在记录、分类、保存上，都只是注重档案的归集保存，很难通过对资料的优化整合保存发挥其价值。以现代企业为例，现代的企业在进行档案管理时，仅仅是满足工作的要求，并没有大局观与回顾性，资料信息的整合目的，并不是单纯的保存下来，而是通过对信息资料的整合，解读阶段性信息的主要内容，以满足未来工作的需要。只有做到档案管理的科学化，资料信息的价值才能最大化的发挥。

（二）档案管理工作的基础设施不完善，工作人员的综合素质不高

1.设施不完善。档案管理工作的安全性必须重视，基础实施的建设是对企业财富的保护。档案室或者资料室大部分都是纸质文件，可燃性比较高，为了防止出现火灾这样的突发事件，必须做好档案管理的安全设施建设，比如可以采用防火材料作为档案放置区的主要装修材料和安装灭火仪器等方式可以有效的保障档案资料的安全性。若采用的是计算机化的档案管理，档案文件都存储在计算机里，安全性要比纸质性文件高，但目前我国大部门地区对计算机档案管理的经验比较薄弱，计算机的设施安装缺乏目的性，往往硬件措施跟不上，从而阻碍档案资料管理科学化的发展。

2.员工的综合素质不高。很多机构的档案管理部门员工的理念比较落后，受工作理念和文化水平高低的影响，在档案管理中很难找到管理科学化的有效途径，档案管理科学化是一个不断发现与创新的过程，员工的素质不过关很难取得阶段性进展。另外现代化科学技术运用的前提对员工是有一定要求的，良好的接收学习能力和执行力是必不可少的，倘若员工本身的素质达不到这样的条件，对档案资料管理科学化水平的增强只有阻碍作用。

（三）档案管理工作的信息化建设落后

现在，我国开发了很多的关于档案管理工作的软件，但是这些软件太过于繁杂，很多企业和企业用的软件都不是一样的，没有一个统一的标准，所以很多信息的没办法实现资源的共享，现在的档案管理软件也是跟不上科技的发展速度的，就使得很多机构运用的软件比较落后，还使得一些低端的软件重复建设使用，严重的阻碍了档案管理科学化的发展。

三、增强档案管理科学化水平的有效途径

（一）完善档案管理的制度，提高重视程度

提高档案管理科学化水平并没有一个相对完善的制度支持，所以在进行增强档案管理科学化水平的过程中会出现各种各样的问题，建立健全档案管理科学化制度是提高档案管理水平的基础保障。

1.制定相关的法律法规，完善档案管理的监督体系。制定相关的法律法规，不断完善档案管理的监督体系，切实做到监督各个单位的档案管理工作，强制性的提高档案管理的重视力度，监督档案管理工作的进行，避免违法乱纪行为的出现。

2.加强国家政策的领导作用。制定科学化发展档案管理的政策，以增强档案资料管理科学化水平为目标，引领档案管理工作朝着科学化方向发展，政策的领导是给档案资料管理指明方向，国家政策的领导也能让各个机构提高重视力度，能够找到正确的发展方向开展工作。

（二）转变档案管理的工作理念，树立正确的工作理念

档案管理工作者的工作理念必须转变，这是档案管理科学化水平提高的重要途径，以为的保存好资料档案是工作要求，也是工作需要。在保证质量和安全的前提下，要能够整合和利用档案，让这些档案资料变得更加有价值，始终把增强科学化水平作为发展的目标，科学的将资料进行归类整合，不断的挖掘资料的价值，并且积极促进社会各界的资源共享，这样才能够更好的未来发展服务。

（三）提高档案管理的员工的综合素质

档案管理工作是靠档案工作人员来进行的，所以档案管理的员工的综合素质是与档案工作的成效是有一定的关系的，所以要增强档案管理的科学化水平就要增强档案管理的员工的综合素质。

1.注重员工的专业技能培训。档案管理的科学化与计算机技术与自动化技术这样的现代科学技术是分不开的，档案管理工作科学化发展需要这些技术的开发运用，对员工进行专业化的培训是满足时代要求的需要，提高工作人员的科学知识，培养他们的创新能力，使档案管理的工作人员能够跟上科技发展的脚步，从而能够熟练的操作档案管理系统并且能够进行科学的分类和整理，是提高工作效率的根本。

2.注重增强员工的道德素质和职业操守。企业或者其他组织机构的档案文件是具有机密性的，回溯以往，出现核心机密文件的泄露的原因，都是员工对企业的忠诚度和员工自身的素质不过硬造成的。员工的专业技能知识固然重要，但是其职业道德与思想素质对档案管理安全的影响是巨大的。做好录用的考核是非常重要的，在录用后的试用期需要特殊观察，要签订工作保密协议，并不断的对员工进行道德培训，增强员工的道德素质。

（四）提高档案管理的信息化水平

现代化管理技术的发展日新月异，档案管理信息化技术也在不断发展，促使档案管理科学化的工作不得不使用新的方法和新的思路，不断的增强档案管理的科学化水平，增强档案管理科学化水平就必须要增强档案管理的信息化能力，从而能够实现档案管理工作的信息化，档案管理工作信息化水平的提高同样也是实现档案管理科学化和档案管理工作发展进步的重要手段。

1.建立电子档案管理系统。档案管理的信息化就要完善一些档案管理类的硬件设施，计算机就是最主要的设施，档案管理信息化就要学会利用计算机，建立一个电子的档案管理系统，让档案的分类存储更加方便，更系统和信息化。

2.建立网络档案管理系统。通过网络，能够将资料快速的传递，使档案的传递更加的网络化，能够更好的为百姓提供服务，也能够更好的和其他机构分享有价值的资源，工作也能够更加方便，但是，档案信息的网络化不能忘记的还是保密性，有些不可公开，不可传递的信息是不能够进行传递的，要对档案及其工作人员进行严格的监督。

（五）完善档案管理设施的建设

1.建设防火、防潮类的基础设施。很多企业和机构，对待档案管理往往最容易忽视的就是档案管理的一些基础设施的建设，特别是资料存储室，像烈士公园这样的机构，周围可燃物比较多，所以档案室就要注重采用防火、防潮的设计，如果没有这样的设施，发生意外事件的时候会带来一些不必要的损失，存储的资料会被销毁，会带来一系列不可弥补的损失，所以档案管理工作一定要注意建设好基础设施，采用防火、防潮的设计，才能更好的保存资料。

2.硬件和软件设施的建设。档案管理工作的展开需要一些硬件设施的支持，电脑就是最基础的硬件，计算机在档案管理科学化水平提高的过程中发挥着重要的作用，是必不可少的。软件设施的建设也是非常重要的，档案管理工作中，应用到很多的技术手段，比如加密文件，就需要软件程序的支持，所以，增强档案管理科学化水平也必须要注重软件設施的建设。

四、结语

做到档案管理科学化，就要建立健全档案管理科学化的制度，国家必须起到领导和指明方向的作用，企业或者组织以国家指出的方向为准对档案管理工作进行改进，积极培育有用的员工、积极建设档案管理的基础设施、积极落实科学化发展档案管理。档案管理的科学化发展，能够推动社会的经济、政治、文化的发展，是我国发展过程中必须正视的课题。

参考文献：

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