家庭档案的整理和保存研究★

蓝素文

（中国南方电网广州供电局有限公司 广东广州 510000）

家庭档案是家庭及家庭成员在生活、学习、工作及各种活动中形成的归属个人备查的文字、图表、音像及其他各种形式的历史记录。以婚姻和血缘为纽带建立的家族所形成的档案，也属于家庭档案范畴。家庭成员在社会活动中形成的具有留存价值的各种文字记录、声像记录、纪念品等，把它们收集、记录并保存起来，形成家庭档案。

一、家庭档案的作用

家庭档案的作用主要体现在如下几个方面：

（一）解决矛盾、纠纷时起凭据作用。例如：兄弟间的土地房产纠纷，如果没有家庭档案记录，就只能是“公说公有理，婆说婆有理”纠缠不清，无法判断解决，最后只能通过法律诉讼解决。假如保存有家庭档案记录，以此为凭据，问题就可以迎刃而解了。

（二）有助提高家庭管理效率，节省宝贵的时间。例如：家电损坏需要维修，如果没有建立家庭档案，要耗费一定时间精力去找维修卡；但如果有家庭档案，马上就能找出维修卡，预约维修，大大提高了效率，节省了宝贵时间。

（三）有助家庭的和睦、沿习良好家风。例如：家谱、族谱记录，让后代了解家族的历史、祖先生活的轨迹，怀缅先辈的丰功伟绩，继承前人留下的精神财富，有助沿习良好家风；通过分享家族成员取得荣誉的喜悦，也能间接鞭策和鼓励其他家族成员；记录子女的每一个成长瞬间，让子女体会父母养育的不容易，感恩父母的无私付出，有助家庭的和睦。家庭档案能使家族成员间加强理解、包容，穿越时光，成为美好的集体回忆。

（四）家庭健康的守护神。例如：体检报告、病历，能为医生的诊断提供参考，同时为及时诊治赢得时间；某些家族性遗传病的记录，可以更科学地筛选不良遗传基因，避免下一代遗传性疾病的发生，优生优育健康的后代。

二、家庭档案的收集、分类、整理及保存

（一）家庭档案的收集

家庭是社会的基本细胞，社会的多样性决定了家庭之间的差异性，使每个家庭的家庭档案内容不尽相同，各有特色。家庭档案要根据自身特点，在下列的范围内收集归档资料：

1、有保存价值的工作、学习资料。如：各类的证书（毕业证、学位证、职称资格证书、聘书、技术资格证、上岗证）；获得的各类荣誉（荣誉证书、奖状、奖牌、研究成果等）；各种有用的社交资料（通讯录、校友录、同学录、名片、邀请函、请柬、有价值的信件等）。

2、有保存价值的生活资料。如：各类的身份证明材料（工作证、婚姻状况证明、户籍证明等）；家庭成员的身体状况记录（身体检查结果、病历、诊疗书、检验单等）；有纪念意义的照片、音像制品（照片、录音、录像、视频等）；族谱、家史等文字记载；各类收藏品（邮票、钱币、字画、古董等）。

3、有保存价值的家庭基建资料。如：房屋建造的设计、施工、监理合同、图纸、竣工验收报告、建筑材料结算单据；房屋维修过程中的修缮合同、装修设计图纸、装修合同等。

4、有保存价值的经济活动资料。如：各种购物票据、使用说明书、保修卡、维修单；日常生活开支中的各种缴费凭证（如水费、电费、物业费等）；购房取得的房产证、房屋过户证明、房屋委托公证书、土地使用权证，购房发票等；有价债券、财产保险、医疗保险、保险赔付记录、单据；从事个体经营所需的营业许可证、营业执照、体检证、健康证、工商、税务登记、银行开户证明等记录。

（二）家庭档案主要可以分为以下三大类别：

1.文字档案类——如族谱、证件（学历证明、专业技术等级证明、婚姻状况证明、户籍证明）、各类合同、发票、家电使用说明、家电保修卡、医疗病历、保单等。

2.照片和音像档案类——如旅游途中拍下的美照、视频，生日、结婚宴会上的录像等有特殊纪念意义的音像制品。

3.实物档案类——如家庭成员获得的某项荣誉而获颁的奖杯、证书、奖牌，古董字画、邮票、钱币等有价值的收藏品，金银珠宝首饰等

如果要进一步细分，也可在此三大类下再分二级类目。例如：古董字画，可在“实物档案类”下再设“古董字画”明细类目。

（三）家庭档案的整理

如何收集整理归档并妥善保管好这些家庭档案，下面浅谈一下在这方面的一些心得和建议。

“件”是家庭档案的归档整理单位。

1.“件”的定义：通常一份归档资料为一“件”。如一份毕业证为一“件”，一块奖牌为一“件”；完整的一套资料以组合形式集中存放，也可作为一“件”，如一套家庭装修购买材料的票据可作为一“件”

2.保管期限划分。按保管时间长短划分“永久”“长期”和“短期”。把需要保存时间超过30年以上的家庭档案期限定为“永久”，例如：族谱、家谱、有纪念价值的照片、音像、房产证、古董字画、邮票、钱币等有价值的收藏品；保存时间在5年至30年的家庭档案期限定为“长期”，例如：发票、家电使用说明、医疗病历、保单等 ；保存时间在5年内的家庭档案期限定为“短期”，例如：水、电、煤气、电话交费凭证、工资单、电器保修卡等

3.归档件号的编写。

为了方便日后查找和利用，家庭档案的归档件号应按形成时间的先后，顺序排列好，由 “l”开始为每件档案材料编排一个归档件号，用以标注它在家庭档案中的方位。

以上是编写家庭档案归档件号应遵循的基本原则。

家庭档案的归档件号一般采用盖归档章形式和粘贴标签形式。

3.1 文字档案类的归档件号

文字档案类的归档件号应按编写家庭档案归档件号的基本原则来编写，文字档案类的归档章可采用盖归档章形式和粘贴标签形式。

（1）盖归档章形式。（如表一）

表一 文字归档案类的盖归档章式样

例如：2018年1月1日1号家庭购房的房产证，属于“文字档案”类下的二级明细类目A（证件），保存期限为30年以上，该房产证按形成时间顺序，定为第1件，则归档章应填写为（如表二）：

表二 文字归档案类的盖归档章填写式样

（2）粘贴标签形式。（如表三）

表三 文字归档案类的粘贴标签归档章式样

粘贴标签归档章的填写详见上例

以标签形式把归档章粘贴在归档材料上，粘贴标签不能影响归档材料原来面目，建议房产证等证件类最好采用粘贴标签形式。

归档章位置：归档章一般盖或粘贴在归档材料的右上角。为保持归档材料的原状，也可用在归档材料上用铅笔标注类别名称和件号。

3.2 实物档案类的编号方法

实物档案类档案的归档件号应按编写归档件号的基本原则来编写，同时也应把此类实物档案拍照保存，并按拍照的时间顺序，由 “l”开始排照片号。

实物档案类归档件号一般采用粘贴标签形式，归档章式样如表四

表四 实物档案类粘贴标签归档章式样

例如：2017年1月1日2号家庭成员获得的数学竞赛奖杯，属于“实物档案”类下的二级明细类目C（奖杯），保存期限为30年以上，该奖杯按形成时间顺序，定为第1件，按拍照的时间顺序，定为第1张照片，当年照片保存介质光盘为1张，则归档章应填写为如表五：

表五 实物档案类粘贴标签归档章式样填写

粘贴归档章位置一般在归档材料右上角，为避免影响归档材料原来面目，也可以在背后或底部等粘贴标签。建议古董字画、邮票、钱币等贵重的收藏品应装入盒内存放，在盒的右上角以标签形式粘贴归档章。

3.3 照片和音像档案类的编号

照片和音像档案类的归档件号应按编写归档件号的基本原则来编写，同时应保持件号与照片号、光盘号有一定的关联性。

照片和音像档案类归档件号一般采用的粘贴标签形式；每张纸质照片还应附上时间、地点、人物、事件的简单说明；纸质照片应电子化，并以光盘的形成保存；纸质照片应贴上归档章及照片简单说明后，放入相册中存放。

照片和音像档案类粘贴标签归档章式样如表六；照片简单说明如表七

表六 照片和音像档案类粘贴标签归档章式样

表七 照片简单说明式样

举例：2016年1月1日，3号家庭元旦在XX酒楼聚会合照，合照人有李XX、黄XX。该照片属于“照片和音像档案类”类下的二级明细类目B（照片），保存期限为30年以上，按拍照的时间顺序，定为第1张照片，当年照片保存介质光盘为1张，则归档章应填写为（如表八）：

表八 照片简单说明式样填写

照片简单说明为（如表九）：

表九 照片简单说明式样填写

4、入盒。同一类别家庭档案材料按归档编号的先后顺序原则依次装入档案盒内，不够空间存放可分数盒存放，但同一盒中不能装入不同类的档案，档案盒内应放置备考表，补充说明这一盒家庭档案内的情况，如无补充说明的可不填写。遇到体积过大或易损坏等特殊情况不能入盒的家庭档案，要采取其他形式妥善保管。

5、档案盒脊背。要把“归档年度、档案类别、保管期限、起止件号、盒号”填写在脊背上。

6.编写归档目录

在家庭档案的归档目录中，对文字档案类、实物档案类、照片和音像档案类的归档材料按先后次序排序，填上“归档件号、责任人、题名、日期、页数、备注”等内容：“件号”：按该类归档材料的件号顺序填写；“责任人”：指负责把该类档案归档的人；“题名”：按归档材料的名称或概括归档材料的内容填写；

“日期”：指归档材料的原始日期或生成日期，日期格式用8位阿拉伯数字填写，前四位数字代表具体年份，第五、六位数字代表具体月份，第七、八数字代表具体日， 如“20191218”表示的是2019年12月18日，如无法确定具体的月、日，则只填写到具体的年份；“页数”：按每件归档材料有文字的页面计算，合计的总页数；“备注”：指对归档材料附加必要的详细说明。

填写备考表：盒内文件材料是否有缺失、遗漏要在备考表内如实反映。

归档目录最好装订整理成一式两份，一份用于日常检索，一份要放在档案盒里备查。遇到特殊的家庭档案，如贵重的字画收藏品等，可在归档目录中进一步细分并单列出来，更详尽反映家庭档案的情况。

（四）家庭档案的保存

1.已归档的家庭档案按类别分类，同类别的按盒号顺序依次存放在家庭档案柜或其他家具中。特殊的家庭档案（贵重的、体积过大的或出于保密、隐私方面考虑的）可单独存放，为防止和减少人为破坏或自然损毁，应制定妥善保管及防盗方案。

2.家庭档案要定期清点妥善保管，在消防、防潮湿、防霉菌、防光源污染、防虫害、防磁化等几个方面做好防护工作。

3.对珍贵的家庭档案，如果不具备相应的保管条件，可联系当地各级档案馆安排寄存或托管。

4.有条件的可将未电子化的归档材料通过扫描、拍照等途径进行电子化，并以光盘形式保存，同时把光盘在电脑上备份保存。

三、结语

家庭是构成社会的基本单元，家庭档案不仅仅是记录家族或家庭发展的历史，同时也能折射出社会的基本面貌，是社会档案的有效补充。家庭档案是每一代家庭成员的共同记忆，把它整理、保存好并一代一代地留传下去，能为子孙后代留下丰硕的物质及精神财富。