专业档案馆形象评价体系研究★

孙晓燕 孙浩 侯智洋 李瑛

（1.国家海洋信息中心 天津 300171；2.中国海洋档案馆 天津 300171；3.南开大学信息资源管理系 天津 300071）

专业档案馆是指国家在专门管理某一方面或某一特殊专业和技术活动中形成的档案而设置的档案馆，分为专门档案馆和部门档案馆两种[1]。前者例如中国照片档案馆、中国电影资料馆等，收藏某些性质特殊或专业性特别强的档案资料；后者如海洋档案馆、公安部档案馆等，是指在某一专业系统、领域内为保管某类专门档案并为本系统、领域服务而设置的档案馆。目前,我国共有专业档案馆367个,其中国家专门档案馆225个,部门档案馆142个[2]。专业档案馆具有馆藏专业性强、时效性强、利用率高和服务有限性、管理行政性等特点[3]。随着社会的发展，专业档案馆面临更多挑战，如怎样更好地发挥作用、更好地开放共享资源，以满足日益增长的公众需求，提升自身形象。

国内外关于档案馆形象的研究较少，已有研究也只是对综合档案馆如何塑造形象，以及对存在问题和改进形象的介绍和评论等，多数是从档案馆角度出发，忽视公众的角度；多是定性讨论，少有实证和定量研究，专业档案馆形象方面的研究近乎空白。档案馆改革重点工作之一是关注档案馆形象，国家政策方面也要求档案馆转型服务，对专业档案馆形象这一问题存在很大的研究空间，从公众角度出发，建立专业档案馆形象评价体系，对进一步提升专业档案馆形象和功能具有实践意义。

一、研究方法

本文从公众角度出发，基于现有文献中关于档案馆形象的相关理论及已有评价指标，通过访谈获取公众感知的专业档案馆形象指标，分析编码后初步构建评价指标，并通过调查问卷和探索性因子分析方法对指标进行修正和完善，构建科学合理的档案馆形象评价指标体系。访谈法应用在档案馆形象评价指标构建阶段，目的是了解利用者对档案馆形象的认识和看法，获取档案馆形象的可能影响因素。问卷调查法用于对专业档案馆形象评价指标体系进行检验和修正。为检验初步构建的专业档案馆形象评价指标体系，通过发放调查问卷和探索性因子分析，对构建的专业档案馆形象评价指标体系进行修正，形成最终的公众角度的专业档案馆形象评价指标体系。

非正式访谈的目的是初步获取档案馆形象的可能影响因素，采取面对面和电话交流方式，访谈对象是专业档案馆的一般用户。正式访谈建立在非正式访谈基础上，采取半结构化方式，一对一与被访谈者进行深入交流，针对关键问题获取深层信息。访谈前根据非正式访谈结果对访谈提纲进行了修正（见附录1），共进行了10人非正式访谈和16人正式访谈。16位访谈对象中男性8位，女性8位，年龄从26岁到50岁，分别在科研机构、高校、银行、医院等不同行业工作。访谈对象涵盖性别、年龄、婚姻、职业等不同特征，具有一定的代表性和区分性，且在“专业档案馆形象”方面，通过其他利用者没有获取新的信息，达到“信息饱和”。访谈地点选择在咖啡厅，环境均安静舒适，具有一定的私密性。访谈前告知被访谈者访谈的目的和大致内容，在征得对方同意的前提下，对访谈进行录音，并在访谈后24小时之内将录音转录为文字。

二、专业档案馆形象评价指标体系构建

（一）已有文献中评价指标的获取

通过大量文献调研，发现不同学者出于不同的角度考虑和理解，或基于特定情境，将档案馆形象划分为不同的维度，也有学者初步建立了形象指标（见表1）。

表1 文献中关于档案馆形象的评价指标

（二）关键对象访谈数据中评价指标的抽取

关键对象访谈录音总长210分钟，共转录文字39217字。访谈数据分析的过程主要就是编码，使用软件Nvivo 11进行辅助。在把握整体数据的基础上，将文稿按照不同的部分进行拆分、标注，将涉及档案馆形象的部分提取出来，数据的处理主要进行开放新编码、主轴编码和选择编码三个过程。开放性编码是针对访谈中“档案馆形象”部分采用逐段逐句的阅读研究，反复推敲提取该部分中的重点语句和关键信息。表2为部分开放编码内容的举例。其中原始访谈语句为访谈对象的原文陈述，资料概念化为抽取的关键信息或理论成分。

主轴编码是对开放编码后得到的关键信息进行进一步归纳、概括，将属于同一意义层的概念进一步抽象，形成不同类目，从而对现象进行更为深入的解释。主轴编码的目的是发展主范畴和副范畴，发展范畴的属性和层面的同时使各个独立范畴联结在一起，并发现其潜在联系。通过主轴编码，共抽取出16个主要范畴，每个范畴下又包括几个维度。通过主轴编码，初步勾画出公众对专业档案馆形象评价的主要方面，如表3所示。选择编码是为了从主范畴中挖掘“核心范畴”，并与其他范畴联系起来，验证之间的关系，把概念化发展不完整的范畴补充完善的过程。在选择性编码阶段，将专业档案馆形象归纳为7个方面，分别是建筑形象、职能形象、馆员形象、馆藏形象、服务形象、文化形象、媒体形象，如表4所示。

表2 专业档案馆公众形象开放性编码表

表3 公众角度专业档案馆形象的主要范畴

表4 公众角度专业档案馆形象的核心范畴

（三）专业档案馆形象评价指标体系的构建

通过已有文献[14][15][16]和访谈数据的分析，从公众角度构建专业档案馆形象评价指标体系，将建筑形象、职能形象、馆员形象、馆藏形象、服务形象、文化形象、媒体形象作为专业档案馆形象评价的7个一级指标，为了便于测量和操作，分解为16个二级指标，52个三级指标。

三、指标体系的检验和修正

（一）调查问卷的设计

调查问卷设计是基于前文构建的专业档案馆形象评价指标，将每个三级指标，编写为一个描述专业档案馆形象的句子。问卷第一部分设有52道题目，根据对专业档案馆形象的认同程度进行打分，满分为10分，1分最低，10分最高。问卷第二部分用于获取被调查者性别、年龄、户籍、政治面貌、受教育程度和职业等信息，共7道题目。在问卷大量发放前，通过焦点小组对问卷题目进行讨论分析和调整，找到语义表达不清、不易理解或者容易产生歧义的题目进行修改，以保证每个题目能够测量到真正想要测量的内容。并在修改后，进行小范围问卷发放，进行试调查，查看问卷排版设计是否易于填写，计算问卷填写的时间，收集反馈意见和建议，并针对性进行再次修改，最后确定问卷设计。

（二）调查问卷的施测和初步检查

调查问卷的发放分现场发放和网络发放，共回收问卷389份。剔除无效问卷37份，剩余有效问卷352份，有效率为90.5%。剔除的标准：一页中连续填答相同选项超过10题的，有明显填答规律的，空白题目超过三分之一。被试中男性149人，女性203人；大专学历9人，本科学历188人，硕士学历142人，博士及以上学历23人；20-25岁122人，26-35岁116人，35-60岁87人，27人未注明年龄。

题目的初步检查主要通过题目的区分度，将各个题目的得分与问卷总分的相关程度作为参考指标，题目与总分的相关系数越大，则该题目越能有效的区分被试的反应，而显著性水平越高，则说明该题目越能有效的测量所想要测量的内容或维度。使用SPSS20.0软件将52个题目与总分进行相关分析，发现52个题目的相关系数均高于0.45（见表5），显著性水平均小于0.01，所以对于52个题目均予以保留。

（三）问卷数据的探索性因子分析

利用SPSS20.0进行探索性因子分析，首先进行取样足够度的KMO度量和Bartlett球形度检验。KMO 的值越接近1，表明对这些题目进行因子分析的效果越好。本研究的52个题目的KMO值为0.959，Bartlett 的球形度检验的近似卡方值为15321.348 （自由度为1562），显著性水平小于0.001，说明非常适合进行因子分析。本文采用探索性因子分析，采用主成分分析法和正交旋转最大方差法来提取特征值大于1的公共因子，共7个，最终解释总变异的69.482%。

表5 题目与总分的相关系数

（四）因子分析结果的分析和专业档案馆形象指标体系的修正

每个题目的共同度均在0.556以上，最高达到0.82，说明提取七个因子时每个题目的大部分信息能够被解释，仅有少量的信息丢失，因子分析的效果较好。题目在因子上载荷值均在0.4以上，最高载荷值为0.828。根据因子载荷情况对部分因子进行调整和完善，将指标体系进行修正。将前期构建的专业档案馆形象指标体系修正为由7个一级指标、16个二级指标和50个三级指标，指标体系及描述详见表6。

表6 修正后的公众感知专业档案馆形象评价指标体系

馆藏结构 馆藏结构合理，包括音视频档案、实物档案、名人档案和照片档案等馆藏形象 馆藏馆藏数量 馆藏档案数量丰富，档案接收和征集等工作有序开展，接收档案捐赠馆藏质量 具有高质量馆藏，档案具有专业研究价值和史料研究价值，馆藏特色文化档案业务能力 档案管理能力、信息化技术掌握、档案产品开发能力等馆员形象 馆员职责素养 爱岗敬业，辛勤耕耘，乐于奉献，不断创新，工作中珍视档案、服务周到细心，有较高职业素养研究能力开展电子文件管理等档案理论研究，以及馆藏专业知识挖掘等，可以利用馆藏资源开展课题研究，并形成创新成果文化机构了解该专业领域的发展历程和历史文化，满足公众文化需求和精神熏陶，推该专业领域文化和公共文化服务体系建设功能定位便民服务提供免费打印和复印服务，提供免费代查和邮寄服务，为到馆查阅者免费提供饮用水，布设的各项展览和陈列免费开放，档案查询“零收费”等服务研究 服务专业领域和档案领域的各项研究工作开展，提供档案信息资源。档案收集 常规档案接收，特色实物档案征集，接收档案捐赠，口述历史采集等编辑研究职能形象职能工作挖掘档案史料资源，结合专业发展历史经开展学科发展著作的编撰，开展口述历史数据采集，开展史志等编研查阅利用 专业档案查阅服务，为科研工作开展提供支撑保管修复 档案保管环境、破损档案修复，档案异质异地备份。以人为本 秉持以用户为中心的服务理念，主动提供服务，专业档案工作走进科研人员和普通公众。工作理念便捷高效 服务流程公示，查询方式多样，查询高效，利用程序简化。开放共享 档案馆设计体现开放性，设有档案查阅利用中心，并充分发挥作用，馆藏数据全面开放共享。

建设规章 设有档案建设规范、档案馆工作和管理制度等。收集制度 设有档案收集范围的规定、档案接收移交的规定、征集制度等。规章制度服务指南 设有明确的利用办法和利用程序等相关规定。数字档案馆运用现代信息技术和多媒体技术采集、处理、存储和管理各类数字信息，通过多种媒体和网络平台提供服务和利用。推进智慧专业档案馆建设，实现专项档案馆与业务管理系统等的互联互通，构建智慧专业档案采集、管理和平台。电子文件中心 馆藏档案实现数字化、增量电子化，实现档案利用的高效和便捷。智慧档案馆信息化媒体形象专题数据库体现专业档案馆为行业研究发展服务的定位，定制开发行业热点专题库，建立行业名人、照片、声像等专题库。微信 公布档案编研产品，老照片，影像制品等，反应专业领域的重要信息库，微信平台自助查询服务媒体平台微博 开通微博定期公布档案公开目录，提供讲座和服务信息。档案馆网站 开通档案馆网站定期发布工作动态、展示编研成果、档案目录检索、相关利用程序等移动媒体档案馆 掌上手机查询平台，开通网上预约和查询等功能。服务效率服务形象 服务档案数字化处理，专题数据库的建立，网站、微博、微信平台上开设民生信息查询平台，极大缩短查询时间服务方式 服务方式多样，包括到馆、来函和电话查询等，利用程序和利用手续简单已于操作专业意识教育基地 开展专业领域意识教育活动，做好行业文化和历史宣传活动，建设专业领域意识教育基地。教育基地爱国主义教育基地 通过档案和历史将开展爱国主义教育活动，建设爱国主义教育基地。文化形象专业实习基地 利用丰富的专业领域信息资源，提供专业研究生和本科生实习机会。实习基地档案实习基地 利用丰富的专业档案资源，提供档案专业研究生和本科生实习机会。

国际交流 与国外的档案界开展交流互访，开展业务探讨和学术研究。馆际交流 开展专业档案馆馆际间合作和交流。研究交流科学研究科研人员利用馆藏资源进行课题研究和学术探讨。研究生利用馆藏资源撰写毕业论文。开展电子文件管理等研究课题，形成创新研究成果。讲座活动 定期举办专业领域研究论坛，专业档案研究讲座等活动。展览展厅 建有常设的行业历史展览馆、陈列馆等，记录行业发展历史。宣传材料 档案馆综合宣传册、宣传单、宣传视频等。编史修志 专业领域研究史书、志书、汇编和年鉴等。口述历史 开展专业领域专题口述历史信息采集和加工。文化传播 打造特色文化档案、传承专业发展历史，展现领域发展文化。历史记忆通过老照片、历史实物、老地图、专业设备、人文纪实等不同方式记载专业领域各个历史时期的历史。编研产品

四、结语

本研究基于现有专业档案馆形象评价指标的分析整理和关键对象访谈，初步构建了公众角度的专业档案馆形象评价指标体系。通过问卷调查和探索性因子分析，对指标体系进行修正，最终将专业档案馆形象划分为建筑形象、馆藏形象、馆员形象、职能形象、服务形象、媒体形象、文化形象等7个一级评价指标以及16个二级指标和50个三级指标，丰富了专业档案馆形象评价研究，所构建的指标体系有助于发现从公众角度的影响专业档案馆形象的主要问题，便于采取针对性措施，提升专业档案馆形象；另一方面该指标体系可作为公众对专业档案馆形象评价的测量工具。通过项目分析和探索性因子分析对前期构建的专业档案馆形象指标体系进行了检验和修正，未进行验证性因子分析，而且对于修正后的专业档案馆形象评价指标未能进行再次验证。因此，修正后的专业档案馆形象评价指标体系有可能仍存在不准确的项目，有待后期的检验。