新加坡国家档案馆的网络档案信息检索★

史晓康

（国防大学政治学院 上海 200433）

新加坡国家档案馆（National Archives of Singapore简称NAS）成立于1968年，是新加坡国家图书馆管理局（National Library Board简称NLB）的下属机构，其主要职责是收集和保管新加坡政府各部门形成的公共档案以及音像档案，并通过购买、遗赠、捐赠等方式征集与国家历史有关的口述历史及各类文献[1]。

从2000年开始[2]，NAS的档案利用渠道开始从实体档案馆向互联网延伸。目前NAS网站功能建设已经较为完善。该网站面向公众提供的档案利用服务栏目有档案在线、在线展览等。其中档案在线栏目提供的网络档案信息检索是该网站的主体和关键服务，为普通公众利用该馆档案提供了方便快捷的渠道。

NAS的档案在线栏目提供的网络档案信息检索服务主要基于两部分信息资源：一部分是NAS自建的8个专题数据库；另一部分是NLB管辖的图书、档案数据库（主要是NAS自建的8个专题数据库）和新加坡国家遗产管理局（National Heritage Board简称NHB）管辖的文物和艺术品数据库。因此，通过NAS不仅可以检索档案信息，还可以检索新加坡的图书、文物和艺术品等信息。NAS档案在线栏目可供检索的数据库如表1[3]所示。

表1 NAS档案在线栏目数据库

对于表1所示的数据库，NAS档案在线栏目共提供4种检索方式：一是针对NAS自建的8个专题数据库整体的简单检索（Basic Search），本文统称“简单检索”；二是针对NAS自建的8个专题数据库整体的高级检索（Advanced Search），本文统称“高级检索”；三是分别针对NAS自建的8个专题数据库的专题数据库检索，本文统称“专题数据库检索”；四是针对NLB与NHB所有数据库的“一站式”检索（One Search），本文统称“‘一站式’检索”。四种检索方式与信息资源对应关系如图1所示。

一、NAS网络档案信息检索的检索方式

（一）简单检索

简单检索是默认的检索方式，检索范围为NAS的8个专题数据库。检索途径仅有关键词（Keywords），可输入多个关键词。NAS的网络档案信息检索系统采用布尔逻辑运算符。简单检索默认使用逻辑“与”，即取关键词概念范围的交集。

（二）高级检索

高级检索共提供关键词、日期范围（Data Range）和数据库（Databases）三个检索途径以便利用者更加精确地检索所需档案信息。关键词可输入多个，附加的约束条件有全词（All Words）、任意词（Any Word）与精确短语（Exact Phrase）三项可选，仅能选择一项。

（三）专题数据库检索

NAS给8个专题数据库分别设置了检索入口，可以对其中任意一个专题数据库单独做检索，利用者可以在单一数据库中精准地检索所需信息，方便利用者使用。每个专题数据库检索都有简单检索和高级检索两种检索方式。

1.专题数据库检索的简单检索

各专题数据库简单检索的途径不尽相同，但是总体差异不大，细分为三个检索途径，分别为记录类型（Type of Item）、关键词和日期范围。各个专题数据库的关键词和日期范围两个检索途径同高级检索中的一致，记录类型检索途径则各不相同，如表2[4]所示。

2.专题数据库检索的高级检索

每个专题数据库的高级检索都设置有10个左右的检索途径，其中除了如关键词、来源（Source）和标题（Title）等共有的检索途径外，还根据每个专题数据库资源的特点，设置了与之契合的检索途径。如演讲和新闻稿数据库设置了演讲或新闻稿全文（Text of Speech/Press Release）和演讲者（Speaker）两个特有的检索途径。各专题数据库检索的高级检索的检索途径如表2所示。

表2 各专题数据库检索的检索途径

地图和建筑规划数据库 有 有 所有（All）、建筑规划（Building Plan）、地图（Map）来源（Source）、标题（Title）、范围和内容（Scope and Content）、登记编号（Accession Number）、图像编号（Media - Image Number）、缩微编号（Microfilm Number）、权限（Conditions Governing Access）海报数据库 有 有 无来源（Source）、标题（Title）、登记编号（Accession Number）、图像编号（Media- Image Number）、缩微编号（Microfilm Number）、权限（Conditions Governing Access）英属海峡殖民地档案、海外档案和私人档案数据库有 有 无来源（Source）、标题（Title）、范围和内容（Scope and Content）、登记编号（Accession Number）、图像编号（Media - Image Number）、缩微编号（Microfilm Number）、权限（Conditions Governing Access）政府档案数据库 有 有 所有（All）、提交议会（PARL）、未提交议会（Non-PARL）创建/移交机构（Creating/Transferring Agency）、系列（Series）、文件参考编号（Record Reference Number）、文件名称（Record Title）、附件内容（Attachment Content）、缩微编号（Microfilm Number）

（四）“一站式”检索

“一站式”检索的检索范围不局限于NAS的档案信息，还可以检索到NLB和NHB下辖的各数据库信息[5]。因此“一站式”检索和前文所述的检索方式属于完全不同的两个检索系统。

1.“一站式”检索的简单检索

“一站式”检索的简单检索与简单检索的检索途径一样，仅有关键词，可输入多个关键词。但是“一站式”检索的简单检索的关键词可以进行布尔逻辑“与”“或”“非”运算及精确检索。

2.“一站式”检索的高级检索

“一站式”检索的高级检索提供了关键词、标题、创作者（Creator）、出版者（Publisher）和主题（Subject）5个检索途径。此外，一站式高级检索还提供了书籍（Books）、报纸（Newspapers）、图片（Images）、文件和文献（Records ＆ Papers）、杂志和文章（Magazines ＆ Articles）、实物（Physical Objects）、音像资料（Audiovisuals）、网页（Websites）和电子期刊（eJournals）9个检索类别供利用者选择，但是每次检索仅可选择其中1个类别[6]。

二、检索结果

不同的检索方式，会展示不同形式的检索结果。

（一）简单检索的结果

使用简单检索进行检索，检索结果仅会呈现出8个专题数据库中所含相关记录的数量。

（二）高级检索的结果

高级检索的检索结果与简单检索的检索结果基本相同，略有差异的是如果在检索时只选择了部分数据库，那么只会显示被选中数据库所含相关记录的数量，未选中的数据库将不会显示所含相关记录的数量。以“China”为关键词进行检索，选中所有数据库，检索结果页面如图2所示。

（三）专题数据库检索的检索结果

在各个专题数据库进行检索时，简单检索和高级检索都会呈现相同形式的检索结果。但是不同的专题数据库显示的相关记录的著录项目不尽相同。在检索结果页面，支持对检出记录进行排序，各个专题数据库提供的排序方式也不尽相同。各个专题数据库检索的检索结果显示的著录项目和支持的排序方式如表3所示。

表3 专题数据库检索的检索结果

（四）“一站式”检索的检索结果

由于“一站式”检索整合了NLB和NHB下辖的各类数据库，检索出的数据量较大，因此会分类别展示检索结果，一次仅能查看9个数据类别中的一个。“一站式”检索的简单检索和高级检索的检索结果表现形式是相同的，不同类别的检索结果显示的著录项目不尽相同。此外，每个类别的检索结果都可以进行筛选，并可以依据不同条件进行排序。各类别数据的检索结果显示的著录项目、支持的筛选条件和排序方式具体如表4所示。

表4 “一站式”检索的检索结果

音像资料 标题（Title）、类型（Type）、摘要（Abstract）类型（Type）、集合（Collection）、主题（Subject）、出版者（Publisher）、创作者（Creator）、系列名称（Series Title）、语言（Language）、日期（Date）、资源类型（Resource Type）、来源（Source）相关性（Relevance）、日期（Date）、标题（Title）、创作者（Creator）网页 标题（Title）、类型（Type）、摘要（Abstract）主题（Subject）、出版者（Publisher）、日期（Date）、资源类型（Resource Type）相关性（Relevance）、日期（Date）、标题（Title）、创作者（Creator）电子期刊标题（Title）、作者（Author）、摘要（Abstract）主题（Subject）、出版者（Publisher）、语言（Language）、来源（Source）、数据库（Database）、期刊（Journal）最新（Date Newest）、最旧（Date Oldest）、相关性（Relevance）

三、NAS网络档案信息检索的启示

（一）提供多样化的检索方式

多样化的检索方式有两个优点：一是不同需求的利用者，可以根据自己的需求制定相应的检索策略；二是不同层次的利用者可以灵活地选择可驾驭的检索方式[7]。这两个优点都能使利用者更高效地利用网络档案信息资源。NAS共提供4种不同的检索方式，不同的利用者可以根据自己的需求和层次灵活选用检索方式，从而使NAS的网络档案信息资源得到更加充分的利用。我国档案网络信息检索系统在建设时也应注意提供多样化的检索方式，以使利用者方便、高效地利用网络档案信息资源。

（二）强化网络信息资源的整合

一是强化自有网络信息资源的整合。NAS对于自有网络信息资源的建设已经较为完备了。首先NAS将其自有的信息资源分类建设了8个专题数据库，使同类型的信息资源聚集在一起；其次NAS为每个专题数据库设置了不同的检索方式，利用者可以更有针对性地对所需信息进行检索；最后NAS提供了可一次性检索8个专题数据库的检索方式，利用者可以更便捷地检索NAS所有的信息资源。我国档案信息检索系统在建设时，应注意要加强信息资源的整合，将信息资源建设成为一个有机整体，以使利用者可以更好地利用这些信息资源。

二是强化多类型网络信息资源的整合。NAS网络档案信息检索系统中最令人惊艳的功能就是其“一站式”检索。“一站式”检索是指将利用者的检索需求转化为不同数据源的检索表达式，并发检索多种数据源，并对检索结果加以整合，最后呈现给利用者统一的检索结果[7]。NAS提供的“一站式”检索的检索范围涵盖了图书、档案、艺术品、文物等。尽管档案只是“一站式”检索涉及的信息资源的一部分，档案机构在“一站式”检索系统建设中更多地承担的也只是提供资源的职能。但是“一站式”检索代表了未来网络信息检索系统建设的方向，值得档案机构的关注。我国的档案机构未来应积极参与“一站式”检索相关的建设，使档案信息获得更加充分的利用，谋求档案事业更长远的发展。

（三）坚持统一的建设标准

NAS的网络档案信息检索系统，在功能上较为完善。但在使用过程中笔者发现各个检索子系统之间的建设标准存在差异，这会对利用者迁移使用经验产生影响，进而影响使用体验。以NAS的专题数据库为例，NAS共有8个专题数据库，每个专题数据库都建设有单独的检索系统。由于各个专题数据库的数据类型不一，因此需要设置符合其特点的检索途径。但是各个专题数据库的检索系统界面设计各不相同。同样的检索途径，有的专题数据库使用下拉框实现，有的使用单选按钮实现。如果一个利用者以往只使用一个特定的专题数据库，一旦转而使用另一个专题数据库，不仅要学习该数据库特有的检索途径，还要重新学习该数据库的界面功能，无法将以往的使用经验有效迁移。这会让利用者在使用时产生不必要的学习成本，增加不必要的困难。我国目前的档案网络信息检索系统建设尚未制定详细的建设标准[9]，如果深度建设网络档案信息检索系统，不仅要对档案检索途径设置与表达制定统一的规则，对检索系统的建设风格也要制定相应的规范，以降低利用者使用不同档案检索系统的学习成本，便于利用者使用。