国有企业办公用品的内部控制研究

吴晋花

摘 要 随着近几年来中国经济的飞速发展，经济体制和现代企业制度也在不断改革完善，企业的运营机制和运营方式也随之发生变化。企业想要实现与时俱进，就必须增强自身的核心竞争力，而国有企业作为中国经济发展的支柱，在长时间的发展中也暴露出了很多的问题，国有企业办公用品内控工作中的问题尤为显著。本文主要对国有企业办公用品的内部控制进行研究，希望能够促进其更好地发展。

关键词 国有企业 办公用品 内部控制

一、引言

办公用品是企业经营的必需品，虽然产生的办公费占企业的整体成本比较小，但是办公用品象征这一个企业的企业文化以及企业的治理状况，对于办公用品的节俭，在一定程度上能够体现出员工的优良品质和企业的治理水平，而办公用品的浪费不仅会对企业自身的发展产生影响，也会对国有企业的内部控制形成制约。

二、国有企业办公用品的内控现状

内部控制主要是指在特定的环境中，单位为了提高经营效率，充分利用资源达到管理目标而设定的各种制约或者调节办法和组织等，但是国有企业办公用品的内部控制中，还存在很多问题，如下：

（一）相关工作人员的不重视

相关数据显示，很多国有企业都存在极大的办公用品浪费现象，各种办公用品的使用非常混乱，造成这种现象的主要原因是相关工作人员的不关心态度，这在本质上导致了办公用品的浪费现象。通过调查，我们还发现年龄较大的工作人员对于办公用品的管理和使用方面漠不关心，反而是一些大学刚毕业的工作人员由于接受了大量的培训，反而更加注重在办公用品方面的节约。

（二）办公用品的采购机制不完善

在办公用品管理中，采购也是很重要的方面，很多企业产生浪费的原因是在使用办公用品时没有进行详细的登记，导致在采购时出现采购重复或者数量过多的情况，这在一定程度上会加剧办公用品的浪费现象。

（三）领用与保管机制不完善

在进行办公用品登记管理的时候，应该明确责任，将记录与保管分开，防止信息混乱造成财产损失。应该对办公用品的管理程序进行授权，领取使用的时候应该有专人签字，避免出现盗取或者误取现象，在进行信息传递时，应该设置系统性强的进货、领取以及使用保存程序。在保存的时候也应该进行及时的统计盘点，保证库存物品与登记数据保持一致。在对相关企业进行调查的时候，如果企业中只有少数人填写物品领取单，超过一半的人在使用的时候没有经过领导的批准，就说明该企业在授权管理方面还存在很大的问题。

三、办公用品内部控制的目标及范围

办公用品的内部控制主要是促进办公用品的合理使用，杜绝浪费现象，树立环保理念。在管理的时候，应明确办公用品的使用权属，保障账务和实物一致，促进公司活动的正常开展。实行办公用品的内部控制，能够在一定程度上使办公用品的采购、入库以及领用、保管等符合国家的相关政策规定。

办公用品的内部控制主要是指办公用品的需求申报、采购、维护（入库、登记保管）发放、回收等。

四、办公用品的内部控制实施措施

第一，做好公费的预算，在进行内部控制的时候，应该在上年度末就结合企业目标和业务进行年度预算，结合实际的发展情况进行调整，在一定时间内对预算分部门进行考核，这样可以反映出其是否勤俭节约以及对资源的再利用情况。

第二，在采购方面应该成立一个部门进行统一采购，这样能够在数量方面形成优势，买到质量高、价格便宜的用品，也能够方便管理，实现对预算的严格执行。在采购的时候还应该先申请后购买，在预算内的由分管领导审批，但是一旦超出预算，就应该按照规定的流程进行，通过审批之后再进行统一的采购。

第三，建立完整的登记验收和入库机制，企业应该建立专门的验收部门，验收部门主要由采购和监管部门组成，在采购完成之后对物品的数量、质量以及实用性等方面进行验收，验收完成之后在采购单上签字，这样采购部门就能够根据验收单来进行采购申请和采购工作。

第四，建立完整的出库领用登记制度，在单位中应该成立专业的保管部门，设置办公用品台账，在领用和出库的时候按照类别登记。相关负责人员要在台账上说明物品的规格型号、数量、审批人、领用人、日期以及剩余数量等，保障台账的精确度。

第五，对贵重物品进行详细登记，对于贵重的办公用品，在使用的时候应该进行详细的登记，包括使用人、使用地点以及贵重物品的现状。在使用人调离岗位时，要进行手续交接，并且，交接手续应该作为人力部门进行调离手续办理的主要依据。

第六，制定绩效考核制度，企业内审部门以及其他相关部门在年终的时候应该对办公用品的采购及验收、入库等程序进行绩效考核，对现有程序的实用性进行评价和监督，判断采购办公用品的价格是否合理，检查是否存在人为损坏或者丢失现象。

五、结语

目前，我国国有企业办公用品的内部控制还存在很多不足，针对这些问题，我们应该及时改进，在保证国有企业办公用品管理质量和管理效率的基础上，尽可能保障资源的合理配置和利用，并始终坚持可持续发展理念。

参考文献

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