“五常法”下的高职档案管理模式研究

摘 要：高职档案对记录学校的历史沿革，对学校未来的发展建设有着重要的参考意义，但高职院校一直以来都不太重视档案管理工作。而随着高职院校的改革不断加深，档案管理也需要相应地提高效率和档案的利用率，迫切需要进行改革创新。“五常法”是进行高职档案改革管理最行之有效的方法之一。本文对高职档案管理的现状进行阐述，并对使用“五常法”进行档案管理的应用进行分析。

关键词：五常法;高职院校;档案管理

档案管理工作是院校管理工作的重要组成部分之一。近年来，随着高职院校改革的不断加深，高职院校的档案管理工作开始不适应改革发展的需要，传统的档案管理存在许多问题。例如，高职档案管理人员的管理意识差、管理方式不规范。“五常法”即常清扫、常整理、常规范、常整顿、常自律。它是起源于日本，再由香港传入内地的一种管理方式，最初的应用领域范围是环境卫生管理。但因它在物品管理方面表现出强大的优势，已被广泛运用于食品卫生、医疗器械管理等多种物品管理领域。因此，“五常法”的管理模式是进行高职档案管理改革最行之有效的方法之一。这种方法可以促进高职档案管理工作的高效开展，保证学校资料的利用率，保护学校资料的安全。

一、“五常法”在高效档案管理中的必要性

1.提升高职档案管理人员的管理意识。高职院校具有人员流动性大的特点。在传统的高职院校管理工作中，主要以院校招生、形象建设、教学质量、课程设置方面的投入为主，往往忽视了学校的档案管理工作。因此，高职院校档案管理的工作人员管理意识差，缺乏规范的档案管理能力，导致学校档案管理工作跟不上高职院校改革的步伐。出现档案管理混乱、难以寻找等问题，甚至出现档案丢失、存放遗漏等现象，对院校的档案管理造成严重的损害，常常出现部分资料无法查询的状况。这些不良影响导致学校在规划未来的发展建设中，因找不到相应的资料可以借鉴而影响学校制定发展建设计划。“五常法”便可以很好地解决这些问题。它明确地提出了五种档案管理的原则，使工作人员能明确按照这五个原则来进行档案管理。在“常规范”中，对管理人员以及工作专业技能有较高的要求，有相应的管理制度和考核规范，这样，档案人员的管理意识会相应地提高，操作也更加规范。

2.增强高职档案管理方式的规范度。目前，高职院校的档案管理工作多采用传统的管理模式，在管理流程中，依旧建立在档案归档、组织立卷、进行装订的环节上，形式单一。在分类管理中，对先进技术的使用率低，脱离先进的互联网信息技术、自动化技术，仍旧使用人工操作，既浪费人力、物力，也容易出现错误。而“五常法”的应用，要求管理人员在进行档案管理工作的过程中根据五个原则，有条理、有计划严格地进行，将会增强档案管理方式的规范度。例如，在“常整顿”中，需要定期进行各类档案的分类管理。基于档案分类管理的复杂特点，无法进行单一的人工操作，需要利用互联网技术，进行精准地检索、收集，系统地归类、整理。如果实物、纸质的储存方式不同，就要根据档案资料的特点进行分类储存，才能保证档案资料的安全性。“五常法”相当于为高职档案管理工作树立一个原则，在一定原则下开展管理工作，增强了高职档案管理工作的规范度。

二、“五常法”在高职档案管理中的应用分析

“五常法”的应用原则为：常清扫、常整理、常规范、常整顿、常自律。其中，“常清扫”要求定期对档案进行清洁、整理;“常整理”要求对档案管理工作进行区域划分、明确职责;“常规范”要求对档案管理工作进行管理、考核;“常整顿”要求对档案进行分类、保存;“常自律”要求档案管理工作人员提升工作能力、端正工作态度。

1.“常清扫”在高职档案管理的应用。在高职档案管理工作中，“常清扫”即做好档案资料以及环境的卫生工作，保持档案资料以及环境的干净、整洁。这就要求档案管理部门对档案的清洁管理制定出科学的清洁流程，定期做好除湿、防尘、防虫等工作，做好整个档案存放室，包括划分的阅读区域等空间的清洁工作，并在整个清洁管理的过程中，严格执行规范的清洁流程，确保档案的安全。为防止受潮，档案室内空气中的含水量不得高于80%，要保持整个档案存放室的干燥;为防止火灾，整个档案室内禁止使用不合格电器、禁止吸烟，并严格遵守消防要求，安装有效的防火系统和灭火系统，并定期进行检查。还要注意防晒、防光，有部分档案属于纸质档案，纸张内含有木质素、半纤维素、纤维素，这些物质易与光产生光解反应进而氧化等。就要在档案室的窗户装上窗帘，避免档案资料被阳光直射。因存放有纸质资料，纸质中含有纤维成分，要注意防虫、防鼠，定期对档案进行密封、消毒、除尘。除了预防工作，还要对破损的档案进行修复处理。例如，发现纸质档案被虫蛀，应立即检查被蛀的档案资料以及存放该资料周围的其他资料情况，清理干净虫屑，将被损害的资料除尘后，装入塑料袋密封，再放入專门的纸质杀虫冷柜中进行处理。

2.“常整理”在高职档案管理的应用。“常整理”即将高职档案管理工作的具体区域进行划分，将档案室分为办公区域、借阅区域、库房区域等，并且各类区域布局要合理、分工明确、流程简捷。办公区用于档案管理人员进行办公。在该区域内安装电脑、办公设备等，方便工作人员进行办公。借阅区可分为存放区、阅读区、公共设施区等。存放区用于存放档案资料。作为档案资料库，应与其他区域做好隔绝工作，以免损害档案资料，保证档案资料的安全。阅读区是查阅者进行阅读的区域。在该区域内设置专门阅读的桌椅，方便查阅者阅读资料，其环境要安静、整洁，灯光要符合阅读模式，切忌过于明亮或过于昏暗。公共设施区是查阅者的休闲区域。该区域为公共开放区域，方便查阅者进行休息。此外，还要设置库房区，用于放置一些有关档案管理的办公用品的库存、杂物等等。

3.“常规范”在高职档案管理的应用。“常规范”的具体要求，一方面，要制定高职档案管理的工作规则，运用有效的管理方式，对档案室的环境以及各区域的管理和各项安全措施制定相关准则条例。另一方面，对档案管理人员要严格要求，并定期组织档案管理人员进行专业的学习和培训，还要对档案管理人员进行考核，提升档案管理人员的专业素质和专业技能。此外，还要建立完善的档案管理制度，对档案的归档、修复、整理、销毁等工作流程要进行严格、具体的设定。例如，对工作人员进行一年两次的工作考核。设置有关档案管理知识的题目，通过考试的方式进行摸底，了解档案工作人员对档案管理操作的掌握程度。每年对档案管理工作人员进行至少两次的专业技能培训，以提高工作人员的专业技能。主动学习借鉴他人的有利经验，积极学习兄弟学校优秀的档案管理方式，优化自身的档案管理工作。管理层领导要定期对档案室的运作状况和档案管理人员的工作状况、消防安全措施等进行检查，排除各方面隐患。

4.“常整顿”在高职档案管理的应用。“常整顿”是指在高职档案管理工作中的档案分类管理工作。高职院校中的档案库一般分为教学档案、图书档案、科研档案、历史档案等。这些档案又分为实物类型、文本类型等多种类型载体。要完成高職档案的分类管理工作，首先，要对这些档案进行存放，之后按照档案管理的统一原则对他们进行存档;其次，对存档的档案进行编号，确立各分类的编号和各自的文件编号之后，统一录入学校的计算机档案管理检索系统;再次，对珍贵、重要的档案进行扫描备份，以便今后的查阅和保存;最后，对档案的存放情况进行定期检查，如实物档案破损，或是文本档案纸张有污染、破损等情况，要及时进行修复，通过科学的方式进行重新刻录、装订、复原等，保证档案存放的质量。

5.“常自律”在高职档案管理的应用。所谓“常自律”，在高职档案管理的实际应用中，即档案管理人员自身要积极主动地学习，不断提高专业知识能力，端正工作态度，以良好的心态开展工作。高职档案管理人员要提升自身能力应做到以下几点：首先，端正工作态度。能力的提升是一个积累的过程，如果工作态度不端正，那么将会影响工作的热情，高职档案管理人员应树立一定的责任意识，重视档案对学校发展的重要作用，在岗位中求真务实、脚踏实地地完成档案管理的工作;其次，多关注能力提升的过程。高职档案管理工作人员要注重专业能力提升过程中量的积累，多数工作人员过于看重结果，忽视学习过程带来的经验积累，会失去工作的信心;再次，学会主动学习。主动查阅、学习有关档案管理的资料，积极参加院校组织的档案管理工作的培训以提升自身专业技能;最后，培养爱岗敬业的精神，摆正姿态。档案管理工作人员既是一名技术人员，又是一名服务人员。明确其是为维护档案的安全，学校的发展进行服务的，要以良好的服务态度服务广大师生，开展档案管理的工作。此外，领导部门要对档案管理人员实行一定的奖惩机制，激发档案管理人员的工作热情，并建立绩效考核机制，将工作人员的工作表现纳入绩效评比范围。

三、结语

高职档案对记录学校的历史沿革，对学校未来的发展建设有着重要的参考意义。随着高职院校的改革不断加深，档案管理也需要相应地提高效率和档案的利用率，迫切需要进行改革创新。“五常法”在高职档案管理工作中不失为一个行之有效的方法。这一新型的物品管理模式可以促进高职档案管理工作的高效开展，保证学校资料的利用率，保护学校资料的安全，提升高职档案管理人员的管理意识，增强高职档案管理方式的规范度。它在高职档案管理中的实际应用，能够做好档案资料以及环境的卫生工作，保持档案资料以及环境的干净、整洁，并能对高职档案管理工作的具体区域进行划分，促进档案管理人员积极主动地学习，不断提高专业知识能力，以良好的心态开展工作。因此，高职院校应注重本校的档案管理工作，并将大力推广“五常法”应用于高职档案管理中。

参考文献：

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[2]苏 和.基于“五常法”的高职档案管理模式探讨[J]. 科学中国人，2016（21）.

[3]蹇 岚.对高职院校用五常法进行档案管理的要点分析[J].纳税，2017（34）：111.

作者简介：张娅红（1974-），女，回族，助理档案馆员，政工师，本科，研究方向：档案管理，工作单位：宁夏职业技术学院（宁夏广播电视大学）。