信息时代背景下电子档案管理探讨

刘勇

摘 要：在信息技术不断发展的时代背景下，网络技术在我们日常生活以及工作之中也得到了广泛的使用，群众生活和工作也因此受到了较大的影响，电子档案作为信息时代下的产物，将其应用到工作中能有效提升工作效率，提高档案管理的安全性，为了能够将其价值有效的发挥出来，本文对信息时代背景下的电子档案管理进行了探讨。

关键词：信息时代;电子档案;管理措施

电子档案与普通纸质档案之间存在较大的差异，电子档案是信息时代下的产物，所以是由计算机系统来进行档案记录，同时借助于计算机磁盘等设备来进行储存的一项技术手段。在信息技术不断发展的环境下，电子档案管理工作任务也在不断加重，如何做好电子档案管理工作更是成为了我国档案管理中较为重要的任务，而为了能够做好这一项工作，笔者也从电子档案概念着手，对电子档案管理工作实施的价值以及措施进行了分析。

一、电子档案相关概述

电子档案主要是指在社会实践活动中形成的具有一定存储价值，同时还是借助于计算机系统功能来展开的一项载体形式的记录。电子档案本就是借助于计算机编码来对相关文件进行编码与转化，所以电子档案管理对于计算机系统具有较强的依赖性，对于档案的存储、形成以及读取都可以交由计算机系统，可是因为是电子档案所以较容易被人所修改，所以很有可能会促使使用者以及受用者都受到损失。其次，容易被复制也是电子档案管理工作特点之一，传统的纸质文档需要借助于一定的载体才能进行复制，可是电子档案就不同，其只需要构建出一个简单的文档再进行复制就能有效实现资源共享，这个时候也就无法保障其真实性。最后，电子档案还很容易被删除，毕竟其形成过程以及存储方式都十分的特殊，容易被他人取得文件操作权限，从而引发问题。

二、信息时代背景下电子档案管理的价值

信息时代背景下电子档案管理工作可谓是十分的重要，而为了能够更好地做好这一项工作，笔者也对其进行了如下分析：

1.满足时代发展需求。我国在步入21世纪之后，计算机技术以及信息技术相较之前都有了明显的提升和发展，在这种环境下群众生活以及工作对于它们的依赖性也在不断提升，信息化更是直接为我国社会发展提供了良好的思路。处在信息时代背景下，企业可以及时开展管理工作小组，这样就能有效推动档案管理工作效率，借助于信息技术来做好电子档案管理，尽可能的提升档案管理工作水平和效率，同时让信息数据收集效率得以提升，这样才能更好地满足时代市场需求。

2.档案管理的重要性。档案管理作为企业发展重要工作，其主要的任务就是进行档案信息收集、记录与分析，之后再将得到的结果应用于企业决策以及管理之中，是现如今企业管理重要内容之一。也正是因为如此，各个领域对于信息技术的应用可谓是十分普遍，只需要将档案管理工作有效结合，就能借助于信息技术来对档案管理工作进行改革，以此来有效提升档案管理人员信息化程度。档案管理本就是一项较为重要的工作，而电子档案数据库的建设则能够有效提升档案管理效率和质量，从而有效降低了工作人员的压力，另外还能将档案信息有效的传播和使用，进一步避免档案在使用过程中出现了遗失和损坏等问题。

三、信息时代背景下电子档案管理的措施

1.建设电子档案系统。信息时代背景下电子档案管理工作要想有序实施，需要加强对电子档案系统的建设，这也是电子档案管理工作实施的前提，而为了能够将电子档案系统的价值有效的发挥出来，笔者也就其在建设过程中需要注意的问题进行了如下分析：

（1）保障电子档案信息的权威性。电子档案所存储的档案内容都十分的重要，有时候还会存在较多隐私性的数据信息，这个时候要想确保电子档案管理质量，一定要确保电子档案信息的权威性，真正保障电子档案存储的准确性以及有效性，将电子档案信息库科学的建立起来，这样才能促进之后的有效管理。

（2）系统建设需要具有保密性。在信息时代背景之下，网络安全问题一直都是较为重要的管理问题，毕竟网络本身具有较强的开放性，所以要想做好电子档案管理工作，还需要做好档案保密工作，这样才能最大程度提高档案管理的真实性，有效提高档案管理质量和效率。在网络化环境下，有可能会有不法分子借助于不正当的手段来对档案信息进行更改或者是窃取，这个时候档案管理很有可能会出现失真等情况，从而加大了档案管理工作的安全隐患。所以在进行系统建设的时候，一定要从保密性这一点出发来进行建设，这样才能为之后电子档案管理工作奠定良好的基础。

2.构建完善的档案管理机制。信息时代背景下要想真正做好电子档案管理工作，一定要先对管理机制进行构建，结合实际情况来制定出统一的电子档案管理标准，這样才能为之后管理工作的有序实施奠定良好基础。首先，可以积极实施档案管理与文件管理的统一规划和领导，让两者保持同步发展;其次，在管理过程中还可以将文件管理前期指导和控制都纳入到档案部门工作职责之中，这样就能保障档案文件形成归档、搜索与使用等多项环节都能够在档案管理部门指导与监督下有序的实施。再次，档案管理过程中还需要制定出统一、科学的电子档案管理标准，结合管理现状以及国家所指定的相关标准来进行制度完善，以此来进一步提升管理的效率和质量，在这一过程中，管理部门可以构建出完善的档案管理规章制度，以此来对管理人员进行约束，这样就能让电子档案规范性得到进一步的提升，还可以积极构建出相应的考核制度，借助于强有力的奖惩制度，来有效提升管理人员综合素质以及专业技能，从而有效推进电子档案管理工作的实施;最后，档案管理部门在接受电子档案的时候，一定要对归档的电子档案信息内容真实性、原始性等多方面进行鉴定，这样才能真正有效提升电子档案管理质量。

3.加强电子档案使用过程中的管理。在信息时代背景下电子档案管理工作要想有序实施，在使用电子档案的过程中也需要对其加强管理与控制。首先，在管理过程中可以结合各种人员设置利用级别来进行权限认定，基于此来进行系统注册登录，这样就能避免不相关人员使用电子档案。其次，还可以按照电子档案使用人员的需求来对其使用权限进行确认，之后才能进行拷贝与制作，在这一过程中一定要尽可能的避免信息的全部拷贝，这样才能避免档案信息出现丢失。最后，对于电子档案信息内容在管理过程中也可以结合其秘级层次来进行管理，而系统则可以对他人档案信息使用全过程进行监督与管理，从而有效提升电子档案管理质量和效率。

4.提高电子档案的真实性。信息时代背景下要想做好电子档案管理工作，还需要提高电子档案的真实性，这也是电子档案管理过程中较为重要的一项内容。在信息时代背景之下，电子档案管理内容相比之前有了明显的增加，管理人员在进行档案收集的时候一定要着重注意电子档案的原始性以及真实性，积极借助于相关技术以及规范的管理手段来有效改善这一现象，最大程度提高电子档案的真实性。首先，在对档案信息数据进行收集之前，管理人员可以借助于信息技术来对信息数据来源进行扩大，同时对信息进行认真的甄别，这样就能让信息真实性得以有效提升;除此之外，在进行电子档案管理的时候，相关人员还应该要严格按照电子档案管理操作流程以及规范来对档案进行细节化管理，比如，对档案信息格式进行规范等等，这样也能进一步提高档案信息数据的真实性，从而有效提升电子档案管理工作质量。

5.构建新时代档案管理人才队伍。在信息时代不断发展的过程中，电子档案管理工作质量要想得以提升，档案管理部门一定要加强对档案管理人才的培养，不断优化其专业结构，构建出新时代档案管理人才队伍，才能有效提升电子档案管理质量。一方面，我们可以借助于多种渠道来积极引进专业技术管理人员，聘请一些思想好、素质高、责任心强的工作人员来进行电子档案管理。另一方面，对于已有的电子档案管理人员，也可以在发展过程中對其进行专业培训与教育，尤其是要加强对管理人员科技知识方面的电子技术培训，毕竟在现如今这个信息时代背景之下，电子档案管理工作也开始得到了较为深入的发展，现代化档案管理才是发展的重要趋势，所以其自身不仅需要具备较为良好的知识水平，还需要不断学习与丰富，这样才能紧跟时代发展需求，促进电子档案管理效率和质量得以提升。为此，档案管理部门一定要积极构建出一支具有高素质、信息技术水平高且结构合理的新型电子档案管理人才队伍，以此来有效发展我国电子档案管理事业。

6.加强信息技术的使用。在信息时代背景之下要想做好电子档案管理工作，除了上述几点之外，还需要加强对信息技术的使用，毕竟在信息时代下要想有效开展电子档案管理工作，自然离不开信息技术的使用，比如，在电子档案建设过程中需要收集大量的档案信息资料，然后再对其进行归档以及分类处理。为此，相关单位一定要加强对信息技术的研究，企业则一定要加强对信息技术的使用，积极借助于新型信息技术以及系统来进行电子档案管理，借助于先进的信息技术来提升电子档案管理效率和质量，从而有效促进电子档案管理事业的发展。

四、结语

综上所述，在信息时代背景之下，电子档案也得到了越来越多的应用，这也促使群众对电子档案管理工作提出了更高的要求，不同于普通纸质档案，电子档案管理工作十分的系统且复杂，需要结合实际来进行针对性的完善与管理，这样才能真正有效发挥出电子档案的价值，提高我国档案管理水平与质量。

参考文献：

[1]牛 冬.信息时代电力企业电子档案管理的探讨[J].劳动保障世界，2015（8X）：52-53.

[2]赵文婷.浅析信息时代下电子档案管理的应用[J].办公室业务，2017（2）：178-178.

[3]杨 哲.信息时代下企业电子档案管理探讨[J].中小企业管理与科技，2017（16）：125-126.

[4]金彩霞.信息时代电力企业电子档案管理的探讨[J].现代企业文化，2017（35）：124-124.

[5]佚 名.信息时代电力企业电子档案管理的探讨[J].办公室业务，2019， 307（02）：130.