浅析如何加强档案规范化管理

夏欢

摘要：随着信息化程度的普及，传统的档案管理工作也需要迎接新的挑战与发展机遇。想要实现档案规范化管理的目标，必须要顺应时代潮流，迎合当前社会发展趋势，引入信息化管理技术，在保证档案管理工作的质量与效率的同时，让档案价值得到最大程度的发挥。本文主要从档案管理工作的重要性出发，指出当前档案管理工作中存在的一些问题，并针对这些问题提出可靠的解决方案。

关键词：档案;规范化管理;创新应用

中图分类号：G271 文献标识码：A    文章编号：1003-2177（2019）23-0038-02

档案工作制度化、标准化是实现档案管理规范化的一项关键环节，在保证足够的硬件条件的同时，加强文件处理工作是确保档案规范化的一个重要措施。随着社会发展，人们对于管理工作的关注日益密切，档案管理作为各中小企业管理工作中极其重要的一部分，关系到整个企业的发展，并且随着社会信息化发展程度的不断推进，档案管理工作的性质以及工作方式都发生了显著变化，将信息化技术应用到档案管理工作之中，能够提升档案管理水平，提高工作效率，保证工作质量，为实现持续发展的目标提供有效保障。

1 档案管理的重要性

档案具有极高的收藏保存价值，而且还能够为各项数据的收集、查阅提供可靠依据。以文书档案为例，文书档案是企业非常重要的一个文件，它关系到企业下一阶段的发展以及日常运转，优秀的文书档案管理工作甚至会对企业的活动具有指导意义，并结合实际及时对当前工作进行调整，从而更好地为企业发展服务。所以企业需要加大对文书档案管理工作的管理力度，并且经过不断的改革创新，使得文书档案管理工作更加到位，从而能够更好地协助其他部门的工作。对档案进行系统化、制度化、规范化管理，借助软件及硬件资源，建立一套科学、系统的企业管理方案，有效解决传统档案管理弊端，不仅能够提高企业的社会竞争力，还能够确保档案管理的准确性，并且省略了很多不必要的环节，有效提高工作效率。除此之外，传统纸质文档不易搜索、保存，当需要调取信息时，往往需要花费大量的时间、人力搜索，随着近代无纸化办公的流行，借助数字信息化技术对档案进行信息化处理，不仅能够节约时间，还能够确保各项数据资料的完整，加强数据资料的私密性，无纸化办公逐渐成为当代管理的发展趋势，减少办公用纸的消耗，显著降低管理成本。

2 目前档案管理工作中存在的问题

2.1 档案管理工作重视程度不足

随着社会的发展以及信息化水平的提升，以电子信息化技术为支撑的档案管理已经融入到各个领域之中，能够显著提升档案管理工作的效率以及工作质量。就当前档案管理工作而言，工作内容比较繁琐，并且对于工作质量的要求非常高，所以对于相关管理人员的要求也就比较严苛，即使长时间重复同样的工作，也难以确保工作过程中不出现任何错误。除此之外，由于领导缺乏远见，长期沿袭传统的档案管理模式进行工作，不愿意并且没有能力对档案管理模式进行创新改革，从而导致档案管理方式出现问题。正是由于领导的不重视，导致一些规范、先进的管理模式没有被引入，档案管理工作的效率以及质量也就迟迟无法提升，制约企业的发展。

2.2 管理人员素质偏低

档案管理人员直接参与到档案管理工作之中，这一群体的素质将会直接影响到档案管理工作的质量以及效率，并且会对档案规范化改革的程度造成一定的影响。从整体水平来看，目前我国从事档案管理工作的人员素质普遍偏低，且这一群体年龄普遍偏大，对于新事物、新理念的接受程度比较差，工作效率比较低，将会对新制度的的推行造成一定的阻碍。除此之外，由于档案管理的工作节奏比较慢，长期以来大部分管理人员养成不好的工作习惯，对于工作怀抱得过且过的态度，不会主动发现问题、解决问题，而是等到问题堆积过多时才会选择解决或是上报，这种对待日常工作不主动热情的工作态度是导致档案管理工作效率始终无法得到明显提升的关键因素。

2.3 档案处理速度慢，信息化程度低

档案管理工作量比较大，并且在处理档案时需要保持极高的注意力，导致档案处理速度较慢，除此之外，随着工作节奏的加快，档案的产出速度也在不断地提升，这也在一定程度上加大了档案管理工作的难度。传统纸质文档不易搜索、保存，当需要调取信息时，往往需要花费大量的时间、人力搜索，虽然已经有的企业已经引入了信息化档案管理模式，但是档案的收集、录入过程也需要花费大量的人力，并且由于目前档案信息化管理程度还不够高，大多数企业仍旧处于起步阶段，部门之间无法实现档案资源的互联互通，档案信息无法共享，导致档案的价值无法完全发挥，这也是制约档案规范化管理的一个重要因素。

3 加强档案管理工作规范化的具体实施方法

3.1 健全管理制度建设

将数字信息化技术融入到档案管理工作之中，加强员工对于档案管理工作的重视程度，充分贯彻落实信息化管理理念。根据当前企业对于下一阶段的发展规划，制订一套与企业当前发展相一致的档案管理方案，深化企业改革。就目前档案管理工作中出现的一系列问题，进行科学、系统、全面的分析，在人事档案调取、查阅的时候，需要严格按照相关制度进行。建立健全档案管理制度，能够有效预防档案数据遗漏、丢失，确保相关档案的准确性，除此之外，还需要对相关档案管理工作流程进行完善，建立更加系统性和科学性的档案管理工作制度。除此之外，建立相关制度规范档案整理的流程，能够提高档案整理归档的效率，提升档案管理现代化水平，尤其注意在对档案进行整理的过程中，并不是简单的收集分析，需要对整合的档案材料有一个完整的认知，更重要的是档案完整性的保障。

3.2 构建数字化档案

在建立数字化档案前首先需要建立电子版档案，因此首要任务就是将有关信息提前收集并整理到计算机之中，并确保录入的人事信息是正确的，有关工作人员在需要打印档案时，可以通过在计算机上搜索寻找到打印目标，找到目标档案信息之后直接进行打印，这样能够明显提升工作效率，档案管理人员不需要再浪费大量的时间寻找档案。其次，当电子档案完善后，由于檔案资料已经全部储存在电脑或是移动硬盘上面，便于携带，并且不容易丢失，具有极高的私密性。最后，由于数字化人事档案的成功建立，在接下来的时间内只需要每隔一段时间对其中的档案信息进行更新，能够最大程度地保证档案信息与实际变更的一致性。另一方面，为了确保各项资料的私密性以及准确性，需要对档案管理人员队伍进行优化调整，提高整个管理队伍的人员素质，虽然现在已经有大部分企业都引入了数字档案，但由于管理队伍的素质参差不齐，导致没有取得应有的效果，所以需要引入计算机方面的人才，并且定期组织进行培训，提升档案管理队伍的整体计算机水平，从而使档案信息管理的工作效率能够得到进一步提升。

3.3 建立网络档案管理

在档案数字信息化的管理过程中一定要尤其重要网络人格化档案管理工作的创建，从而能够借助网络计算机实现计算机管理网络的实施和建立，对局域网进行合理引用，并将各个部门作为主要依据，展开相关的整理工作，从而推动企业整体的发展。总之，随着社会科技信息的进步，企业想要得到发展，不被时代淘汰，就要紧随时代潮流，与时代接轨，将数字信息化技术融入到档案管理工作之中，对档案管理进行优化调整，最终提升档案的使用率。网络信息档案管理工作的建立和开展，不仅可以更好的促进企业管理工作方面工作效率及工作质量的提升，还能够更好地满足当前时代对档案管理工作的要求。

3.4 加强档案信息化管理

在大数据时代下，档案管理信息化成为档案管理工作的重心，档案管理信息化有助于实现档案的规范化管理，提高档案管理效率和水平，档案工作部门一定要对档案管理工作的开展给予一定程度的重视，在此前提下建立健全的管理体制，选拔具备各方面不同知识层次的人才加入档案管理队伍当中，并加大财力与物力投入力度，使信息资源得到合理充分的运用，从整体上对档案管理团队进行优化;除选拔人才以外，档案工作部门还需重视对档案信息化管理人才的培养与强化，制定完善的教育培训方案，优化系统的知识结构体系，同时在大数据时代下，部门还需重视档案管理人员各方面综合素质的培养，例如科技档案管理、信息工程等方面的相关内容，使档案管理人员更多地去接触、观摩学习相关领域的专业技能知识，打造复合型人才。

4 结语

总而言之，在档案管理工作中融入信息化技术，实现档案价值的充分利用，实现档案管理规范化、制度化，不仅能够有效解决传统档案管理弊端，还能够确保档案管理的准确性，在档案管理工作中省略了很多不必要的环节，显著节约资源，降低管理成本，减少不必要的时间，从而能够有效提升档案管理的工作效率以及工作质量，并且还能够借助档案优化企业人力资源配置，实现档案价值的充分利用，最终提升企业的社会竞争力，推动企业的进一步发展。

参考文献

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