简述如何提高事业单位档案规范化水平

李思源

摘 要：随着经济体制改革的深入，信息化建设步伐的加快，事业单位的档案管理面临着巨大挑战。如何管理事业单位的档案，提升档案规范化水平，成为当前急需解决的问题。本文首先分析了事业单位档案规范化管理的重要性，然后分析了档案管理的原则和存在的问题，最后探讨了提高档案规范化水平的方法，以供借鉴。

关键词：事业单位;档案;规范化

在事业单位的规范化管理中，档案管理是一项重要组成，是指对事业单位事务、人员档案的收集、整合，从而提高单位的管理水平。从当前来看，我国事业单位的档案管理尚存在不足之处，如何促进档案规范化建设，是事业单位迫切解决的难题。笔者认为，在进行档案规范化建设时，要从多个方面着手，结合单位情况科学、合理的规划，进而提升档案规范化水平，促进事业单位发展。

一、事业单位档案规范化的重要性

所谓规范化管理，是指通过构建可行性、完善性的管理体系，并将其运用管理实践中，重点是完善体系的构建。档案管理是事业单位的基础业务，也是单位管理质量和水平的主要表现。因此，加强对档案的规范化管理具有重要意义，表现为：

1.为日常管理提供资料。档案管理作为事业单位的关键内容，也是单位领导掌握的信息内容，规范化的档案管理，能够为单位各项工作提供参考。通过对数据、信息的整合、分析，全方位的了解单位员工的情况，然后按照相关方式分配人力资源，提高管理效率。

2.搞好管理队伍建设。管理队伍是事业单位的基础，也是单位管理工作开展的核心，打造一支复合型、素质高的队伍，是事业单位的发展重点。开展规范化的管理，不但能够提高单位的管理水平，还能通过对管理队伍的分析，做好员工的晋升、奖罚工作，促使其发挥主观能动性，进一步提高工作质量。

二、事业单位档案管理的原则

1.灵活性和规范性相结合。事业单位的档案管理，必须按照国家要求和标准执行，体现档案管理的统一化、规范化，确保档案管理工作顺利开展。但是在具体管理中，不能批量化、规模化的管理，应具体问题具体分析，基于相关问题，科学选用工作模式，设置不同的部门和环节。同时，结合单位自身的特点，建立档案管理机制，细化管理内容和流程，促使档案管理制度更加符合自身需求。

2.重视制度制定、执行的实效性。档案管理工作的主要任务是，根据自身情况，探索并制定现代化的管理制度，该制度是否适应自身发展，是否能够激发员工的工作热情，提高工作主动性，关键在于相关制度执行的实效性。因此，在开展档案管理工作时，应将重点放在制度的制定和执行上，并在日常工作中不断完善和改进，使其更加科学和规范。

3.权益性和职责性相结合。档案管理工作中，必须明确各岗位的职责和权限，制定工作计划和目标，适时进行检查。同时，还要保护工作人员的权益。因为若员工权益得不到保障，就会影响到他们的工作热情，甚至影响单位的运营和发展。所以，在制定档案管理制度时，要将工作职责和权益放在同等的位置。

4.动态和静态相结合。当档案管理制度形成或人事变动后，会在一定时间内保持稳定。但是，随着事业单位的发展，制度也要随之做出改变，便于更好的顺应单位发展。基于此，需要确保档案管理动静结合，并于单位各部门协同工作。在日常管理中，还要不断学习先进的技术和知识，结合实际工作完善现有制度。

三、事业单位档案管理存在的问题

1.缺乏对档案管理的重视。当前，很多事业单位并未认识到档案管理的重要性，认为档案管理的存在旨在提高单位的运行效率，由于该工作性质特殊，短时间内不能为单位带来效益，而且耗资大，投入物力、人力多，因此多数单位为了节约成本，常忽视档案管理工作。另一方面，很多事业单位认为档案管理工作只是对文字资料的储存，工作繁琐，也不是事业单位的核心工作，因此多带着消极的态度工作，导致档案资料泄露。上述问题的出现，都和事业单位不重视档案管理工作有着直接的关系。

2.档案管理基础工作薄弱。在开展档案管理工作时，大多数事业单位都存在基础工作薄弱的问题，主要表现为：（1）缺乏完善的档案管理制度和先进的管理方式，不利于管理工作的开展。（2）仅重视档案的收集，忽视分类整理。档案收集整理的目的是方便查閱，但是在实际工作中并未形成查阅体系，影响档案利用率，降低检索效率。（3）未开展档案鉴定和保密工作，没有履行相应手续，擅自销毁应该继续保存的档案资料。

3.档案管理人员专业素质低。现阶段，事业单位档案管理人员素质不同，给档案管理工作带来严重影响。这里所说的素质，主要包括两个方面：一方面是管理人员专业技能、工作能力的高低;另一方面是管理人员对待自身工作的态度。档案管理看似简单，实则专业性强、工作量大，当前的管理人员要么身兼数职，要么不具备档案管理知识。在分类档案资料时，仅凭生活经验划分，没有任何的依据，导致档案归类错误，无法真实的反映档案内容。此外，很多档案管理人员不了解档案管理的重要意义，对该工作毫无责任感。

四、提高事业单位档案规范化水平的方法

1.提高对档案规范化的重视度。首先，向单位员工介绍档案规范化的重要性。领导发挥模范带头作用，重视上级单位的指导，端正工作态度，这对于提升档案整理的规范化水平而言意义重大。其次，加大档案规范化管理的宣传力度，通过宣传法规、制度等内容，提高工作人员对档案管理的重视度。利用各界的力量，维护档案管理，提升规范化水平。最后，由于档案规范化管理工作特殊，无法在短时间内为单位带来利润，因此，管理者必须放眼未来，加大经费、人力的投入，完善基础设施的建设，优化管理流程，提升管理水平。

2.完善基础工作

第一，完善档案管理制度。为了提高事业单位的档案管理效率，必须结合自身情况，制定科学、规范的管理制度。实践中，对相关细节做出明确的规定，比如电子设备、档案用纸、归档方法等。同时，保证格式规范，明确工作职责和管理的目标，根据目标设定安排工作，避免人心涣散。建立长效的考核机制，提高工作人员的责任感。

第二，做好档案归档。档案管理工作复杂，需要进行系列工作，其中档案分类是一项重要工作。实际工作中，按照档案的先后顺序、内容，对档案进行分类，便于查询、提取和使用档案。为保证归档质量，预防档案资料丢失，事业单位应建立相应的规章制度，从而明确档案的归档、调取流程，减少归档问题的出现。

第三，加强档案保密工作。档案规范化管理过程中，应强调档案管理的安全性。由于档案具有可复制的特征，为预防档案资料外传，必须做好档案的保密工作。首先，按照国家的相关要求和标准，建造专门的档案室，区分档案人员办公室、档案存放库房。为了预防偷盗现象的出现，需要加固档案室的门窗。其次，安排专人开关档案室，禁止无关人员进入。最后，做好涉密档案资料的保管，采用合适措施预防档案泄露。因为重要的档案一旦泄露，就会危害国家利益和安全。此外，保证档案的存放时间，严格控制存放室的温湿度，以及归还、借阅流程。

3.加強管理人员的职业道德建设。管理人员是事业单位档案规范化管理的主要人员，此工作是否顺利、规范，取决于管理人员的素质和态度。首先，减少管理人员的调换，重视优秀人才的选拔，确保选拔的人员德才兼备，具有工作责任心。其次，加强管理人员的教育培训，帮助其树立正确的价值观。培养管理人员的信息化技能，注意向技术型人才转型。一方面，培养管理人员的安全意识，注重继续教育，提高其对档案规范化管理的重视度。另一方面，向管理人员介绍计算机知识，帮助其了解新型的技术和管理手段，促进档案管理向电子信息化转型。最后，给予管理人员一定的支持，比如，时刻和管理人员沟通，实行奖罚制度，让每位管理人员感受到来自领导的关心和关注，营造良好的工作氛围，提升档案管理水平。

4.建立现代化的管理系统。纸质档案在查阅、存放等方面，存在一定的局限性。随着科学技术的发展，档案管理部门要解放劳动力，加快管理设备和手段的更新，减少人为操作带来的工作失误，提高工作效率。比如，构建档案借阅系统，预防人工登记造成口误或笔误。再比如，建立电子档案，通过信息录入的形式，将档案信息存放于计算机内，通过网络技术和各部分相连，规范档案管理行为，积极促进档案规范化建设进程。

五、小结

综上所述，档案管理是一项复杂、繁琐的工作，重视其规范化管理，能够为事业单位的日常工作提供参考资料，可以有效提升档案利用率，对加快档案管理人员队伍的建设大有裨益，从另一方面也真正体现了档案的价值所在。目前，档案管理还面临着各种机遇和挑战，且存在诸多不足，比如，不重视档案管理工作、基础工作薄弱、管理人员素质低下等，降低档案管理水平和效率。为了实现档案的规范化管理目的，需要提高对档案管理的重视程度，建立科学、完善的管理制度，做好档案的归档和保密工作，建立现代化的管理系统，提高管理人员的职业道德和工作素质，从而提高档案的使用率，推动事业单位健康稳定的发展。

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