企业档案文化建设引领档案事业发展探微

摘 要：新时期企业效益与企业文化一体化趋势使得现代企业管理活动与企业文化密不可分，“文化强档”是档案事业发展的重要手段，也是企业战略实现的重要组成部分，因此要加强企业档案文化建设，引领档案事业发展。

关键词：档案文化;企业战略;档案事业

一、企业档案文化的作用

1.企业文化的内涵

企业文化 corporate culture是一个组织组成的价值观、信念、仪式、处事方式等相关的文化形象。企业文化由三个层次构成：表面层是物质文化，也是企业的硬文化，包括产品的外观、质量，生产设备等。中间层是制度文化，包括各种管理制度、员工间的人际关系、管理体制等。核心层是精神层，是企业软文化，包括各种行文规范、价值观念、团体意识、职工素质等，其中价值观是企业文化的核心。

2.企业档案对企业文化的反映

企业档案是企业的精神财富，真实的记录着企业发展过程中的企业原貌。企业档案文化建设就是结合企业的愿景和价值观，通过档案文化来丰富企业文化的内涵，服务于企业文化建设并提高企业的竞争力和员工凝聚力。

企业档案在企业文化表面层的反映：企业档案部门整理了企业的荣誉档案并对其进行集中统一管理，丰富企业社会形象和内部典型人物形象。企业档案在企业文化中间层的反映：档案管理中对企业管理中形成的制度、办法、细则等进行梳理，装订成制度手册，逐步形成一条完备的制度体系，以制度手册来约束员工，保障了员工行为的一致性，有利于开展依法治企。企业档案在企业文化核心层的反映：档案管理工作收集整理了企业生产发展中形成的设计图纸、文书、财务报表、人事信息、信用凭证、研发成果等档案，企业的特色、员工素质及企业对内外部环境的适应等因素都渗透在档案中，使企业的价值观念深入人心、员工更有凝聚力。

3.企业档案文化建设的作用

（1）培训教育作用

企业文化力求以人为本，企业文化持续发展就是塑造企业的学习文化，形成一种学习氛围，搭建内部交流学习平台，与外界建立良好的合作关系，充分调动企业的培训资源。就档案而言，其资源包括了行政、人事、党建、财务、经营、基建等多个方面，这些档案是丰富的培训资源，通过学习这些档案内容，能提高员工的工作能力，为实现学习型组织奠定了一定的基础。例如，云南电力西双版纳局编制了《西双版纳供电局志》（1996～2017年），至此，西双版纳供电局有了记载自己成立、成长、发展、壮大的历史资料，有了激励后人不忘初心、砥砺前行、服务边疆少数民族地区供电事业的精神食粮。

（2）历史借鉴作用

在不同历史时期，企业形成的文化成果不同。企业档案记载着企业的发展历程，为企业文化建设提供各种线索，有利于廓清企业文化发展脉络。成都市某安装建设公司已有多年发展历程，1986年该公司独家负责西昌卫星发射基地相关基础建设工作，这是国家重点建设项目之一。工程内容包括581卫星测试厂房、远地点发动机房、X射线探伤工房等11个单位的安装项目。该工程从始建至今一直在跟进中，跟进建设中多次获得“建筑工程鲁班奖”等各种荣誉。通过企业档案可以看到建设时期安装洁净技术的突破起到的重要作用，为我国航天卫星发射做出了突出贡献，可启发当今的安装建筑提高安装技术水平、开拓进取，克服困难，不断做出新的成绩。

（3）档案事业推动作用

企业档案事业主要包括档案管理工作、档案教育工作、档案科研工作、档案宣传工作、档案交流工作等。企业档案文化建设中必然会形成丰富的档案信息资源，这就大大推动了档案事业的发展。例如珠江水利治理工程中通过档案编制了《绿色珠江建设战略规划》、《滇桂黔石漠化片区水利扶贫规划》等顶层设计文件，为流域水利事业科学发展提供了支撑。在防汛抗旱、山洪灾害防治、水量调度等具体工作中更充分的运用了水利档案信息资源。

企业档案文化建设必然会拓展档案利用的途径，加强传播，这也促进了档案事业的发展。云南送变电工程有限公司2018年举办了“风雨耕耘六十载，云送铁军续辉煌”大型主题展。针对云送在电网建设领域所取得的成就，总结出了多项“第一、首个”，如：“云南第一个110千伏及220千伏输变电工程、云南第一个500千伏输变电工程及第一个500千伏串補站工程、南方电网第一个220千伏对越南送电工程及第一个“一带一路”合作项目、全世界第一个±800千伏特高压输电工程”等工程，在展出形式上，采取球状图片、文字注释的形式，按照年代顺序依次排列展示，吸引了诸多参观者的瞩目，加大了档案事业的影响力。

二、加强企业档案文化建设的措施

1.建设企业档案文化阵地

企业档案馆（室）、档案信息中心等是保管本单位形成档案的内部档案机构。这些内部档案机构是保存档案的实体机构，能通过这些档案内容展示企业形象、是企业大数据的信息基地、是企业文化传播的窗口之一。

首先要做好内部档案机构的基础设施的建设工作。现代化的档案管理设备包括智能档案密集架、精密空调、LED大型全彩电子屏、恒温恒湿智能调控系统、多媒体触摸屏查询展示系统、自动防盗报警系统、智能门禁系统、真空充氮消毒系统、库房中心控制系统等，它们的互联就是一个现代化智能档案机构。在经费充足的前提下使单位档案机构的设备现代化是建设企业档案文化高地的应有之意。

其次要转变工作理念，提高企业档案意识。在企业文化得以发展、企业战略分步实施的前提下，档案工作人员应是企业战略的促进者，把档案意识的传播与建设学习型组织结合起来。学习型组织是为实现共同的发展目标而让企业人员持续不断的学习，获得职业发展所需的各种知识养。从前面的论述可知，企业档案中丰富的知识就是重要的学习素材，档案工作者要让员工都学习到这些档案知识，从而提高档案意识，建设了档案文化阵地。根据学习型组织的一些特征，档案工作者应从不同层级上来做好该工作。见下图

对整个企业建立档案学习共享系统，学习知识与愿景结合

对各职能部门鼓励各团队共同学习档案知识，加强合作

对员工形成探讨档案知识的氛围，创造学习档案知识的机会

2.丰富企业档案信息资源开展文化编纂

企业档案文化建设通过运用现代化智慧档案设备，通过网络技术已经不断地优化了服务方式。档案工作者需要不断丰富企业档案信息资源。首先是纸质档案的数字化，历史悠久的企业有不少的纸质档案，档案工作者要耐心细致的对每一份非涉密纸质档案扫描，对这些档案进行整理和加工转化为二次文献信息，在电子文献库形成全文数据库，方便检索和利用。其次是建设档案信息管理系统，完善的档案信息管理系统可以加快档案信息电子化的进程，方便出版信息编辑成果。例如，珠江委档案馆在2002年《珠江水利信息化规划报告》中提出建设档案信息管理系统事宜，该系统搭建工作耗资64万元、耗时3年。通过不断完善系统功能实现了馆藏21961卷（册）档案资料的电子化。同时，系统建设中档案目录建设也是很重要的一个指标，要充分使用元搜索引擎技术、数据仓库技术、网格技术、数据挖掘技术完善系统的服务性、共享性功能，做好档案目录数据库的输入与保存工作。

开展文化编纂就是把丰富的档案信息资源动态化，进行深度挖掘，形成具有企业文化特征的精品档案成果。例如，榆林市2017年编纂了《神府煤田开发建设大事记》，真实的记录了过去30年开发建设煤田中的情形。该大事记本着尊重历史、实事求是、客观公正的原则，依托已形成的档案信息资源，真实还原了当时的重大事件和人物活动，展示了神府煤田开发建设经历大发现、大开发、大转化、大发展的雄伟历史，是一幅浩瀚大漠里万马奔腾、气壮山河的美丽图画。

3.扩宽企业档案利用方式，促进文化传播

按照《档案法》的规定，档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等档案向社会开放的期限，可以少于三十年。就企业档案而言，传统的利用方式有阅览服务、档案外借、复制档案、档案证明，新型的利用方式有档案展览、档案咨询服务及开放档案等。

就传统利用方式而言，利用者通过知悉档案内容，有利于自身业务工作的开展，加大了档案的影响力，从而促进了档案文化的传播，档案事业的进步。例如： 云南立恒电力设计院中标为德宏供电局电网建设项目的可研勘察设计单位，工作任务是做好220kV傣龙变新建工程电气二次部分设计、梁河县110kV电网网架优化工程初步设计工作。如绘制新图，每张图需2个工作日，每个工作日单价150元，而复制一张图仅需5元，通过借查阅大量的档案资料，达到节约人员2人、节约时间7天，避免经济损失近30240元的目的。

按《开发利用科技档案所创经济效益计算方法》计算如下：

就新型利用方式而言，通常技术水平要求更高、跨行业合作更多，打破本单位的空间。从本质而言，档案与文物是有交集的，很多档案也属于文物，档案展览与博物馆合作、与电视台及其他新媒体合作就是传播档案文化的手段。濮阳市档案局2014年举办的“焦裕禄展”选址市博物馆，2015年举办的“抗战记忆——纪念中国人民抗日战争暨世界反法西斯战争胜利70周年档案史料展”则选择了广场，通过媒体报道，吸引了大众来关注档案、了解历史，让更多的群众能看到展览效果，展览工作进一步延伸。在新形势下，档案文化传播要创新形势，联合其他部门合作，集思广益，提高档案文化宣传的质量，力求在更广泛的领域内发挥作用。

参考文献：

[1]邓绍兴，陈智为.档案管理学（修订本）[M]，中国人民大学出版社，1994年.

[2]党跃武，谭详金.信息管理导论[M]，高等教育出版社，2008年.

[3]王倩倩，企業档案工作与企业文件建设[J]，2012年全国档案工作者年会论文集（上），2012.

作者简介：王巍巍（1988-），男，汉族，河南省焦作市人，档案室主任，河南省档案学会理事，本科，单位：郑州理工职业学院