档案数字化业务外包规范化管理探析

孟庆闽子

摘 要：随着电子信息技术的发展，档案管理也朝着数字化的方向发展。在档案管理、档案调动和档案查阅上，电子档案有着纸质档案所无法比拟的优势。因此，纸质档案数字化成为了档案管理的新趋势。纸质档案在我国时间悠久，档案种类繁多，这也给纸质档案数字化工作带来了严重的负担。为了减轻工作人员的负担，不少档案管理部门选择将档案数字化业务外包到专业的档案转化公司，由专业的公司完成档案转化工作。然而，在转化的过程中存在诸多不规范因素，这些因素也成为了影响档案安全和转化质量的关键。为了保证档案转化的安全性、规范外包行为，本文就档案数字化业务外包规范化管理的注意事项进行分析。

关键词：档案;数字化;业务外包;规范化管理

如今，随着档案管理流程的优化，档案数字化管理已然是大势所趋。不论是事业单位还是人力资源市场都有专门负责档案管理的部门。由于档案管理部门的人力资源有限，并且将纸质档案转化为数字档案需要较强的专业性，因此，为了优化档案管理行业的管理，档案外包成为了越来越多档案管理部门的选择。然而，档案不同于普通文献资料，档案对保密性的要求很高，档案泄密将会完成严重的不良后果。在档案数字化业务外包过程中，保证档案的绝密性和安全性是基础。

一、档案数字化外包业务

1.档案数字化外包定义、内涵和外延

档案数字化可分为狭义和广义两种。狭义的档案数字化是指通过一定的技术手段将存储在传统载体上的、以模拟形态存在的档案信息转化为以数字形态存在的、计算机可以识别处理的信息的加工过程。广义的档案数字化，是在狭义的基础上对信息进行存储、组织、检索、维护的过程。

从定义中可以看出，档案数字化外包业务包涵了具体的档案数字化过程和档案管理数字化两个层面。在实际操作中，服务业务外延不断拓展，档案数字化的外包业务从基础的档案整理服务、档案数字化服务，延伸到了档案数字化以后的管理服务、档案管理咨询、档案开发利用等各个层面。

2.档案数字化外包技术的必要性

随着档案管理行业的发展，在未来，纸质档案势必会被电子档案所代替。越来越多的档案管理部门开始着手将纸质档案转化为电子档案，这也就是档案数字化过程。为了维持档案室的正常运行，为了让珍贵的纸质资料得到永久保存，档案电子化刻不容缓。使用电子档案能够最大限度的降低档案管理过程中的人力浪费，同时免除了纸质档案被自然因素损坏的风险。将档案数字化交付给专业的档案转化公司进行处理，能够在保证速度的同时，保证质量，节省档案管理人员的工作负担。

3.档案数字化业务外包公司有着独特的优势

不同于档案管理部门，档案数字化外包公司是在当前特定的历史时期下，成立的专门负责档案数字化业务的机构，其专业性和效率不言而喻。外包公司具备专业的采集设备，在档案数字化处理上有专业的工作人员负责，工作流程进行协调，正是凭借着各方面的优势，档案外包业务开始在全国范围内火爆。

4. 档案数字化外包业务的繁琐性、多样性

由于档案数字化外包业务范围拓展，催生了档案数字化外包业务的多样性，从而使外包服务企业对于人力资源管理、团队专业性、基础设备需求、国家法律法规和当地规章、标准、客户的需求，对档案服务过程的监督、管理能力等方面都在不断提升。

二、檔案数字化业务外包的弊端

1.档案管理人员电子管理水平下降

电子档案管理水平下降主要表现为习惯了纸质档案管理流程的工作人员不适应电子档案的管理模式。对电子档案管理系统缺乏了解。许多档案管理人员并没有真正参与到档案数字化转化的业务中，因此工作人员对电子化的档案容易存在排斥心理。在专业技术上，工作人员并没有在第一时间掌握档案管理的核心技术，对于电子档案管理系统的漏洞不能及时的发展和解决，电子档案系统的安全性完全依赖于档案外包公司，这种长期的信息依赖关系不利于我国档案管理的持续发展。

2.档案安全存在隐患

我国的档案都是有专门的负责人进行管理，在档案借阅和运输上都有严格的标准。将档案外包给档案转化公司加大了档案信息泄露的风险。尤其是意义重大的核心档案，一旦在外包公司手中发生资料丢失或档案买卖将会严重危害个人、企业乃至国家安全。档案外包公司的工作人员并不固定。不同于事业单位，档案管理都是有专业的工作人员负责，工作人员的职业操守和责任意识毋庸置疑。纸质档案存在着易于损坏的风险，因此在转换过程中务必小心谨慎，稍有不慎就会造成纸质原件的损坏。现在信息技术的发达增加了档案信息泄露的风险。在档案转换途中，外包公司复印、拍照、保留备份等行为不易察觉。现代信息技术加大了外包工作工作人员作案的概率。

3.沟通环节存在信息传递困难

由于行业不同，在专业认知上存在差异。具体表现为档案管理人员不了解外包公司的业务流程和档案处理方式，在具体要求的提出上，并不能提出有针对性的意见。换言之，档案管理人员和外包公司之间的信息对接不够完善。在业务范围上，档案公司对档案转化的要求和格式并不熟悉，而档案管理人员不熟悉外包公司的工作模式和工作内容。双方在档案协商和管理上存在沟通的误差，这就导致档案转化工作完成后，外包公司的工作成果不符合档案管理部门的要求。

4.电子档案格式缺乏统一

不同的档案外包公司有着不同的管理制度和工作模式，在文档格式和系统的设计上或多或少存在一定的差异。这种差异就会导致电子档案在传输过程中产生错误。电子文档不同于纸质档案，其顺利传输和使用有赖于正确的格式和查阅软件。因此，保证电子档案的文件格式全国一致是基础。在电子档案管理系统上，不同的外包公司制定的管理系统内容不一，这就增加了电子档案管理的难度。只有使用统一的电子档案管理系统才能保证数字化档案的安全性。在后期投入使用的过程中也能够降低档案系统维护的成本，提高电子档案的安全性。

三、档案数字化业务外包规范化管理的策略

1.国家立法规范档案外包行为

档案外包公司的兴起源于档案业务发展的需要。国家在肯定这种外包公司存在的同时，也应当立法保护这种行为。对于档案外包过程中出现的意外事故进行法律的规定，通过完善的法律法规让档案外包工作真正实现规范化、高效化。档案安全小到个人大到国家，在事关国家安全和人民幸福的重要项目上，不论是政府还是企业高层都应当引起重视。针对国家发布的电子档案管理办法，下级机关应当立刻行动起来，规范档案外包行为。严肃整顿档案外包行业就是在促进档案行业的正常发展。

2.规范档案外包公司

对市场上现存的档案外包公司进行资质审核，政府有关部门应当成立专门的审核小组，制定全面的考核标准，从公司资质、工作人员资质、人员聘用制度等多个方面考察外包公司的业务能力和法律意识。取缔不规范、法治不健全的公司。鼓励规范档案外包公司进入市场。于此同时，加强档案外包公司的管理，成立档案外包公司必须经过国家有关部门的批准，同时必须经过定期考察，对其资质进行审核。档案外包公司也应当加强行业之间的信息交流，制定统一的行业规范。在档案转化的参数上统一化。在档案管理系统上与相关部门进行沟通，研发出政府满意、人民满意的电子档案管理系统。在未来，努力将档案外包行业纳入档案管理系统。

3.外包工作专人监督

外包公司的档案转化工作应当接受专人监督。在档案管理上仍然有该档案的负责人进行管理。并严格记录档案借阅和使用人的个人信息、借閱时间、归还日期。档案借阅应当精细化管理。在纸质档案数字化过程中，档案管理行业应当派遣专业人员全程参与。这一举动既能够监督档案转化的行为，同时档案管理人员也能够熟悉档案管理系统开发和运行的整个流程，为电子档案管理系统的顺利投入运行提供技术保障。有效的监督是保证档案数字化工作安全合法的有效途径。

4.规范档案外包制度

在档案数字化外包时，档案管理方和外包公司方应当签订协议，保证双方的正当权益，规范档案外包行为。就档案外包公司而言，应当遵守行业规范和道德操守，履行保护档案秘密的义务。在档案数字化转化过程中，保证规范合法，及时满足档案管理部门的正当需求。就档案管理部门而言，应当积极配合档案外包公司的工作，向档案外包公司提出自己的合理需求。

5.严格档案外包公司的用人考核制度

保护档案安全的主体是个人，因此，加强档案外包公司工作人员的管理是第一步。只有完善用人考核制度，对工作人员严格管理，强化法制教育才能让档案数字化工作真正实现安全高效。定期对工作人员进行法律宣传和法律教育，在人才选拔过程中，将工作人员的品格纳入考核标准。对于危害档案安全的行为交由司法部门严惩，对于自身过错造成纸质档案原件损坏的严肃处理。加强档案行业工作人员的法治教育，让业内人员知法、懂法、守法。

四、结束语

档案数字化是时代的需要，是大势所趋。要不断规范档案外包公司的工作流程，加强法治建设，提高员工法律意识，让档案数字化外包工作真正规范化、科学化。在我国，纸质档案数字化处理和档案数字化建设还有很长一段路要走，在这一过程中，需要档案外包公司的参与和帮助。

参考文献：

[1]宋小晓.浅议科技档案数字化项目管理及效应[J].兰台世界，2019（02）：57-59.

[2]王福耀.企业档案业务外包规范化途径研究[J].机电兵船档案，2018（02）：42-45.

[3]田 媛.档案数字化业务外包规范化管理探析[J].陕西档案，2016（02）：32-33.

[4]李洪洋.当代企业档案管理外包的动因与可行性[J].兰台世界，2016（05）：60-62.

[5]黄丽华，宋华.档案数字化外包安全管理研究[J].中国档案，2015（06）：60-61.