档案伴随我的成长

李宇

[摘要]笔者扎根管理部34年，亲历江苏省档案馆档案工作由手工管理向数字化管理、经验型管理向规范化管理、封闭利用向开放的三大转变，以简单的事情重复做、重复的事情坚持做、坚持的事情开心做的心态，脚踏实地做好各项业务基础工作，实现了从懵懂学生到业务骨干的成长转变。

[关键词]档案利用档案数字化基础业务工作

时光如梭，转眼我在管理部工作已达34年。我扎根档案馆基础业务部门，从事过档案接收、整理、鉴定、保管、利用、统计等诸多环节工作，亲历江苏省档案馆档案工作由手工管理向数字化管理、经验型管理向规范化管理、封闭利用向开放的三大转变，自己由一个刚从档案专业毕业的学生，转变为独当一面的业务骨干。默默无闻的档案工作经历，成为我人生中的一笔宝贵财富。

一、档案工作的艰辛

依稀记得1985年大学毕业分配至江苏省档案馆管理部，首个工作岗位是在建国后档案科抄写文件卡片，枯燥是我对档案工作的第一印象。日复一日、从早到晚地单调机械抄写，潦草字迹要辨认，无题名文件要自拟标题，看似简单的工作充满变数，每天须完成一定的工作定额，这对于刚走向社会、初次接触公文的我压力不小。虚心向前辈请教，多积累，干中学，成为我释疑解难的良方。

一年后我管理一些档案库房。那时处于手工管理阶段，检索档案全凭经验，没有一定的积累根本无法胜任，庆幸有了一年初步熟悉馆藏的抄写经历，在前辈的帮带下短时间内很快上手。手工管理阶段很长时间没有文件级检索工具，通常只能检索到卷，遇到查阅单份文件和人名的需求时，我们得进库房按检索出的案卷逐页翻查到后，方可调出。有时为查找一个人名，翻阅几十卷档案，在库房能待上一天，绝不轻易回复“查无”。“对利用者负责”成为我们代代相传的职业操守。

馆藏档案浩瀚如海，在没有计算机的时代，文件卡片和人物卡片后来成为文件级检索的唯一途径。 1987年我调到建国前档案科时，正好赶上卡片分类工作，我们尝试打破全宗界限，民国档案文件卡片按《中国档案分类法》进行分类，人名卡片按《档案馆笔形编号法》进行分类，实现了百万余张卡片信息跨全宗查找检索，同时速成了繁体字辨认和馆藏的熟悉。经过几十年几代人的合力，如今260万张卡片分类存放在检索工具室，彰显了档案人吃苦耐劳、愚公移山精神。不要小瞧这小小卡片，在当时手工管理条件下是一种创新，有效解决了文件级检索大海捞针式难题，在利用检索中发挥了巨大的作用。扎实的基础工作，为1995年江苏省档案馆成为全国第一个国家一级档案馆奠定了基础。

档案工作并不像当初填报高考志愿时觉着的那样干净轻松，苦脏累超过我的想象。印象最深的是1998年的“698”工程，这是一次影响较大、全局馆人员参与的整理工作，整理对象是历史遗留的698袋（箱）民国档案。该档案长期堆积在大礼堂无人清理，可谓脏乱差俱全，跳蚤细菌滋生，整理工作非常艰苦。当时正值我担任建国前档案科科长，档案整理好后自然要落户我科，压力加上疲劳使我在整理期间患上带状疱疹，好在小时候生过水痘，有抗体，症状不是太严重，休息痊愈后立即投入战斗。经过消毒杀虫、清理鉴定、整理组卷、分类编目、贴标签、排列上架等项工作，全局馆尤其是管理部奋战10个月，共整理出档案7806卷，抄写卷目171043条。

最难忘的是2001年的新馆搬迁工作，又是局馆齐心合力、无外援参与的杰作。这是在大院内两楼间的搬迁，从档案安全着想没有外请搬家公司。我负责组织建国前档案的搬迁，在如何既快又安全地实施搬迁上动足了脑筋，提出了栏栏档案对接移库的设想，并设计出一车6栏的搬运小推车，与新库密集架的节对应，获得了采纳。为了保持车与车之间档案上下架的独立性，我们在搬迁前将应搬迁档案逐一插放了新库存址，于大年三十那天完成定位。春节一过立即进入搬迁，科室成员5人加上局里配备的精兵强将共10人，2人一组，组成了5个搬迁小组，按序编号排列，每组成员自行将档案下架、运输、上架，一气呵成。科室男女老少齐上，团结协作，你追我赶，奋力拼搏，真是巾帼不让须眉，场面感人。那时大家白天是英雄，晚上回到家浑身骨头像散了架，躺倒再也不想动，成为狗熊，第二天又像打了鸡血似的投入了搬迁。大家拼的是一股气，昂扬的正气。小车以每天6趟以上的速度飞快地推起来，短短的不到一个月时间，靠我们的双手自力更生完成搬迁任务，共搬运700余车档案，排架长度3500米。整场战斗下来大家简直都脱了几层皮。

一线档案基础业务工作难以突出个人业绩，靠的是以点连线、以线带面的日积月累的突破，“十年磨一剑”。默默无闻是档案工作者的真实写照，没有心底无私天地宽的心态，要说爱上档案工作真不容易。

二、档案利用工作的价值

档案所具有的历史再现性使档案馆不可或缺。在我刚接手管理一些库房档案时，正值全省范围内编纂《当代中国·江苏卷》《江苏省志》及其专业志，这是建国后首次大规模编史修志，来馆利用单位数与人数、查档时间、阅卷量堪称史上之最。1979—1992年间共接待编史修志人员56639人次，提供档案329061卷册，近乎馆藏文书档案倒库一次。那时的我们每天马不停蹄地出入库房，查档大厅更是座无虚席，但限于阅档条件需要预约。为了有效保护档案原件和提高利用效率，我们对民国档案涉及多县的案卷进行整卷复印，然后按县分类后集中提供复印件利用，复印的档案达50余米，为此印坏了2台复印机。

1992年公民持身份证可来馆利用开放档案以来，档案馆与社会的距离日渐缩小，神秘的面纱层层掀开，百姓为解决个人待遇纷纷走进了档案馆，省档案馆成为百姓排忧解难的贴心人。档案在劳模待遇、工龄、职称、学历证明上发挥的凭证作用，为众多干部职工解决了身份和待遇问题。如馆藏“苏南公学”“苏南革命干部学校”等干部学校的学生名册档案，解决了一大批老干部的学历证明，顺利解决了离休待遇，使为党的事业奮斗一生的老同志能安享晚年。又如馆藏一卷甘泉高中学生名册档案，依省委组织部等六家单位联合发文，为百余家单位近千人解决了中专学历并补发毕业证书。凡此种种不胜枚举。

档案因其真实性，已经成为学者作学术研究的第一手资料，利用档案完成学业是众多高等院校博士研究生、硕士研究生首要选择。1998年我馆成为全国首家查档免费的档案馆，2013年扩大到免收查档复印费、证明费等惠民举措，深受莘莘学子的欢迎。南京大学、南京师范大学、复旦大学等十几所大学师生，以及研究机构的学者，纷纷来馆开展学术研究，硕果累累。尤其以南大历史系李良玉教授所带博士生居多，这些博士将档案馆作为第二学堂，与省馆工作人员同作息达一年半载，学生所著博士论文史料详实，论据充分，堪称上乘。

2003年我任管理部副主任，分管查档利用科，角色转向前台利用，直接与利用者打交道。时常被所遇人和事感动：感动于我们的工作人员不遗余力地对待每一张查档单，不放过一个可能查找到档案的线索，热诚服务；感动于利用者查到档案后的欣喜，发自内心的感激；感动于我们的前台工作人员受到委屈后仍保持微笑，反复耐心解答，维护档案馆形象的举动；感动于档案人默默地坚守和付出，产生可观的经济和社会效益。如煤炭部林场欲征果园辖区内的一块土地，引起纠纷，上诉至法院，我馆提供的该林场、果园的各种协议书，为法院审理此案提供了依据，可为国家减少3000万元的重征土地费用。这一案例让我震撼，档案是无价之宝的说法得以证实。不知从哪一天起心境变了，感觉平凡的工作很有意义，每天的忙碌是一种幸福，享受着默默耕耘后的收获，油然产生档案工作的使命感、光荣感和归属感。

查档接待科作为省档案馆对外服务的窗口，一直秉承“急利用者所急，想利用者所想”的优良作风，着力打造优良环境和贴心服务，1998年起先后获得“青年文明号”“巾帼文明示范岗”等荣誉。2014年被中华全国总工会授予“工人先锋号”，为全国档案系统唯一一家。这些是我们管理部几代同仁一直孜孜不倦、勤勉耕耘的成果，我为之自豪，为之骄傲。

三、档案数字化时代的作为

1991年省档案馆引入小型计算机来管理档案，开启了档案数字化管理新纪元。建立电子目录数据库是实现数字化管理的基础，为此我们告别“抄写”，从零开始漫长而艰辛的海量电子目录的“录入”建库工作。

最初的十年先行尝试利用现有文件卡片直录，实现小型机检索。计算机普及后，运用了计算机管理系统，加大了录入工作的组织力度。经过27年的不懈努力，目前已建成了较为完备的馆藏档案资料案卷、文件两级目录数据库，目录数据达900万条，馆藏基本实现了数字化检索。部分档案资料经扫描实现全文数字阅读。数字化检索逐渐取代纸质目录检索，打破手工小范围检索和凭管理人员经验的局限性，单次检索范围扩充至海量数据，关键词多项匹配、跨库检索方式使得查找档案变得快捷、高效，查准率、查全率大幅度提高。

档案工作貌似简单，其实不然，它是一门管理科学，有着几十年的积淀和传承，牵一发而动全身。数字化时代对档案工作规范化管理提出更高要求，应用数字化管理档案后，多门类、多载体海量档案的规范化管理倒逼实现。实现规范化管理的主要难题是馆藏档案档号的唯一性问题。档案馆成立以来不断强化档案资源建设，档案数量逐年增大，多门类多载体档案孕育而生，由初始文书档案，逐步扩充到专业档案、特载档案，在事业推进过程中普遍存在档号规范化管理滞后问题，馆室档号重号现象成为制约计算机管理的瓶颈。

着眼于未来的规范化管理，2003年管理部下决心对馆藏全宗进行了大调整，规范全宗群给号。这一调整为长远规范化管理奠定了基础，但因牵涉到建国后200多个全宗更号，带来的后遗症是过渡期内新老号并用，给现实管理带来了不便。2009年启动规范档号、档案实体加盖档号工作，但进展不快；系统内原目录数据未作同步更改，虚实两张皮的管理现状一直得不到根本解决。

2012年根据工作需要调整了部门内设机构，由我分管新组建的整理编目科，着手解决此历史遗留难题。档号规范化涉及以往制作的卡片、两级纸质和电子目录、档案实体、库房存址等多方面的变动，涉及面广、工作量大、难度高。面对如此复杂的现状，我借用系统管理理念，慎重运用新老号对应的方法，着重对两级目录数据和纸质档案进行更号，用“纸上谈兵、分步实战”的方法，先后花费7年时间，实现民国档案和建国后纸质档案规范管理。

“纸上谈兵”主要是核实虚拟档号。自我参加工作以来，管理部主任更替了6任，我作为部门所剩无几的元老，肩负着档案工作传承的重任，自荐揽下了馆藏全宗扎口管理工作。我结合2012年馆藏全部档案清点记录，逐一比对原始目录并进行登记，及时进库房核实疑问，对重复和虚空的目录号进行微调，确保每卷（件）档案与档号的唯一对应落户。经过4个月的苦战，终于完成了“江苏省档案馆全宗—目录索引（2012年度）”，建立了完整的馆藏档案数据登记和统计台账。这是依清点结果，利用计算机登记统计出的数据，精准度较高。回想那段岁月真不容易。数据统计工作与其他工作不同，需要高度的专注力，稍加分神便会前功尽弃，又要从头再来，为此我每天盯着电脑，一坐就是一天不挪窝，脑海中跳跃的满是数据，精神高度紧张。因用眼过度，我患上了干眼症，分泌泪水困难，一合眼就生痛。为了不影响工作，回家都不敢看电视和电脑，尽量保护眼睛。

紧接着开始“分步实战”，分两步走。一是组织人员规整系统内电子目录数据档号，将规范的虚拟档号批量添加进电子目录数据中；对已接收的不符合标准的电子目录数据按全宗规整后，交技术部导入系统；所有数据保留原档号和机关档案室号，双档号检索。7年来处理数据累计达400余万条。频繁用眼致使我在不到一年时间内，双眼因患霰粒肿分别门诊手术3次，那时有点后怕了，但仍坚持着。二是延续之前虚拟档号与档案实体对应到位，改进档号盖章的工作方式，引入条形码档号管理，对余下的馆藏4/5档案，组织人员逐卷（件）加贴规范后的档号条码标签。仅因标签的批量打印和用“粘贴”替代“敲章盖号”这两个动作，工作效率提高了3至4倍，同步也做到了档案与目录数据的一一对应清点。值得一提的是通过对歸档文件加贴微小档号条码标签，解决了归档文件章无档号难管理状况。自2009年算起，经过了10年漫长的不懈努力，馆藏上百万卷、件档案告别档号虚拟管理状态，规范档号全部到位。

接手馆藏全宗扎口管理工作后，我还着力于整理积存档案、还历史旧账，严把档案接收进馆关、杜绝新账产生这两项工作，取得了显著的成效。一是组织了6万余卷剔除档案、5万余卷会计档案、7万余件电报档案以及建国后未纳入馆藏管理的零星档案的整理工作，目前已进入扫尾阶段，不久可望彻底理清家底；二是对新接收的机关档案，做好接收前完善整理工作，先行规整目录数据，添加档案馆档号，依目录数据档号打印档号条码标签，逐卷（件）粘贴，清点档案，点对点无误后接收进馆；三是对零散征集的档案，确定按专题全宗管理给号，解决了长期以来此类档案无档号进馆的窘迫状态。此外结合多年档案整理工作经验，于2016年撰写《馆室档号的自然衔接》一文，对馆室档号构成的渐变、馆室档号衔接中存在的问题以及解决的路径进行了详尽的论述，在全国档案编目工作研讨会上作了大会交流，获得好评，被编入《数字时代的档案整理》一书出版。

档案规范化管理取代经验型管理的关键在于工作流程的细化和规范，这是我们一直努力探索的课题。2005年管理部出台了《江苏省档案馆档案资料科学管理规程（初稿）》，在推行上一直未找到有效切入点以全面实施。2017年底国家档案局出台的《副省级以上综合档案馆业务建设评价标准》，起点高、内容全面，高瞻远瞩地描绘了档案馆业务建设的前景，给我们以启发。经过半年迎检工作准备并顺利通过国家档案局检查评比后，利用积累的经验，借鉴原管理规程（初稿）和业务建设评价标准，我和蔡宜军主任合作完成了《馆藏档案资料管理工作规程》，包括12个管理制度、17项工作流程与操作流程、70个工作用表，范围覆盖档案馆各项业务基础工作，以规范化管理取代人为随意式管理，注重传承、衔接和落地，成为人手必备的操作手册。目前正在积极推进实施，相信不远的将来江苏省档案馆档案规范化管理定会迈上新台阶。

四、几点感受

简单的事情重复做，重复的事情坚持做，坚持的事情开心做，是我30多年档案基础业务工作的经验感受。对我职业生涯影响最大的是管理部两位老主任：一位是已故的杨春鸿主任，教会我如何做人，他精通业务、勤恳敬业、务实求真、平和淡定的工作作风是我的终身追求；另一位是姚军主任，教会我如何做事，他的规范化管理理念和方法，对我在档案工作转型期开展工作启发很大，颇有成效。

默默无闻、耐住寂寞、诚实认真、无私奉献，是档案基础业务工作者的真实写照。管理部所从事的基础业务工作无法造就个人英雄，各项工作没有一蹴而就的，靠的是日积月累的团队合力，有的工作须经历10年、20年乃至幾代档案人的接力，来不得半点急功近利思想。在档案管理岗位上，我一步一个脚印，心无旁骛，潜心工作，无争无怨。从科长、副主任到调研员，职位的提升给我提供了更大的工作平台，使我有所作为。我的成长离不开领导和同志们的关心和帮助，自己一直心存感恩。

境随心转，相由心生，对同一事物的不同心态，形成不同的人生态度。这辈子我与档案结缘，便将档案馆视为第二个家，档案工作成为我生活中不可或缺的组成部分，每天能忙碌是一件幸福的事，工作并快乐着。承蒙省档案局党组的关怀，2018年我荣幸地被省委省级机关工委评为省级机关优秀共产党员，这是荣誉，更是对我的鞭策。我的职业生涯还有5年，作为老同志我将努力做好传帮带工作，积极发挥专长，为档案事业奉献绵薄之力。