水利工程档案信息化建设问题及策略分析

钱益民

摘 要：改革开放以后，我国经济得到持续、高速、健康发展，水利工程在为经济发展做出巨大贡献的同时，自身也取得了飞速发展。同时，每一个水利工程的建设完工后，海量的工程档案随之生成。用信息技术对这些档案进行整理、加工，不但可以提高水利工程档案管理的规范化水平，还能够提高档案的利用效率。但水利工程由于建设周期长，参建单位多，涉及环节多、专业多，建设单位因临时组建缺乏经验等原因，导致信息化工作发展缓慢。因此，在水利工程档案信息化工作中制定总体计划，完善体制机制，优化资源管理是适当之举。

关键词：档案信息化;水利工程;工程档案

一、水利工程档案现状

水利工程档案是指水利工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。水利工程档案是水利工程建设与管理工作的重要组成部分，不但对工程建设起到客观记录的作用，为后期改建、扩建提供技术支撑，也为展现水利工程的原貌提供了完整详实的历史记录。水利工程档案同其他工程档案相比，具有专业化程度高的特点，不仅仅涉及水利工程专业，还包括电力、气象、水文、城建等内容;其次，具有周期性特点，由于水文条件并非长期不变的，因此项目建设过程中以及后期使用维护过程中对水文监测的信息需定期更新、完善，定期进行采样分析，呈现不同于其他工程档案的周期性特点;最后，还具有地域特征，我国幅员辽阔，地形复杂，不但区域性水循环差异很大，而且每条河流及河流的不同区段均具有一定的獨特性，导致水利工程建设需因地制宜、顺势而建，工程档案对应呈现出一定的地域性特征。

二、水利工程档案信息化建设中存在的问题

随着水利行业信息技术的高速发展，科学高效地应用信息技术进行工程档案管理已无争议。但目前水利工程档案信息化工作还存在以下问题：一是项目档案信息化工作经验不足，虽然工程建设领域的信息化程度很高——CAD制图、BIM技术等已越来越多地应用到工程建设中，但后端的档案信息化水平却不尽如人意，客户无法针对项目管理提出切合实际的需求，系统集成商大包大揽，软件进化速度缓慢，对前端新技术下产生的不同格式的电子文件鲜有应对措施;二是重视程度不够，对水利工程档案管理多迫于项目验收的压力，而非基于档案信息的最优保存与利用，因此有些项目建设中对传统档案的管理尚不够重视，更不要说对项目档案信息化方面更多着力;三是管理水平低下。由于目前水利工程档案信息化建设的经验不足，共性的建设方式尚未出台，因此有些开展档案信息化工作的水利工程，其管理上职能不清、权责不明、系统需求分析不完善，导致最终的建设成果乏善可陈。由于上述问题的存在，导致档案信息化项目开展过程中呈现出以下缺陷或不足。

1.系统安全风险防范功能不足

由于水利工程建设单位多为临时组建的机构，办公条件一般较为简陋，对系统的安全性认识不足，着力于档案收、管、用等常规功能的实现上，电子档案安全管理方面易被忽视。多表现在未安装确保档案安全的门禁系统、监控系统等设备，这一方面由于部分工程项目所处环境过于简陋，现实条件不允许;另一方面也暴露出安全意识淡薄，对工程电子档案安全性重视程度不够，一旦发生泄密或电子档案丢失、信息遭非法传播，不但难于采取补救措施，甚至无相关应急预案。同时在电子档案存储载体上，有些工程建设单位不做任何要求，参建单位随意使用U盘等拷贝、传输档案，甚至有些档案长期保存在U盘中。还有单位不了解系统建设中的角色授权原则，随意分配超级管理员，而无监督员的角色，导致系统信息被篡改或泄露时难以被及时发现。

2.项目档案管理系统与其他项目系统未连通

水利建设项目档案管理信息系统一般是在工程开工后开始建设，且系统建设需要一定的时间进行需求分析、系统设计、数据库设计、系统建设及调试、试用。而工程建设所使用的业务软件在项目开始实施的同时便可投入使用，使得水利工程项目已经产生电子文件时档案管理系统尚处于研发状态，导致二者无法及时连通，无法真正实现工程建设与档案工作同步进行。更有甚者，有些水利工程项目的档案信息化工作是在工程实施过程中新增的，导致系统建设时间紧迫，无法充分考虑系统需求。同时对参建单位生成的电子文件也未及时提出整理及归档要求，参建单位要么没有电子文件移交的计划，要么没有电子文件移交相关参考要求，所移交的电子文件整理方式五花八门，使用的技术用表各式各样，无法达到项目档案管理的完整、规范、系统性要求。

还有些水利工程项目信息化工作未统一规划，业务系统建设各自为政，系统信息平台缺失，致使项目档案管理系统建设过程中需要分别联系各业务系统制作接口，清查数据结构，编制著录信息表，最终表结构复杂多样，缺乏统一性，影响档案元数据的规范。

3. 未考虑后期系统持续性维护

由于缺乏建设经验，有些水利工程项目档案管理系统仅注重系统的开发使用，忽视或者未考虑到后期的系统升级维护工作，导致系统使用一段时间后无专门费用进行更新，问题频发，逐渐不能兼容高版本的数据库及浏览器，数据安全性也随之降低。

4.水利工程档案信息化建设制度不健全

有的水利工程开展档案信息化过程中，不注重相关规范、制度建设，或者简单套用传统档案管理的规章制度，使得所发布的制度缺乏针对性，无法有效指导档案信息化工作。在工程档案元数据编制上、电子档案角色分配上、电子档案安全管理要求上出现空白。

5.水利工程档案数字化工作进展缓慢

水利工程项目会产生大量的档案，但由于信息化工作开展较晚，有些项目建设单位存有大量未数字化的档案，同时随着新项目的实施，又会新增大量档案。而建设单位却未持续对馆藏档案进行数字化，从而对档案查询工作带来不便，一旦所查档案未进行数字化，又要按照传统的方式借阅利用，必然降低用户对项目档案管理系统的使用体验。久而久之，用户可能退回传统的查借阅方式，以规避在系统上可能查阅不到而浪费时间的可能。

还有项目建设单位对工程档案选择性数字化。由于项目档案数量巨大，而查阅较多的主要为结论性文件及工程图纸，因此有选择的进行数字化，以达到用最少的钱办最多的事的目的未尝不可。但有的项目建设单位对同一个工程的图纸或工程验收、质量检查文件也挑选后进行扫描，则破坏了档案的完整性。时间一久导致无法区分某项目工程档案是否扫描或归档，只得翻阅实体进行确认，降低了用户对系统的信任度。

三、水利工程档案信息化工作的建议

根据目前信息化工作的发展趋势，水利工程档案信息化建设可以《数字档案室建设指南》为指引，主要开展软硬件建设、档案管理信息系统建设、传统档案数字化、规章制度建设，这一过程中需要档案部门、工程管理部门、施工、监理等单位共同参与实施。

1. 系统建设资金充裕

在项目建设前期可先调研其他建设单位开展信息化工作的经验、教训，尤其是人、财、物的投入及使用上。不但要为系统的设计开发留有资金，还要为后续的升级、维护留有充裕的资金。在档案数字化上，不需一次性全部将馆藏档案数字化，可以根据重要程度、利用频次等因素分批次进行档案数字化工作。

2.注重工程档案信息的安全性

首先，硬件方面应配备必要的安防设备，如摄像头等，以便监控档案数据的存储场所，发现问题及时报警或采取其他措施。其次，要制定应急方案，发生危害信息安全的事件后可以按照应急预案进行补救。再次，对信息系统要设置安全员、监察员等角色，以便有专人监督系统的运转，一旦发现异常操作及时采取措施。最后，制定项目档案管理系统安全方面的规章标准，对系统的使用人员、开发人员、档案数字化人员的职、权、责进行规范，做到开发有规矩，使用有程序。

3.档案管理系统建设不宜单打独斗

档案管理系统建设由于需要考虑的因素较多，且信息化工作并非档案人员的强项。因此在系统建设之初应积极向有相关系统建设经验的单位调研，争取少走弯路、错路。其次，系统开发时最好有项目建设单位的信息部门参与，以便弥补档案人员在信息化领域的不足，借助专业的信息化人员降低自身在软硬件配备、机房建设等方面的不足。

参考文献：

[1]国家档案局.数字档案室建设指南（档发〔2014〕4号）.2014.