机关事业单位档案管理问题及发展

王启军

摘要：随着新时期的到来，机关事业单位档案管理的工作已经跟不上了全局的脚步。事业单位是我国特有的一种组织形式，其档案管理同时也带有自身的一些特点。事业单位是具有一定的公益性质的机构，但是事业单位并不属于政府机构。在新时期下，事业单位档案管理工作也进入了新的形式，面临着新的难题。如何改善事业单位档案管理的工作现状，已经成为了事业单位档案管理工作者所要解决的问题。

关键词：机关事业单位;档案管理;问题;发展

事业单位档案管理工作就是对整个工作单位的所有活动进行记录和整理。做好档案管理的工作具有十分重要的现实意义。对于事业单位的发展起到了一定的促进作用，但是目前事业单位的档案管理工作中还存在着很多的不足，给事业单位的发展带来了一些的负面状态和不良影响，认清目前事业单位存在的问题有利于单位的发展。

1、机关事业单位档案管理工作中存在的问题

1.1档案收集不到位，档案缺失严重

在机关事业单位档案收集过程中，一些单位存在工作人员缺乏档案归档意识，不按照要求划分归档范围，对日常工作中形成的档案不注重收集等问题，致使档案保存不全面。

1.2档案整理不到位，影响档案保管和利用

在档案整理的过程中，一些单位出现了或是把活动形成的文书、音像、照片放在一起，或是不按标准分类或者不按保管期限进行分类等现象，给后续工作带来了诸多不利影响。

1.3档案保管条件不到位，不利于档案的安全保管

一些单位未按标准设有单独的档案室，只是在办公室或者其他科室的内部形成档案室，造成了对档案的保管工作十分不利的局面。通过集中检查发现，大多数机关事业单位的档案室均不符合机关建设标准，对档案的保管不利，而且在使用过程中也存在着档案的丢失和损坏的问题。

1.4档案管理人员业务水平不到位，不利于档案管理

有些单位档案管理人员政治觉悟底，业务水平差，服务意识淡薄，保密纪律缺失;有些单位没有专门的档案管理人员或是档案管理人员更换频繁，缺少对专业知识的钻研。

2、解决机关事业单位档案管理工作的对策和建议

2.1加强档案收集工作，防止档案的缺失

档案具有对机关工作查考的依据、是生产建设的丰富资料、是科学研究的基础和条件、是政治工作的必要手段、是宣传教育的生动素材。档案收集工作是档案工作诸环节中的第一环节，对其他环节影响很大，做好收集工作对整个档案工作具有十分重要的意义。

2.1.1要增强工作人员的归档意识。要使档案收集完整，光靠行政命令、制度规定是远远不够的，要结合单位内部实际情况，针对归档中的种种问题，进行归档重要性的宣传，不断增强和培养机关工作人员的档案意识和兴趣，使他们准确掌握归档制度、重视归档制度并自觉执行。

2.1.2要正确划分档案的归档范围。在确定档案的归档范围时，要遵循只要具有一定保存价值的文件都应列入归档范围原则，特别是对容易忽视或不易收全的文件材料要引起高度重视。

2.1.3要注重档案的形成。档案是由文件有条件的转化来的，文件转化为档案的条件，必须已经处理完毕，具有一定的查考价值。

2.1.4要反映本单位的历史面貌和工作特色。各单位档案室要采取各种有效措施，保证归档文件的系统、完整。收集过程中，要充分突出本单位特色，反映本单位的职能活动和历史发展等情况。

2.1.5要加强与各部门之间的联系，掌握机关活动情况。要充分了解各科室的工作和日常整体活动情况，对需要归档的文件材料做到心中有数，一旦出现归档不全的情况，可以及时进行追踪，做到全面准确的收集。

2.2加強档案规范化整理管理，便于保管和利用

档案的整理工作是管理基础工作中的重要环节。档案整理过程要按照装订分类排列编号编目装盒的工作程序依次进行。在整理过程中，不同的载体、不同形式和不同保管期限的档案，因为保管要求的不同，要分类整理，分别存放。

2.3加强档案保管工作管理，确保档案安全

档案是党和国家的宝贵财富，需要永久或长期的保存下去。随着自然界物质运动的变化，档案的物质材料在不断地发生变化，保存的时间毕竟是有限的。根据档案的不同制成材料，应分别采取相应的科学存放和安全防护措施，尽量延长档案的寿命。

2. 3.1确保档案的安全要加强库房管理工作。库房内要有必要的档案设备，确保符合相关标准。要有一系列的科学管理方法，并达到“十防”的标准。要配有专职或兼职的保管人员，经过专门的业务培训，从事此项工作。

2.3.2确保档案的安全要注重存放。一般来说，按照档案的门类、档案的保管期限结合档案产生的时间，进行分箱存放，禁止乱堆乱放。

2.3.3确保档案的安全要注意档案流动过程中的安全防护。在机关档案各项管理和利用过程中，要加强档案的防护措施，防止档案在流动过程中丢失和损坏。比如在借阅档案或因其他原因档案离库时，要严格执行档案借阅制度，坚持必要的借阅手续，防止档案丢失，在使用过程中，要轻拿轻放，减少档案的磨损。

2.4加强档案管理人员的培养和教育管理，提高服务能力

档案管理人员业务素质的高底对机关档案工作的优劣有着至关重要的影响。因此，加强对档案管理人员的培养和教育，提高其服务能力至关重要。

2.4.1提高服务能力，要有较高政治素质。档案工作是党和国家各机关工作的组成部分，包括大量的机密文件，需要有较高政治觉悟和较强责任心的人来担任。因此要求档案管理人员要有坚定正确的政治方向，能够自觉贯彻执行党的基本路线，有廉洁奉公、全心全意为人民服务的思想。

2.4.2提高服务能力，要有较强的文化素质。档案工作涉及机关工作的方方在面，要求档案管理人员要从适应各方面需要的特点出发，尽可能的具有较为广泛的知识。

2.4.3提高服务能力，要有较强的业务素质。要有实践经验和专业技能理论知识，在实践中总结经验，在经验中积累知识，能够适应新形势、新任务。

2.4.4提高服务能力，要有较好心理素质。档案工作是繁杂艰苦的工作和室内工作性质。要注意用适宜的方法增加运动，锻炼身体。由于社会上存在对档案工作的偏见，这就要求档案人员要有正确的态度和健康的心理。

结语

档案管理是通过提供档案的信息为单位服务，合理的利用档案资源，在新时期，社会不断发展，档案的管理工作也应该加快脚步，以便能够适应社会的需求。

参考文献

[1]王桂芬，马秀平，张战峰.档案信息化管理中的信息安全与防范[J].安徽电子信息职业技术学院学报，2010. 06.

[2]李丽，赵航.信息化时代加强机关档案管理的重要性及举措[J].办公室业务，2017 （18）：96.

[3]卢雅楠.基层数字档案室的建立与探索[J].兰台世界，2017 （Sl）：9.